Записная книжка

Нужна ли записная книжка? Это зависит от ряда факторов. Вы привыкли пользоваться блокнотом? В каком виде вы хотите хранить напоминания о даль­нейших действиях, планы и проекты? Где и как часто вы должны их пересматривать? Поскольку проблемы не нужно держать в голове, может понадобиться внеш­ний носитель для записи напоминаний. Вы могли бы полностью обойтись без автоматизации и просто но­сить с собой папку с листками бумаги. Можете носить с собой бумажный блокнот, памятную книжку или их электронный аналог. Наконец, можете сочетать эти средства.

Когда вы поймете, как обрабатывать руинные проблемы и какую информацию упорядочивать, ваша задача сведется к составлению и пересмотру списков.

Все неавтоматизированные средства, упомянутые в предыдущем разделе, применяются для различных аспектов сбора, обработки и упорядочения информа­ции. Для сбора данных понадобится лоток и бумага. По мере обработки содержимого корзины "Входящие" вы будете совершать массу действий, занимающих менее двух минут, для которых понадобятся самоклеющиеся листки, скоросшиватель и скрепки. Журналы, статьи и длинные служебные записки, прочтение которых за­нимает более двух минут, пойдут в другой лоток. Все остальное – содержание инструментария, необходи­мого для проекта, запись задач, намеченных действий и напоминаний в календарь, а также отслеживание ожидаемых событий – потребует создания каких-либо списков или наборов сходных проблем, которые можно пересмотреть в любой момент.

Списками можно управлять самым старомодным способом: хранить листы бумаги в папке (например, заметки или напоминания о каждом человеке, которо­му нужно позвонить, можно хранить в папке "Звонки") или придерживаться "среднего уровня автоматизации", записывая сведения в отрывные блокноты или памят­ные книжки (страница, озаглавленная "Звонки", на ко­торую выписаны имена). Наконец, можно вести элект­ронные версии бумажных списков (категория "Звонки" в разделе "Задач" персонального цифрового секретаря или в разделе "Задания" Microsoft Outlook).

Помимо хранения кратких ссылочных данных (т.е. телефонов и адресов), большинство блокнотов пред­назначено для управления списками. (Ваш календарь тоже является формой списка – напоминания о делах, намеченных на конкретную дату и время, расположены

в хронологическом порядке). Блокноты всевозможных типов были популярны на рынке до 1980-х годов, затем появились первые карманные электронные записные книжки; сейчас им на смену пришла волна сложных персональных цифровых секретарей и компьютерных программных продуктов, таких как Microsoft Outlook и Lotus Notes.

Один из самых лучших фокусов, позволяющих повысить индивидуальную производительность, – это применение организационных инструментов, которыми вам нравится пользоваться.

Как поступить: внедрить описанную в книге про­цедуру в нынешний арсенал средств или прибегнуть к каким-то новым инструментам? Ответ таков: выби­райте ту программу действий, которая поможет вам приспособить свое поведение к применению накоп­ленного инструментария. В данном случае следует также учитывать факторы эффективности. Вы имеете дело с большим объемом цифровой информации, ко­торую легче отслеживать с помощью соответствую­щих средств? Вам нужен бумажный ежедневник, поз­воляющий организовывать деловые встречи, которые можно назначать и отменять на ходу? Вам нужны на­поминания о том, кому и когда необходимо позвонить, в ситуациях, когда неудобно носить с собой папки? И так далее… Не следует забывать также о факторах эстетики и морального удовлетворения. Я выстроил некоторые из самых стройных планов и упорядочил определенные сведения самым лучшим образом, прос­то найдя в этом повод воспользоваться (а, точнее, по­играть) со своим электронным секретарем Palm, когда сидел в ресторане в ожидании ужина!

Когда задумаетесь над тем, стоит ли покупать блок­нот, и если да, то какой именно, помните, что все, что

вам на самом деле придется делать – это вести списки. Вы должны иметь возможность составить список на ходу и легко к нему обращаться с требуемой периодич­ностью. Когда вы уясните, что следует включать в спис­ки и как ими пользоваться, характер носителя уже не будет так важен. Руководствуйтесь соображениями простоты, быстроты и морального удовлетворения.

О значении системы сортировки документов

Если ваша система упорядочения документов не обеспечи-вает быстрой и эффективной работы и не приносит мораль­ного удовлетворения, то весь процесс будет вызывать у вас чувство неприятия.

Простая и функциональная индивидуальная систе­ма организации справочных материалов имеет крити­ческое значение в процессе внедрения методики. Сис­тема организации материалов, имеющаяся под рукой, – это первое, на что я обращаю внимание перед тем, как начинать координировать рабочий процесс в любом офисе. Как уже отмечалось в главе 2, отсутствие четкой организации справочных сведений является одной из наиболее серьезных преград на пути внедрения систе­мы управления деятельностью, и для большинства ра­ботников, которых я тренировал лично, организация материалов представляет одну из величайших возмож­ностей самосовершенствования. Много раз я заезжал с клиентом в местный магазин товаров для офиса, где мы покупали картотечный шкаф, массу папок и машин­ку для наклейки ярлыков, чтобы организовать подходя­щее место, куда бы можно было переложить две трети материалов, находящихся на столе, в выдвижных ящи­ках и даже на полу офиса.

Далее речь пойдет в основном об общих системах справочной информации, а не об отдельных картотеках,

посвященных контрактам, финансовым данным или другим категориям сведений, заслуживающих отдель­ного места и индексирования. В папки с материалами общего характера можно складывать статьи, брошюры, листки бумаги, заметки, распечатки, факсы – практи­чески любую информацию, интересную или полезную лично вам, которая не вписывается в рамки специали­зированных картотек и не может стоять на полке сама по себе (как стоят толстые инструкции от программных пакетов и подшивки результатов семинаров).

Если у вас есть надежный секретарь или помощник, который ведет вашу картотеку, можете просто наклеить табличку "Определить в категорию X" и передать папку ему или ей, это будет замечательно. И все же еще раз спросите себя, нет ли еще каких-нибудь интересных или конфиденциальных материалов, которые должны быть доступны в любой момент, даже если вашего по­мощника нет поблизости. В таком случае вам все равно понадобится собственная система организации данных.