Горизонтальное и вертикальное управление деятельностью

Вы должны осуществлять контроль над задачами, проектами и действиями в двух плоскостях – горизон­тальной и вертикальной. "Горизонтальный" контроль обеспечивает слаженность всех мероприятий, в кото­рых вы участвуете. Представьте, что ваше сознание постоянно сканирует внешнюю среду, как полицейский радар; оно может сосредоточиться на любом из тыся­чи предметов, который поглощает или требует вашего внимания в любой момент двадцать четыре часа в сут­ки. Это может быть аптека, домовладелец, ваша тетя Марта, стратегический план, обед, вянущее растение в вашем офисе, недовольный клиент или грязные туфли. Вам нужно, к примеру, купить марки, обнали­чить чек, забронировать номер в гостинице, отменить собрание персонала или сходить вечером в кино. Вы, наверно, удивитесь, если узнаете, сколько разных воп­росов занимают ваше сознание и требуют разрешения только в течение одного дня. Вам нужна эффективная система, которая бы позволила следить за максималь­но возможным количеством возникающих вопросов, выдавала необходимую информацию о них по первому требованию и помогала быстро и легко переносить ак­цент с одной проблему на другую.

"Вертикальный" контроль, наоборот, обеспечивает управление разными уровнями в рамках отдельных ас­пектов и проектов. Например, во время беседы с супру­гом или супругой за обеденным столом, в поле зрения вашего "полицейского радара" попал предстоящий от­пуск – сразу возникают вопросы: куда и когда вы поеде­те, чем будете заниматься на отдыхе, как подготовиться

к поездке и так далее. Или вы с начальником должны принять ряд решений касательно новой функциональ­ной организации, которую хотите внедрить. Или вам просто нужно упорядочить в голове всю известную информацию о клиенте, которому вы собираетесь зво­нить. Это – "планирование проектов" в широком смыс­ле. Речь идет о сосредоточении внимания на отдельном предприятии, ситуации или человеке, конкретизации любых идей, подробностей, приоритетов и последова­тельных событий, необходимых для работы в указан­ном направлении, по крайней мере, на данный момент. Цель у вертикального и горизонтального управле­ния одна: освободить сознание и справиться с делами. Грамотное управление деятельностью позволяет вам ощущать спокойствие и уверенность при решении все­го спектра проблем, возникающих на работе и в жизни, а сосредоточение усилий на самых важных проектах позволяет вам уяснить их суть и избрать правильный путь их осуществления.

Главный шаг: выбросьте все из головы

Обычно между тем, сколько вы думаете о проблеме, и тем, насколько преуспеваете в ее решении, существует обратно пропорциональная зависимость.

У вас не будет действенного способа достижения со­стояния спокойного контроля над ситуацией, о котором я говорю, если вы будете держать все проблемы в голо­ве. Как вы убедитесь, индивидуальные образы действий, описанные в данной книге, состоят из поступков, кото­рые вы же совершаете. Большая разница между тем, что делаю я, и тем, что делают другие, состоит в том, что я могу охватить и упорядочить все 100 % своих рутинных проблем в объективную систему с помощью эффектив­ных инструментов, находящихся у меня под рукой, а не

в моей голове. И это утверждение касается всех проблем: больших и малых, частных и профессиональных, неот­ложных и долгосрочных. Всех.

Я уверен, что в вашей жизни, или в одном из ваших проектов когда-нибудь наступал момент, когда нужно было просто сесть и составить список. Если это так, то вы представляете, о чем я говорю. Впрочем, большинст­во людей прибегают к составлению списков только тог­да, когда неразбериха достигает апогея и нужно что-то делать. Обычно они составляют список только в кон­кретной области, которая их заботит. Но если бы вы сделали составление подобных перечней неотъемлемой частью вашего обычного жизненного и рабочего распо­рядка, и применяли эту процедуру во всех сферах своей деятельности (а не только в самых "горящих"), то я мог бы присвоить вам "черный пояс" по управлению, о ко­тором рассказываю в книге.

Нет смысла думать о чем-то дважды, если это не приносит вам удовольствия.

Я пытаюсь интуитивно сделать выбор на основе вариантов, которыми располагаю, вместо того, чтобы стремиться выяснить, что это за варианты. Мне нуж­но все обдумать и упорядочить результаты надежным способом. Я не хочу тратить время на то, чтобы думать о проблемах по нескольку раз. Это – неэффективное использование творческой энергии, которое порождает разочарование и стресс.

И вам не удастся уйти от этих размышлений. Ваш ра­зум будет продолжать работу над любым нерешенным вопросом. Но есть предел числу нерешенных "рутин­ных проблем", которыми он может заниматься, прежде чем лопнет от перенапряжения.

Область вашего мозга, отвечающая за кратковремен­ную память, где обычно содержится вся незавершенная,

неразрешенная и неупорядоченная "рутина", функци­онирует подобно оперативной памяти персонального компьютера. Ваше сознание, как экран компьютера, является средством отображения, а не хранения инфор­мации. Вы можете одновременно думать только о двух или трех вещах. Но незавершенные проблемы все равно хранятся кратковременной памятью. И, как и в случае оперативной памяти, ее возможности ограничены; есть предельный объем "рутины", который вы можете хра­нить в памяти, чтобы эта часть мозга по-прежнему эф­фективно функционировала. У большинства окружаю­щих нас людей оперативка трещит по швам. Они пос­тоянно отвлекаются, их внимание рассеяно вследствие внутренних информационных перегрузок.

Например, не отвлекалось ли ваше сознание за пос­ледние несколько минут на какой-нибудь предмет, не имеющий ни малейшего отношения к теме книги? Ве­роятно. И, скорее всего, ваше сознание обратилось к ка­кому-нибудь незамкнутому циклу, или неразрешенной проблеме, которая касается вас некоторым образом. Эта проблема просто всплыла из вашей оперативной памя­ти и "начала на вас орать" (изнутри, естественно). И что вы предприняли по этому поводу? Если вы не записа­ли напоминание о ней и не положили его в надежную "корзину", которой наверняка вскоре уделите долж­ное внимание, то, вероятнее всего, вы начали пережи­вать. Не самый удачный поступок: прогресса никакого, а внутреннее напряжение возросло.

Трудно сражаться с врагом, у которого есть аванпосты в вашей голове.