Правило двух минут – волшебное правило

Конечно, данный пример весьма красочный, но он показывает, насколько важными могут оказаться неко­торые из простых правил обработки информации, осо-

бенно если объемы и скорость накопления входящей информации в вашей корзине увеличиваются.

Вообще-то две минуты – это только ориентир. Если у вас есть изрядный запас свободного времени на об­работку корзины для входной информации, можете расширить допустимый интервал до пяти или десяти минут. Если нужно быстро добраться до дна корзины, чтобы решить, как использовать остаток дня с макси­мальной эффективностью, попробуйте сократить время рассмотрения каждой проблемы до одной минуты или до тридцати секунд, чтобы быстрее покончить с ними.

Когда будете знакомиться с процедурой, полезно будет засечь время на обработку нескольких проблем. Большинство клиентов, с которыми я работаю, смутно представляют себе, сколько составляют две минуты на самом деле, и существенно недооценивают возможную продолжительность определенных действий. Напри­мер, если вы собрались оставить сообщение на автоот­ветчике, а трубку берет сам адресат, то звонок обычно занимает гораздо больше времени.

Совершить необходимое действие

При условии, что первоочередное действие займет не более двух минут, его следует совершить, как только вы достали соответствующий предмет из корзины. Если на чтение записки уйдет тридцать секунд, а затем от вас потребуется только быстрый положительный/отри­цательный или другой ответ, который нужно наклеить с обратной стороны и отправить назад, то его следует дать немедленно. Если вы можете просмотреть каталог за одну-две минуты, чтобы определить, есть ли в нем что-то интересное, так и сделайте, а затем поступайте, как сочтете нужным: выбросьте его, перешлите далее или оставьте у себя в качестве справочного материала. Если первоочередное действие по какой-то проблеме состоит в том, чтобы надиктовать краткое сообщение на чей-то автоответчик, звоните не мешкая.

Даже если задача не является приоритетной, займи­тесь ею немедленно, если вообще собираетесь ее решать. Причина, по которой предельный интервал составляет две минуты, в том, что примерно столько занимает со­хранение и сортировка документа, если вы не собирае­тесь сразу покончить с проблемой: иными словами, при такой длине промежутка достигается максимальный темп работы. Если документ не заслуживает внимания, просто выбросьте его. Если вы собираетесь предпри­нять необходимые шаги, то следует учитывать фактор эффективности.

Многие считают, что постоянное соблюдение прави­ла двух минут позволяет существенно повысить произ­водительность. Вице-президент одной крупной компа­нии по изготовлению программного обеспечения при­знал, что благодаря этому правилу у него каждый день остается дополнительный час рабочего времени, кото­рое можно использовать по собственному усмотрению! Он был одним из тех начальников, работающих в сфере высоких технологий, которые получают по триста элект-

ронных сообщений в день и большую часть рабочего времени уделяют разработке трех основных проектов. Многие сообщения приходили от людей, которые до­кладывали ему о чем-то, нуждались в его рекоменда­циях и разрешениях, чтобы продолжать свою работу. Но поскольку сообщения не попадали в фокус его ос­новного внимания, он оставлял их в папке "Входящие", чтобы обратиться к ним позже. Когда накапливалось несколько тысяч таких сообщений, приходилось тра­тить выходные на их рассмотрение, чтобы не отстать от работы. Это было бы не так страшно, если бы ему было двадцать шесть: в таком возрасте любая деятельность вызывает приток адреналина; но ему было за тридцать, и он ко всему прочему обязан был уделять внимание маленьким детям. Работа на выходных была абсолютно неприемлема. После наших занятий он просмотрел все восемьсот сообщений, накопившихся в ящике. Оказа­лось, что большую часть из них можно было спокойно удалить, совсем немного можно было оставить в качес­тве ссылочной информации, а на рассмотрение каждого из оставшихся требовалось меньше двух минут, так что на все ушло очень мало времени. Я связался с ним год спустя, и он по-прежнему прекрасно справлялся с рабо­той! Он больше не позволял сообщениям выходить за рамки экрана компьютера. Кроме того, применение пра­вила изменило природу его подразделения вследствие существенного увеличения запаса рабочего времени на рассмотрение почты. Его подчиненные теперь были на все сто уверены, что у начальника железные нервы!

Первоочередной шаг должен представлять непосредственное следующее физическое действие, которое нужно совершить

Помните, что речь идет о физических, видимых действиях. Многие считают, что определяют "первооче­редной шаг", когда решают "организовать собрание". Но это – не первоочередной шаг: он не предполагает физи­ческих действий. Как организовать собрание? Возмож­но, нужно обзвонить людей или разослать им электрон­ные сообщения. Но кому звонить или писать? Решайте. Если вы не примете решение сейчас, то вам все равно придется сделать это позже, а вся процедура, которую мы с вами выполняем, призвана довести до конца об­работку данной задачи. Если не определено следую­щее физическое действие, необходимое для того, чтобы сдвинуть проблему с мертвой точки, то каждый раз, когда вы будете думать о ней, в вашем сознании будет возникать мысленный пробел. И вы начнете избегать данной проблемы.

Не имея представления о том, каким будет следующее физи-ческое действие, вы вынуждены будете долго думать, чтобы сдвинуть ситуацию с мертвой точки.

Когда вы добираетесь до телефона или компьютера, вам хочется разобраться со всеми своими замыслами, так что можете использовать имеющийся арсенал и ра­бочее пространство для того, чтобы быстрее покончить с делами, если дальнейшие действия уже определены.

