Проблема: новые требования и недостаток ресурсов

Большинство людей считают, что у них слишком много работы и слишком мало времени на ее выполне­ние. Не так давно ко мне обратился партнер из круп­ной международной инвестиционной фирмы, который беспокоился, что новые управленческие обязанности, предложенные ему компанией, нанесут ущерб его се­мейной жизни. Женщину, которая управляла трудовы­ми ресурсами компании и ежедневно пыталась совла­дать с сотней-другой электронных писем, беспокоила перспектива расширения регионального штата офис­ных работников с 1200 до двух тысяч человек, посколь­ку она хотела сохранить возможность вести светскую жизнь по выходным.

В новом тысячелетии наблюдается парадокс: люди по­высили качество своей жизни, но при этом вырос и уро­вень стресса, поскольку они взваливают на себя больше работы, чем способны выполнить. Видит око, да зуб не-ймет. И большинство людей опускают руки и заходят в тупик, пытаясь изменить такое положение вещей.

Джеймс Фенимор Купер

Если вы обычный человек, вам прекрасно известно, что дела могут выйти из-под контроля всего за несколь­ко дней напряженной работы. Вам не захочется отвле­каться от текущей работы, которой и без того много, на то, чтобы постоянно поддерживать безупречный поря­док в своих делах. Однако чтобы позволить себе рос­кошь спокойно отдохнуть, вам, вероятно, придется раз в неделю проводить в доме генеральную уборку.

Еженедельный обзор – это время:

•  сбора и обработки всей "рутины";

•  пересмотра вашей системы;

•  обновления списков;

•  упорядочения, прояснения, продвижения и завер­шения.

Большинство людей не располагают завершенной системой и не получают реальной отдачи от пересмотра своих проблем по следующей причине: их обзор не по­лон. У них по-прежнему остается чувство, что они что-то упустили из виду. Вот почему отдача от внедрения всей процедуры растет, по крайней мере, в геометри­ческой прогрессии: чем более полной является система, тем больше вы ей доверяете. (далее…)

Важность вопроса "Зачем?&quot

Люди любят побеждать. Если вы не уяснили четко цель своей деятельности, то у вас нет никаких шансов на победу.

Приведем лишь несколько достоинств вопроса "зачем?":

•  он определяет ваш успех;

•  он определяет критерии принятия решений;

•  он позволяет распределить ресурсы;

•  он создает мотивацию;

•  он расставляет акценты;

•  он расширяет круг вариантов.

Давайте по очереди рассмотрим каждое из этих пре­имуществ.

(далее…)

Другие места

В зависимости от масштабов вашей деятельности по сбору данных, вы, возможно, захотите выполнить подобную процедуру всюду, где у вас накапливаются материалы. Если вы собираетесь полностью освободить сознание, то это нужно сделать всюду.

Не позволяйте коварным мыслям о том, что "это не так уж важ-но", поколебать вашу решимость внедрить методику дома.

Иногда люди приглашают меня к себе домой, чтобы я помог им выполнить процедуру сбора. Распростра­нено заблуждение, что порядок дома – "это не так уж важно", тем самым люди не позволяют себе полноцен­но управлять своей жизнью дома и сами у себя отбира­ют энергию.

На старт, внимание

Есть весьма актуальные причины, по которым пе­ред тем как обрабатывать сведения, нужно собрать их воедино:

1. Весьма полезно четко представлять объем предстоя­щей работы.

2.  Сбор информации позволяет определить, где "кон­чается туннель".

3.  На этапах обработки и сортировки вас не должна отвлекать бесформенная масса рутинных проблем, которые по-прежнему ожидают "где-то там" вашего решения. Как только вы соберете в одном месте все дела, требующие внимания, вы автоматически пе­рейдете в рабочее состояние повышенной концент­рации внимания и контроля.

(далее…)