Сбор воедино всей "незавершенки&quot

Чтобы избежать "утечки информации", вам следует собрать воедино и записать ссылки и упоминания обо всех незавершенных делах ("незамкнутых циклах", как я назвал их в предыдущей главе) на данном этапе вашей жизни, то есть о любых аспектах – частного или про­фессионального характера, серьезных или несуществен-

ных, важных или маловажных, которые, на ваш взгляд, требуют изменения и вызывают у вас хотя бы малейшее внутреннее желание исправить ситуацию.

Многие дела, которые вам предстоит сделать, накап­ливаются сами собой, пока вы читаете эту книгу. Вам приходит почта, служебные письма опускаются на ваш стол, ваш компьютер атакует поток электронных пос­ланий, накапливаются голосовые сообщения. Но, в то же время, вы собираете вокруг себя и в своем сознании проблемы, которые требуют разрешения уже давно. (далее…)

Организация

Во внешнем контуре диаграммы рабочего процесса  находятся восемь разных категорий напоми­наний и материалов, которые появятся в результате обработки всей вашей "рутины". В совокупности они составляют целостную систему организации практи-

чески всех ваших проблем: текущих и тех, что будут по­являться ежедневно и еженедельно.

Для проблем, которые не предполагают никаких действий с вашей стороны, существует три возмож­ных категории – мусор, отложенная информация и хранилище помеченной информации. Если с вашей стороны не требуется никаких шагов, вы просто от­брасываете проблему, заносите информацию в блок­нот, чтобы пересмотреть ее позже (когда-нибудь), или сохраняете ее, чтобы можно было, по мере необходи­мости, в любое время обратиться к материалу. Для управления проблемами, предполагающими какие-либо шаги с вашей стороны, вам понадобится список проектов, файлы или папки для планов проектов и материалов для них, календарь, список напоминаний

0 первоочередных действиях и список напоминаний об
ожидаемых событиях.

(далее…)

Элберт Хаббард

Каковы дальнейшие действия? Это – критический вопрос, касающийся любой собранной вами информа­ции; если вы ответите на него правильно, то у вас по­явится ключевая существенная задача, требующая ор­ганизации. "Следующее действие" – это следующий физический, ощутимый шаг, который нужно сделать, чтобы продвинуться в направлении завершения теку­щей задачи.

Некоторые примеры следующих действий:

•    Позвонить Фреду, чтобы узнать телефонный номер хозяев гаража, который он посоветовал купить.

•  Набросать идеи, которые можно было бы включить в повестку собрания бюджетного комитета.

•  Обсудить с Анжелой систему регистрации докумен­тов, которую нужно установить.

(далее…)

Джордж Сантаяна

Согласитесь: речь идет о неком высшем здравом смысле. Знание и четкое понимание цели любой деятель­ности составляют основу ясности, творческого развития и успешного сотрудничества. Но здравый смысл не при­меняется повсеместно просто потому, что нам свойст­венно, создавая вещи, увлекаться результатами своего труда и упускать из виду свои истинные и изначальные намерения.

Проведя тысячи часов в различных офисах, со мно­жеством искушенных работников, я понял, что вопрос "Зачем?" нельзя оставлять без внимания. Когда люди жалуются, что у них запланировано слишком много встреч, мне приходится спрашивать: "А какова цель этих встреч?". Когда меня спрашивают: "Кого следует пригласить на планерку?", я отвечаю: "А в чем ее цель?" Пока не получены ответы на мои вопросы, невозможно верно ответить на вопросы, заданные клиентами.

Что "У меня нет времени на " (заполните

пропуск) вполне понятна, потому что многие проекты кажутся неосуществимыми, и они действительно не­осуществимы, потому что проект нельзя просто взять и осуществить! Можно лишь выполнить действия, отно­сящиеся к проекту. Некоторые действия, необходимые

для того, чтобы сдвинуть проект с мертвой точки, зани­мают всего одну или две минуты.

Хорошее начало – половина дела.