Определение необходимого временного промежутка

Я советую вам выделить отрезок времени на иници­ализацию процесса и подготовку рабочего места с над­лежащим пространством, обстановкой и инструмента­рием. Надлежащая подготовка и организация рабочего пространства позволяет уменьшить ваше подсознатель­ное сопротивление необходимости решения рутинных проблем и даже повысить ваш интерес к ним: вам за­хочется сесть и обдумать входную информацию и по­ставленные задачи. Идеальные временные рамки для большинства людей составляют два полных рабочих дня. (Впрочем, не стоит унывать, если в вашем распо­ряжении меньше времени: выполнить действия, кото­рые я рекомендую, будет полезно независимо от того, насколько много или мало времени вы им уделите. Что-

бы описанные приемы и принципы оправдали себя, не нужно ждать два дня – они начнут приносить плоды практически сразу). Весь процесс сбора информации может занять до шести часов, а для обработки и опре­деления дальнейших действий по каждой проблеме, ко­торую вы хотите зафиксировать на внешнем носителе и включить в свою систему управления деятельностью, запросто может потребоваться еще восемь часов. Ко­нечно, вы можете собирать воедино и обрабатывать все свои текущие задачи по частям, но гораздо проще будет "за один присест" определить первоочередные шаги по каждой из важнейших проблем.

Идеальное время для такой работы – выходные, по­скольку в это время вероятность внешнего вмешатель­ства минимальна. Если я работаю с кем-то на протя­жении типичного рабочего дня, то сначала мы должны убедиться, что на этот день не запланировано никаких встреч, а прервать нас могут только в крайнем случае; телефонные звонки записываются на автоответчик или фиксируются секретаршей для анализа и обработки ин­формации в перерыве. Не советую отводить на эту рабо­ту время после окончания рабочего дня. Обычно это су­щественно снижает производительность и увеличивает вероятность путаницы1.

Для многих сотрудников, с которыми я работаю, отод­винуть весь мир на второй план на целых два дня – самая сложная задача: постоянная готовность присутствовать на деловых встречах и реагировать на объявления "в ра­бочем режиме" – это привычка, от которой труднее все­го абстрагироваться. Вот почему мы часто переносим работу на выходные. Если вы работаете в общей комна-

1 Время по окончании рабочего дня подходит для выполне­ния ряда аналогичных задач, которыми вы обычно не занимае­тесь на протяжении типичного рабочего дня: например, разло­жить по папкам ворох накопившихся документов, упорядочить фотографии, найти в Интернете подходящее место для поездки в отпуск или ознакомиться с платежными квитанциями.

те, то выделить достаточные промежутки времени в те­чение типичного рабочего дня будет еще сложнее.

Посвятите этому процессу два дня, и они окупятся много-кратно возросшей продуктивностью и спокойствием.

Дело не в том, что сама процедура настолько "свя­щенна"; просто для сбора и обработки такого большо­го числа незамкнутых циклов, особенно "открытых", "неразрешенных" или "застрявших", которые уже дав­но стоят на месте, требуются большие затраты психи­ческой энергии. Постороннее вмешательство может удвоить время, необходимое для анализа всех проблем. Если вы сможете оставаться на нужном уровне концент­рации внимания в течение продолжительного периода времени, то у вас появится чувство контроля, возник­нет ощущение завершенности, освободится запас энер­гии и творческий потенциал. Позднее вы сможете обра­щаться к системе на более короткие сроки на протяже­нии обычного рабочего дня или "между строк".