Перспектива: "состояние готовности" мастера боевых искусств

Представьте на мгновение, что бы было, если бы вы могли постоянно и полностью контролировать ситуа­цию в сфере персонального управления на всех уров­нях. Что, если бы вы могли, ни на что не отвлекаясь, по собственному усмотрению, уделить все 100 % своего внимания любому делу, с которым сталкиваетесь?

Жизнь усложняет недостаток внимания неза-висимо от того, чему его следует уделить: мойке окон или попыткам написания шедевра.

Корзина – это место обработки, а не склад. Обрабатывайте проблемы по одной

Возможно, вы вытащили что-то из корзины в про­цессе обработки материалов, а затем ваше внимание отвлек другой предмет, лежащий в ней, причем вы так и не решили, что делать с первым. Второй предмет заин­тересовал вас больше, чем первый, поскольку вам ясно, как с ним поступить; а то, что находится у вас в руке, вас уже не занимает. Это – опасная привычка. То, что находится у вас в руке, скорее всего, окажется в стопке, которая накапливается рядом с рабочим столом и вы­зывает у вас неопределенное "гм-м", потому что есть бо­лее легкие, более важные или более интересные задачи, находящиеся в корзине помимо предмета, который был извлечен сначала.

Большинство людей пытаются вытащить из корзи­ны сразу все содержимое, разложить его перед собой и заняться обработкой материала. (далее…)

Стоит ли что-либо предпринимать?

Возможных ответов два: ДА и НЕТ. Не нужно ничего предпринимать. Если ответ НЕТ, то существует три возможных варианта:

1.  Это – мусор, который больше не понадобится.

2.  Сейчас не нужно ничего предпринимать, но позднее, возможно, придется выполнить какие-то действия (придержать).

3.  Предмет представляет потенциально полезную ин­формацию, которая может пригодиться в будущем (пометить).

Эти три категории проблем можно решить (мы об­судим их в одной из последующих глав). А пока замечу, что вам понадобится мусорная корзина и кнопка "унич­тожить", памятная книжка или календарь для "придер­жанного" материала, а также надежная система для хра­нения помеченной информации.

(далее…)

Аварийный просмотр – это не обработка

Большинство людей, просматривая содержимое кор­зины или электронного почтового ящика, выискивают там наиболее срочные, веселые или интересные дела,

с которыми разбираются в первую очередь. "Аварий­ный просмотр" полезен и зачастую необходим (я тоже иногда им занимаюсь). Возможно, вы только что верну­лись с деловой встречи, а через пятнадцать минут на­чнется длинное совещание по телефону. Самое время проверить входящую информацию, чтобы убедиться, что вы не наткнетесь на новые подводные камни или что клиент ответил на ваше сообщение и дал согласие на заключение крупной сделки.

Описанный процесс нельзя назвать обработкой содержимого корзины, это всего лишь аварийный просмотр. Когда вы действуете в режиме обработки, возьмите себе за правило начинать ее с одного конца и разбираться по порядку с каждой проблемой по от­дельности. (далее…)

И напоследок

Вы выгадали немного времени, подготовили рабочее пространство и снарядились основными инструмента­ми для внедрения методологии. Что дальше?

Если вы решили посвятить определенное время на­лаживанию системы управления рабочим процессом, то есть еще одна вещь, которую следует сделать, чтобы она была максимально эффективной: забудьте обо всех ос­тальных проблемах на срок выполнения процедуры.

Если вам нужно срочно кому-то позвонить, пору­чить важное дело секретарше или обсудить что-то со своей половиной, сделайте это сразу. (далее…)