Категория первоочередных шагов

Центральное место на диаграмме рабочего процесса занимает решение о том, каким будет следующий шаг. Этот шаг должен представлять физическое, зримое действие, направленное на завершение любого неза­мкнутого цикла, без исключения.

Любые действия, которые занимают меньше двух минут, и все дела, которые уже завершены, естественно, не требуют вашего внимания: они уже в прошлом. От­слеживать нужно все действия, которые должны быть совершены в конкретное время в определенный день (помечайте их в своем календаре), все задачи, которые нужно выполнить как можно скорее (их следует добав­лять в списки "Первоочередных шагов"), и, наконец,

все действия, которые могут быть сделаны другими (их следует включать в список "Ожидания").

Календарь

Напоминания о действиях, которые вы должны пред­принять, делятся на две категории: напоминания о собы­тиях, которые должны произойти в определенный день или в конкретное время, и напоминания о делах, кото­рые нужно завершить как можно скорее. Ваш календарь предназначен для хранения напоминаний первого типа.

В календаре следует отмечать три вещи:

•   действия, которые следует совершить в определен­

ное время;

•  действия, которые следует совершить в определен­ный день;

•  информацию, приуроченную к конкретным датам.

Действия, которые следует совершить в определен­ное время. Речь идет о назначенных деловых встречах. Часто первоочередные действия в рамках конкретного проекта предполагают встречи, на которых будет об­суждаться проект. Достаточно просто сделать пометку о встрече в календаре.

Действия, которые следует совершить в определен­ный день. Имеются в виду действия, которые нужно со­вершить в течение конкретного дня, но не обязательно в определенное время. Возможно, вы сказали Миоко, что позвоните ей в пятницу, чтобы узнать, все ли в по­рядке с отчетом, который вы ей отправили. Отчет будет получен не раньше четверга, а в субботу она уезжает за границу, так что пятница – это временной промежу­ток, на протяжении которого можно совершить тре­буемое действие, но это можно сделать в любое время дня. Нужно записать эту информацию в календарь, но не привязывать ее к конкретному времени – дело нуж-

но сделать в пятницу в течение дня. Полезно иметь под рукой ежедневник, где можно помечать действия обеих рассмотренных категорий.

Информация о конкретных датах. В календаре так­же следует помечать сведения, которыми вы хотите располагать в конкретные дни – не обязательно напо­минания о действиях, а скорее информация, которая может оказаться полезной в определенный момент. К этой категории можно отнести указания для деловых встреч, мероприятия, в которых в этот день будут участ­вовать другие люди (семья, сотрудники), или события, представляющие интерес. Полезно также записывать в календарь краткосрочную информацию, о которой следует помнить: например, напоминание о том, чтобы позвонить кому-то через день после того, как он вернет­ся из отпуска.

Долой списки дел на каждый день. В календаре долж­ны быть только три указанных категории напоминаний, и ничего другого! Я понимаю, что для сторонников тра­диционных концепций распределения рабочего време­ни, убежденных, что "список дел на каждый день" – главная вещь в жизни делового человека, мое учение – сущая ересь. Но подобные списки не выполняют своих функций по двум причинам.

Во-первых, неиссякаемый поток входящей инфор­мации и смена приоритетных направлений вносят та­кие существенные изменения в ежедневную работу, что практически невозможно заранее определить пробле­мы, которые нужно будет решить. Всегда полезно иметь под рукой эффективный план действий, но он должен допускать возможность изменений в любой момент. Попытки составить в календаре письменный перечень, который нужно переносить на следующий день, если дела не сделаны, – это неблагодарное и бессмысленное занятие. Списки "первоочередных шагов", привержен­цем которых я являюсь, должны содержать все эти на-

поминания, даже те, которые сильнее всего зависят от времени. И их не придется переписывать ежедневно.

Во-вторых, если в списке дел есть задание, которое не обязательно выполнять в течение дня, то оно будет только отвлекать ваше внимание от проблем, требую­щих срочного решения. Если я должен позвонить Мио-ко в пятницу, потому что это – единственный день, ког-да я смогу с ней связаться, а в моем списке есть еще пять менее важных или менее срочных звонков, то в суете я могу так и не позвонить Миоко. Мой мозг может упус­тить из виду напоминание о том, что у меня не будет другой возможности сделать этот звонок. Получается, что я неверно использую систему. На мой взгляд, кален­дарь должен быть святыней. Если вы что-то записали в календарь, то вы должны выполнить поставленную задачу в этот же день или вообще отказаться от ее вы­полнения. Изменения можно вносить только в случае переноса деловых встреч.

Благословенны те, кто обладает гибкостью, ибо для них не составит труда приспособиться к из­менениям.

Майкл МакГриффи, доктор медицины