Использование календаря для последующей деятельности

Календарь можно с пользой применять для разме­щения напоминаний о делах, которые вы можете наме­тить на будущее. Большинство людей, которых я трени­ровал, были очень далеки от максимальной эффектив­ности использования календаря: иначе они, вероятно, помещали бы туда гораздо больше сведений.

Одно из трех назначений календаря – хранение ин­формации, привязанной к конкретному дню. Эта катего­рия может включать целый ряд данных, но один из наи­более творческих способов развить указанное направ­ление применения календаря – вносить туда дела, ко­торые вы хотите выбросить из головы, чтобы вернуться

к ним позднее. Вот несколько из многочисленных при­меров данных, которые можно заносить в календарь.

•  "Спусковые механизмы" для активизации проектов.

•  Мероприятия, в которых вы хотели бы поучаствовать.

•  Катализаторы принятия решений.

"Спусковые механизмы" для активизации проектов. Если у вас есть проект, о котором не нужно думать сию секунду, но вы хотите вспомнить о нем в будущем, считая, что он заслуживает вашего внимания, то мож­но выбрать подходящую дату и записать напоминание о проекте на соответствующий день. Его следует помес­тить в ячейку календаря, предназначенную для напо­минаний о действиях, намеченных на конкретный день (а не на конкретное время); когда этот день настанет, вы увидите в календаре напоминание и внесете замысел в список на правах одного из активных проектов. Типич­ными примерами таких проектов являются:

•  Специальные мероприятия, которые следует прово­дить в определенное время (запуск новых продуктов на рынок, кампании по сбору средств и т.д.).

•  Регулярные мероприятия, к которым вы должны готовиться, такие как сверка бюджета, ежегодные конференции, планерки или совещания (например, когда вам следует внести "ежегодную конференцию по продажам" в список проектов?).

•  Памятные даты для выдающихся людей, которые требуют от вас каких-либо действий (дни рождения, годовщины, праздники, предполагающие вручение подарков, и т.д.).

Мероприятия, в которых вы хотели бы поучаство­вать. Допустим, вы постоянно получаете уведомления о семинарах, конференциях, выступлениях, а также публичных и  культурных  мероприятиях,   в  которых

вам хочется принять участие по мере их приближения. Так что определите, когда наступит это "приближение", и поместите соответствующее напоминание под нуж­ной датой – например.

•  Завтрак с представителями торговой палаты, наме­ченный на следующий день.

•  Завтрашняя распродажа билетов на игры команды Tigers в этом сезоне.

•  Радиопередача по каналу "Австралия" сегодня ве­чером.

•  Шашлыки для церковного прихода в воскресенье.

Если вам в голову приходят подобные идеи, которые вы бы хотели поместить в систему, сразу так и сделайте.

Катализаторы принятия решений. Возможно, вы периодически сталкиваетесь с важными решениями, которые не в состоянии принять сразу (или у вас просто нет такого желания). В этом нет ничего страшного, если вы пришли к выводу, что необходимая дополнительная информация должна поступить к вам скорее из внут­реннего, нежели из внешнего источника (иными слова­ми, утро вечера мудренее). (Естественно, информацию из внешних источников вам следует поместить в список дальнейших действий или ожиданий.) Но чтобы вас не беспокоил отказ от срочного принятия решения, лучше подстраховаться: вам потребуется надежная гарантия, позволяющая в надлежащий момент сосредоточиться на проблеме5*.

Решение об отказе от принятия решения вполне допустимо, если у вас есть система, позволяющая его отложить.

5 Если вашим календарем пользуется группа людей, то нуж­но разделять напоминания подобного рода. Цифровые календари обычно располагают функцией "персональной" категоризации: вы можете воспользоваться ею для ввода сведений, которые, на ваш взгляд, не обязательно видеть посторонним.

Типичные подразделы данной категории включают такие спорные вопросы, как:

•  нанять/уволить;

•  объединиться/купить/продать/изъять капитал;

•  сменить работу/начать карьеру заново.

Очевидно, я уделяю слишком мало места столь серь­езной теме, но вам стоит спросить себя: "Есть ли какое-то важное решение, для которого необходим катализа­тор, позволяющий ему просто "повисеть в воздухе" не­которое время?" Если ответ утвердительный, поместите в календарь какое-нибудь напоминание, чтобы можно было вернуться к проблеме позднее.