Обработка информации: опустошение корзины

Предположим, вы собрали воедино все, что занимает ваше внимание, теперь ваша задача – добраться до дна корзины. Ее опустошение не означает физического осу­ществления всех замыслов и проектов, которые в ней накопились. Речь идет лишь о том, чтобы определить природу каждого предмета, находящегося в корзине, и решить, что он собой представляет, каково его назна­чение и как вы собираетесь с ним поступить.

В процессе обработки содержимого корзины вы смо­жете:

•  избавиться от всего ненужного;

•  выполнить все действия, занимающие менее двух минут;

•  передать другим людям все задачи, которые можно переложить на них;

•  упорядочить собственную систему организации, ввести напоминания о делах, на которые требуется более двух минут;

•   наметить более серьезные задачи и проекты, основы­
ваясь на входной информации.

Получить представление об этом процессе поможет диаграмма рабочего процесса . Центральный "ствол" диаграммы показывает, какие шаги включа­ет обработка информации и определение дальнейших действий.

(далее…)

Взлетная полоса: текущие действия

Это – список всех срочных действий, которые вы должны предпри­нять: всех звонков, которые нужно совершить, всех электронных сообщений, на которые нужно ответить, всех заданий, которые вы должны выполнить, и планов, которые нужно довести до ведома вашего начальника, жены или мужа. Если бы весь мир замер, и в ваше со­знание не поступало бы никаких новых проблем изнут­ри или извне, то на выполнение задач, накопившихся к данному моменту, вам потребовалось бы от трехсот до пятисот часов.

10 000 футов: текущие проекты. (далее…)

Подбор необходимых инструментов

Если вы настроены на полномасштабное внедрение методики управления рабочим процессом, то для нача­ла вам понадобится ряд базовых ресурсов и инструмен­тов. В ходе процесса вы, скорее всего, будете чередовать применение привычного арсенала с оценкой возмож­ностей использования в работе новых инструментов.

Учтите, что хорошие инструменты не обязательно должны быть дорогими. Например, о приспособлениях с низкой степенью автоматизации можно сказать следу­ющее: чем полезнее кажется прибор, тем он менее функ­ционален на самом деле.

Энн Мак-Ги Купер

Вы никогда не почувствуете удовлетворения от соб­рания коллектива, если не будете знать, в чем состояла его цель. И если вы хотите спать спокойно, то лучше вам найти удовлетворительный ответ на вопрос, почему вы уволили вице-президента по маркетингу или наняли от­чаянного магистра делового администрирования на пост финансового директора. Вы никогда точно не узнаете, хо­рош ли составленный вами бизнес-план, пока не оцените его по критерию успешности, который определяется от­ветом на вопрос: "Для чего нам нужен бизнес-план?"

Вопрос "Зачем?" определяет критерии принятия ре­шений. Как вы принимаете решение насчет того, стоит ли тратить деньги на печать полноцветной брошюры или можно обойтись двухцветной? Откуда вы знаете, стоит ли прибегать к услугам крупной фирмы Web-ди­зайна для разработки вашего нового сайта?

Часто единственный способ принятия спорного решения – возвращение к поставленной цели.

Все возвращается к цели. (далее…)

…Поехали!

Физический сбор материала

Приучите себя замечать и собирать все, что, на ваш взгляд,

находится не на своем месте.

Первое, что надо сделать – оглядеться вокруг в по­исках чего-либо, что лежит не там, где должно лежать всегда, и положить в корзину "Входящие". Вы будете собирать незавершенные задачи и предстоящие дела. Все они попадают в папку "Входящие", чтобы ими мож­но было заняться впоследствии.