Вы можете возразить: "Следующий шаг к решению данной проблемы состоит в том, чтобы решить, что я должен сделать". Ловко. Но принятие решения не явля­ется действием, поскольку действия требуют времени, а принятие решения происходит моментально. В приня­тии решений всегда может помочь какое-то физическое действие. Девяносто девять процентов своего времени вы тратите на поиск информации, необходимой для принятия решений. Эти дополнительные сведения мо­гут попадать к вам из внешних источников ("позвонить Сьюзан, чтобы получить у нее входные данные для де­лового предложения") или возникать в результате ва­ших собственных размышлений ("Набросать идеи оче­редной реорганизации"). В любом случае, чтобы сдви­нуть проект с места, все равно необходимо определить следующее действие.

Определите, что нужно сделать, чтобы принять решение.

Когда определен первоочередной шаг

Когда вы определили, в чем именно состоит перво­очередной шаг в рамках решения проблемы, у вас есть три варианта поведения:

•  Совершить необходимое действие (если оно занима­ет меньше двух минут).

•  Передать задачу кому-то другому (если вы не явля­етесь главным субъектом совершения действия).

•  Отложить дело – поместить его в организационную систему как вариант работы, которой можно занять­ся позднее.

А если нужно предпринять какой-то шаг, то какой именно?

Это серьезный вопрос. Если что-то нужно сделать с предметом, лежащим в корзине, то вы должны решить, в чем именно состоит ваше следующее действие. Напом­ню еще раз, что "первоочередной шаг" – это первое фи­зическое видимое действие, которое нужно совершить, чтобы продвинуться к завершению задачи.

Ответить на поставленный вопрос легче и одновре­менно сложнее, чем кажется.

Следующее действие должно лежать на поверхности, но часто от вас требуется простая цепочка рассуждений

и несколько этапов планирования, которые еще не про­шли в вашем сознании, но обязательно должны пройти, чтобы можно было точно определить, что именно нуж­но сделать для решения проблемы, даже если она доста­точно проста.

Давайте рассмотрим простой список дел, которыми обычно занят человек:

•  Уборка гаража.

•  Уплата налогов.

•  Предстоящая конференция.

•  День рождения Бобби.

•  Пресс-релиз.

•  Оценка продуктивности.

•  Смена руководства.

Хотя каждый из пунктов списка может показаться вполне ясной задачей или проектом, чтобы определить следующий шаг по каждому из них, вам придется не­много подумать.

•   Уборка гаража

…Ну, нужно просто зайти туда и начать уборку. Нет, подождите, там стоит здоровенный холодильник, от которого нужно избавиться первым делом. Надо уз­нать у Джона Патрика, не нужен ли ему холодильник для лагеря. Надо…

•   Позвонить Джону по поводу холодильника

Как насчет…

•    Уплаты налогов

… но я не могу начать подсчет налогов, пока мне не вернут последнюю форму К-1. До этого я ничего не смогу сделать. Так что нужно…

•  Подождать формы К-1 из компании Acme Trust

А что касается…

•    Предстоящей конференции

…то я должен узнать, собирается ли Сандра гото­вить рекламные материалы. Наверно, нужно…

•   Написать Сандре электронное сообщение и спросить

ее о рекламных материалах для конференции

… и так далее. Промежуточные шаги – "звонок Джо­ну", "ожидание формы К-1", "отправка сообщения Санд­ре" – должны быть определены для каждой проблемы, с которой связано содержимое корзины.

Справочные материалы

Многие вещи, которые вы обнаружите в корзине, могут не требовать от вас активных действий, но пред­ставлять ценность как потенциально полезная инфор­мация по проектам и темам. В идеале, у вас уже должна быть готова система организации данных (описанная в главе 4) для обращения и хранения вспомогательной информации. Как только натыкаетесь в корзине или в электронном ящике на материал, который хотели бы сохранить в качестве архивных или вспомогательных данных, сразу включайте его в систему.

Вероятно, вы обнаружите массу разнообразных до­кументов, которые вы намеревались сохранить, но дер­жали в стопках и ящиках, потому что ваша система

1 Для этой цели прекрасно подойдет одна из вспомогатель­ных корзин. Можете временно использовать ее на стадии первич­ной обработки, чтобы собрать проблемы, которые собираетесь упорядочить позднее. В дальнейшем вы сможете использовать ее для хранения "висящих" документов, касающихся текущей рабо­ты и записанных напоминаний о последующих шагах.

справочной информации была слишком формальной или просто не существовала. Напомню, что удобная в использовании, общая система сортировки, позволя­ющая обратиться к любому материалу (который мож­но достать, не вставая с места) в течение шестидесяти секунд, является критически важным компонентом внедрения описанной методики. На "переднем крае" ре­альной жизни, если сортировка информации не проис­ходит легко, быстро и весело, вы просто накапливаете материал, а не сортируете его. А в этом случае задачи гораздо труднее обрабатывать.

Когда попадается на глаза что-то, что вы хотели бы оставить у себя, напечатайте соответствующий ярлык, наклейте его на папку и положите ее в ящик. Или на­пишите инструкцию для секретаря на самоклеющемся листке, чтобы он сделал то же самое. Когда я только на­чинал тренировать клиентов, то позволял им держать стопку материалов "для сортировки". Теперь я этого не делаю. Я обнаружил, что если вы не в состоянии сразу поместить материал в систему, то, вероятнее всего, вы не сделаете этого никогда. Если не рассортировать ма­териал сейчас, то вы вряд ли сделаете это потом.