Помеченные материалы

Многие материалы, которые попадаются вам на гла­за, не требуют активных действий, но содержат ценную информацию. У вас возникает желание сохранить эти сведения, чтобы обратиться к ним по мере необходи­мости. Их можно хранить в бумажном или цифровом формате.

Печатные материалы – все, что угодно: от меню мес­тного индийского ресторана с доставкой блюд на дом, до планов, схем и информации об инвесторе ландшафт­ного проекта – лучше всего хранить в эффективных системах, предполагающих физический доступ к дан­ным. Их диапазон весьма широк: от страниц в отрыв­ных блокнотах или записных книжках, если речь идет о списке любимых ресторанов или телефонных номеров родительского комитета, до целых выдвижных шкафов с папками аккуратно собранных материалов о слиянии корпораций.

Электронные хранилища также могут иметь различ­ный вид: от базы данных, доступ к которой обеспечивает вся локальная сеть, до целевых справочных материалов и архивных папок, хранящихся на вашем компьютере.

Самый важный аспект, о котором следует помнить: ссылка должна быть конкретной, обращение к инфор­мации должно, в случае необходимости, осуществлять­ся без проблем. Системы помеченной информации обычно создаются в одной из двух форм: (1) хранилище материалов по темам и предметам и (2) общее храни­лище помеченных материалов. Первый тип обычно оп­ределяется способом хранения материалов: например, шкаф с материалами, рассортированными по разным контрактам или датам; ящик, содержащий исключи­тельно конфиденциальные данные об оплате труда со­трудников; или ряд шкафов с закрытыми судебными делами, к которым нужно обращаться во время после­дующих процессов.

Общее хранилище помеченных материалов. Второй тип системы хранения информации для обращения должен быть под рукой у каждого, кому нужно где-то держать специализированные сведения, не относящие­ся ни к одной из конкретных категорий. Нужно где-то хранить инструкцию для пользования вашим мобиль­ным телефоном, заметки с заседания по проекту Смита и те несколько иен, которые вы не успели поменять во время последней поездки в Токио (и хотите потратить во время следующего визита).

Отсутствие эффективного общего хранилища ин­формации, к которой когда-то придется обратиться, может стать одной из самых серьезных проблем на пути освоения эффективной персональной системы управления деятельностью. Если вы не можете легко и быстро (и даже с удовольствием) рассортировать "не­прикаянные" материалы, то вы их не упорядочиваете, а нагромождаете. Если эти материалы не имеют четкого

начала и конца, то визуальная и психологическая черта между проблемами, которые требуют активного реше­ния, и проблемами, которые не предполагают никаких действий, стирается: ваше сознание придет в полное замешательство. Создание эффективной, действенной системы для хранения данной категории проблем име­ет критическое значение для обеспечения высокой про­дуктивности труда без внутреннего напряжения.