Обработка информации: опустошение корзины

Предположим, вы собрали воедино все, что занимает ваше внимание, теперь ваша задача – добраться до дна корзины. Ее опустошение не означает физического осу­ществления всех замыслов и проектов, которые в ней накопились. Речь идет лишь о том, чтобы определить природу каждого предмета, находящегося в корзине, и решить, что он собой представляет, каково его назна­чение и как вы собираетесь с ним поступить.

В процессе обработки содержимого корзины вы смо­жете:

•  избавиться от всего ненужного;

•  выполнить все действия, занимающие менее двух минут;

•  передать другим людям все задачи, которые можно переложить на них;

•  упорядочить собственную систему организации, ввести напоминания о делах, на которые требуется более двух минут;

•   наметить более серьезные задачи и проекты, основы­

ваясь на входной информации.

Получить представление об этом процессе поможет диаграмма рабочего процесса . Центральный "ствол" диаграммы показывает, какие шаги включа­ет обработка информации и определение дальнейших действий.

Данная глава посвящена элементам "ствола" диаграм­мы, т.е. шагам от извлечения проблемы из корзины до со-

вершения первоочередных действий. Получается естест­венная схема организации, которая обусловлена выпол­нением данной процедуры для каждого из незамкнутых циклов. Например, если вы выбираете проблему из корзи­ны и думаете: "Мне нужно обсудить эту проблему с Анд-рэа, но это следует сделать в понедельник, когда она будет в офисе", вы сразу откладываете данное действие до поне­дельника, сделав соответствующую пометку в календаре.

Прежде чем вы займетесь обработкой содержимого корзины, рекомендую вам прочесть эту главу и следу­ющую, посвященную организации проблем, – тогда удастся избежать некоторых ненужных действий. Ког­да я обучаю клиентов этой процедуре, они постоянно мечутся между простым принятием решений на стадии обработки незамкнутых циклов и более сложной зада­чей определения оптимального способа упорядочения этих решений в конкретную систему персональной ор­ганизации клиента.

К примеру, многие клиенты, которых я тренирую, стремятся построить систему личной организации на основе личного цифрового секретаря, синхронизиро­ванного с программой Microsoft Outlook, которую ком­пания использует для электронной переписки и состав­ления расписаний. Первое, что следует сделать (после того, как корзина уже заполнена), – убедиться, что вся аппаратура и все программы исправно работают. Затем мы избавляемся (обычно распечатываем и удаляем) от всего, что клиенты ранее пытались упорядочить с по­мощью программы Outlook, и переносим документы в корзину. После этого определяем ряд рабочих кате­горий, таких как "Звонки", "Визиты", "Повестка дня", "Содержимое компьютера" и так далее. Когда мы начи­наем обработку корзины, клиент может сразу сесть за компьютер и ввести последовательность своих дейст­вий непосредственно в систему, от которой будет пол­ностью зависеть.

Если вы еще не определили, что именно собираетесь использовать в качестве личной системы напоминания, не беспокойтесь. Для начала можно обойтись без вся-

кой автоматизации: просто делать заметки на листках бумаги. Позднее, когда система уже будет готова, вы всегда сможете обновить свой инструментарий.