Проблемы сбора информации

На этапе сбора материала вы можете столкнуться с одной или несколькими из следующих проблем.

•  У вас накопилось гораздо больше материала, чем мо­жет поместиться в одну корзину.

•  Вы можете сразу перескочить на этап чистки и упо­рядочения материала.

•  Определенная часть рутинных проблем уже собрана и упорядочена.

•  Возможно, есть какие-то важные проблемы, которые не следует откладывать на потом.

Что делать, если предмет слишком велик для кор­зины? Если вы не можете физически уложить предмет

в корзину, напишите записку на листке бумаги разме­ром с конверт, который будет представлять данную проблему. Например, если перед дверью вашего офиса висит плакат или другое произведение искусства, прос­то напишите "картина за дверью" на маленьком листке бумаги и бросьте его в корзину "Входящие".

Не забудьте поставить на листке дату. Это даст вам сразу несколько преимуществ. Если в вашей организа­ционной системе будут храниться листки бумаги, пос­вященные другим проблемам, вы будете знать, когда написана записка. Вообще датировать заметки – очень полезная привычка: имеет смысл датировать указания для вашего помощника на самоклеющихся листках, пе­реписанные в блокнот голосовые сообщения и заметки, сделанные во время телефонного разговора с клиентом. Три процента вашего времени, которые уйдут на расста­новку дат, принесут небывалую отдачу, и вы поймете, что эту привычку имеет смысл развивать.

Что, если стопка материалов слишком велика для корзины? Если вы – такой же человек, как и 98 % моих клиентов, то в результате первичного накопления ин­формации соберете гораздо больше материалов, чем можно уместить в корзине "Входящие". Если именно так и происходит, просто складывайте материалы вок­руг корзины, а, возможно, и на полу, под ней. Полно­стью избавиться от этих стопок вам удастся лишь по мере обработки и упорядочения материала. Ну а пока что убедитесь, что стопки "исходных материалов" визу­ально отличаются от всего остального.

Моментальное избавление от мусора. Если очевидно, что место какого-то предмета – в мусорном баке, сразу выбросьте его. Для некоторых из моих клиентов перво­очередное избавление от мусора заключалось именно в чистке ящиков рабочего стола!

Если вы не знаете, что представляет собой предмет, и стоит ли оставить его у себя, не стесняясь, кладите его

в корзину "Входящие". Можно будет принять решение позже, на этапе обработки корзины. Чего не надо де­лать, так это позволять себе погрязнуть в проблемах, пытаясь принять решение о том и о сем. Все равно при­дется заняться этим позже, если материал уже помечен как "исходный", а решения легче принимать в режиме обработки информации. Основная цель сбора инфор­мации – как можно быстрее уложить весь материал в корзину, чтобы надлежащим образом "окопаться и на­метить линию фронта".

Остерегайтесь вируса чистки и упорядочения] Мно­гие люди заражаются вирусом чистки и упорядочения, занимаясь сбором различной информации в офисе и до­ма. Если это случилось с вами, то это нормально, при условии, что вы располагаете запасом времени, необ­ходимым для того, чтобы осуществить всю процедуру (например, у вас впереди – целая неделя). Иначе вам придется разбивать процесс на части и осуществлять их как отдельные проекты или действия, о которых в ва­шей системе будут храниться напоминания примерно следующего содержания: "Расчистить шкаф с четырьмя ящиками" или "Убрать в подсобке".

Чего вам точно не захочется сделать, так это запу­таться в лабиринте незавершенных задач и утратить способность к полномасштабному управлению рабочим процессом. Возможно, процесс займет больше времени, чем вы думаете, но слишком уж велико желание сразу добраться до золотой жилы, покончить с рутинными проблемами и наладить систему как можно скорее.

Как быть с делами, уже записанными в списках и блокнотах? Возможно, у вас уже есть какие-то спис­ки и система организации. Но если вы не полностью знакомы с данной моделью управления рабочим про­цессом и не пользовались ею раньше, то я рекомендую вам отнестись к своим спискам как ко всем остальным исходным материалам, требующим дальнейшей обра-

ботки. Вы ведь хотите, чтобы система была согласо­ванной, а для этого необходимо оценивать все с одина­ковых позиций.

"Но я не могу забыть об этом…!" Часто в процессе сбора материалов человек натыкается на какой-то кло­чок бумаги или документ, и восклицает: "О, боже! Я сов­сем забыл (забыла)! Я должен (должна) этим заняться!" Это может быть факс, напоминающий о том, что нуж­но было кому-то перезвонить два дня назад, или замет­ки с совещания, где говорится о каких-то действиях, сроки выполнения которых истекли несколько недель назад. Человек не хочет класть документ в огромную стопку других бумаг, лежащую в корзине, боясь снова забыть о нем.

Если нечто подобное случится с вами, первым делом спросите себя, действительно ли этим стоит занимать­ся, до того как закончите первый этап процедуры. Если ответ утвердительный, то лучше решить проблему сразу и выбросить ее из головы. В противном случае не бой­тесь и положите документ в стопку. Вы все равно скоро обработаете все эти данные и разберетесь со всей стоп­кой, так что никуда он не денется.

Если не удается решить проблему сразу, а напоми­нание о ней обязательно должно находиться под рукой, создайте поблизости стопку "особо важных дел". Это не лучшее, но приемлемое решение. Помните, что внут­реннее беспокойство возрастет, когда все проблемы всплывут на поверхность. Поддерживайте внутреннее равновесие любыми доступными способами.