Факторы успеха в использовании системы хранения

Я категорически рекомендую вам наладить вашу собственную систему хранения, которая будет всегда под рукой. У вас должно уходить не более минуты на то, чтобы извлечь материал из корзины "Входящие" или распечатать его из электронного сообщения, принять решение о том, что он не требует от вас активных дейст­вий, но может пригодиться в будущем, и поместить его в систему организации ссылочных данных. Если вся последовательность указанных действий занима­ет более минуты, существует реальная возможность ускорить процесс: вы не определяете новый документ в картотеку, а вместо этого просто кладете его на стопку бумаг или запихиваете куда-нибудь. Кроме обеспече­ния высокой скорости упорядочения данных, система

должна приносить радость, быть простой в использова­нии, современной и полной. В противном случае у вас возникнет подсознательное нежелание освобождать корзину "Входящие", поскольку там будет находиться материал, который нужно включить в картотеку, и по­верьте, вам не захочется даже смотреть на документы. Не отчаивайтесь: я видел, как люди, которые терпеть не могли процесс сортировки документов, начинали наслаждаться этим процессом после того, как была создана и отлажена индивидуальная система органи­зации данных.

Вы должны одинаково спокойно относиться к пре­доставлению отдельного места в картотеке отдельному листку бумаги по новой теме – даже если это просто ру­кописная заметка – и к упорядочению более формаль­ных и объемных документов. Поскольку для создания и упорядочения папок нужно потратить столько сил, люди либо не делают этого, либо держат забитые до от­каза шкафы и ящики, полные разнообразных докумен­тов, таких как меню местного кафе с доставкой блюд на дом или расписание движения поездов.

Каких бы действий не требовало от вас приведение системы организации ссылочных материалов в соот­ветствие с высокими стандартами, это необходимо сделать. Моя система прекрасно работает на меня и на других людей, решивших ею воспользоваться, и я на­стоятельно рекомендую вам подумать о внедрении следующих правил, которые позволят довести процесс упорядочения информации до автоматизма.

Держите в пределах досягаемости папки со справоч­ной информацией общего характера. Процесс сортиров­ки должен быть простым и быстрым. Если приходится каждый раз вставать, чтобы добавить в картотеку ка­кой-нибудь уникальный клочок бумаги, у вас появится склонность к накоплению материалов, а не к их упоря­дочению, и, скорее всего, вы начнете ненавидеть всю ра-

боту с корзиной "Входящие" (поскольку будете знать, что там заведомо есть данные, требующие сортировки]). Многие профессионалы, которых я тренировал, пере­планировали свои офисы, чтобы четыре шкафа со спра­вочными данными находились буквально у них "под рукой" а не на другом конце комнаты.

Единственный критерий сортировки. Вместо мно­гих справочных информационных систем я держу одну картотеку, отсортированную в алфавитном порядке. У людей есть склонность к использованию папок в качестве основы личной организации, и поэтому они пытаются сортировать материалы по темам и проек­там. Таким образом, они геометрически увеличивают число мест, где нет нужного документа, если человек забыл, куда положил его. Система сортировки по од­ному простому критерию (назовем его "альфа") пред­полагает сортировку материалов по теме, проекту, фа­милии или названию компании, чтобы документ можно было найти только в одном из трех-четырех мест, если вы забыли, куда именно клали его. Обычно каждый яр­лык может предполагать введение только одного уровня подтем, таких как, например, "Садоводство – горшки" и "Садоводство – идеи". Обе категории будут хранить­ся среди материалов на букву "С".

У меня есть четыре ящика для папок со ссылочными материалами общего характера, и на каждом из них кра­суется четкая надпись: "А-Е", "F-L" и так далее – теперь мне не нужно думать, куда определить документ, когда на него уже наклеен ярлык.

Время от времени у человека накапливается столько справочной информации по теме или проекту, что ее сле­дует переложить в отдельный ящик или шкаф. Но если материалы занимают менее половины ящика, то я реко­мендую включить его в общую алфавитную систему.

Держите большой запас папок. Я держу у себя под рукой огромную стопку новых, пустых папок, которые

могу, не вставая с места, использовать в процессе обра­ботки содержимого корзины "Входящие". Нет ничего хуже ситуации, когда накапливаются материалы, тре­бующие сортировки, и неоткуда взять папки, необходи­мые для того, чтобы упростить процесс. В произволь­ный момент времени я должен иметь под рукой запас: примерно пол-ящика неиспользованных или освобо­дившихся папок.

Не позволяйте ящику наполниться более чем на три четверти. Всегда старайтесь сделать так, чтобы ящики заполнялись не более чем на три четверти. В случае их переполнения вы будете испытывать подсознательное нежелание класть туда документы, и справочная инфор­мация будет постепенно нагромождаться. Если ящик начинает переполняться, то я могу его освободить, пока говорю по телефону.

У меня практически нет знакомых, у которых в сто­ле не было бы переполненных ящиков. Если вам дороги ваши ногти и вы хотите избавиться от подсознательно­го сопротивления процессу сортировки, держите ящи­ки достаточно свободными для того, чтобы спокойно добавлять и извлекать оттуда папки.

Некоторые люди в ответ на такой совет восклица­ют: "Мне придется покупать новые картотечные шка­фы!", будто это что-то ужасное. Следите за моей мыс­лью. Если материалы стоят того, чтобы их оставить, то их следует содержать так, чтобы они были доступны, верно? А если это не так, то зачем вообще держать их у себя? Говорят, что мы живем в информационную эпо­ху; если в этом утверждении есть хоть доля правды, а какие-то из ваших действий тормозят прогресс, то они просто неразумны.

Возможно, понадобится создать еще один ярус для хранения справочной информации, чтобы появилось достаточное рабочее пространство, а папки со ссы­лочными данными общего характера были под рукой.

К примеру, хранить такие материалы, как заметки по завершенным проектам и "мертвые" сведения о клиен­тах, можно в других помещениях или, по крайней мере, за пределами вашего рабочего места.

Наклеивайте ярлыки на папки с помощью автомата. Печатные ярлыки изменят природу папок и ваше от­ношение к ним. Папки с ярлыками прекрасно смотрят­ся на столе в зале заседаний; каждый может прочесть надписи на них; вы можете легко разглядеть ярлык с большого расстояния или быстро найти их в портфе­ле; а когда вы выдвигаете картотечные ящики, то вашим глазам открывается печатная версия алфавитного переч­ня материалов. Приятно открывать такой ящик, чтобы положить или извлечь папку.

Возможно, в новом тысячелетии ученые предоста­вят нам какое-нибудь сложное эзотерическое или нев­рологическое объяснение такой эффективности папок с печатными наклейками. А сейчас просто доверьтесь мне. Купите автомат для наклейки этикеток. Причем собственный. Для безотказной работы системы автомат должен постоянно быть у вас под рукой, чтобы можно было поместить данные в папку, когда захотите. И ни с кем не делитесь! Если нужно наклеить ярлык, а ма­шинки нет под рукой, вы бросаете документы на груду бумаг вместо того, чтобы рассортировать. Автомат для наклейки ярлыков должен стать таким же базовым инс­трументом, как и скоросшиватель.

Покупайте качественные шкафы. При покупке шка­фов для папок не экономьте на качестве. Нет ничего хуже, чем попытки открыть тяжелый ящик или скрип, который слышишь, когда борешься с застрявшими ко­лесиками одного из "экономичных" шкафов по 29,95 дол­ларов за штуку. Вам нужен шкаф, ящики которого бу­дут открываться и закрываться легко и плавно, подобно дверям немецких автомобилей. И я не шучу.

Если можете, не используйте подвесных папок. Рис­куя серьезно обидеть массу людей, которая уже поль­зуется подвесными папками, я рекомендую вам пол­ностью отказаться от шкафов для подвесных файлов и пользоваться обычными папками, стоящими в ящике и опирающимися на его металлическую заднюю стен­ку. Подвесные папки гораздо менее эффективны, по­скольку добавление новой папки требует значительных затрат энергии и придает процессу сортировки инфор­мации формальный характер.

Вот – электронное сообщение, которое я недавно получил от старшего менеджера; он последовал моему совету после двух лет использования подвесных папок:

Ваша система – это просто ФАНТАСТИКА! Я пол­ностью пересортировал папки дома и на работе – на это ушло всего четыре дня, но я отказался от сис­темы Pendaflex и перешел на манильские папки, рас­положенные строго в алфавитном порядке. ВОТ ЭТО ДА! Это настолько упростило работу! Почему-то мой стол тоже стал гораздо чище: стопки бумаг "для сортировки" уже не лезут под руку!

Если на то, чтобы поместить в систему хранения новые при-ходящие документы, уходит более минуты, то вы будете не сортировать их, а накапливать.

И все же… Многие люди привыкли к системе под­весных папок, по крайней мере, на работе, поскольку шкафы для таких папок, открывающиеся сбоку, стали стандартным атрибутом корпоративной деятельности. Если вам приходится работать с подвесными папками, то я советую следующее.

• Помечать ярлыками папки, а не место, где они висят. Это позволит вам брать на встречи и в поездки папки без крючков.

•  Вешать по одной папке на каждый крючок. Только в этом случае ящик будет выглядеть аккуратно и не будет возникать глупых ситуаций, когда крючок на­чинает шататься под грузом множества папок.

•  Держите изрядный запас обычных крючков и пус­тых папок перед первым ящиком, чтобы можно было упаковывать новые папки и сортировать их в мгно­вение ока.

Освобождайте папки хотя бы раз в год. Регулярная ревизия папок не позволяет картотеке застаиваться и покрываться плесенью, она позволяет оставлять ма­териалы в картотеке "на всякий случай", если понадо­бится. Вы знаете, что через несколько месяцев, в любом случае, пересмотрите картотеку: тогда и решите, какую информацию стоит оставлять, а какую – нет. К приме­ру, я освобождаю папки, когда говорю по телефону (или выгадываю время в процессе телефонного совещания, которое никак не может закончиться).

Я рекомендую всем организациям ввести День му­сорного ящика (если он еще не проводится), когда все сотрудники обязаны прийти на работу в тапочках и джинсах, выставить телефоны в режим "не беспоко­ить" и разобраться с накопившимися материалами2. В помещении ставятся урны, и всем разрешается про­вести день в режиме уборки. Индивидуальный день мусорной корзины удобно наметить в календаре на вы­ходные в конце года или на раннюю весну, когда вы го­товите налоговую декларацию, и можно увязать чистку материалов с архивированием финансовой документа­ции за минувший год.