Не кладите ничего обратно в корзину

У документа, находящегося в корзине, есть только один путь – из корзины. Именно таков смысл древней пословицы, которая советует "только раз обращаться к каждому делу", хотя концепция одноразового обраще­ния к проблеме на самом деле плохая идея. Если бы вы придерживались данного принципа, то у вас никогда не появилось бы списка дел: все проблемы решались бы по мере их возникновения. Эта концепция резко снизила бы эффективность и темп вашей работы, потому что большинство возникающих задач нельзя решить сразу после того, как вы узнаете об их существовании. Совет актуален в том смысле, что нужно отказаться от вредной привычки постоянно доставать предметы из корзины и класть их обратно, так и не решив, что с ними делать. Более удачное напутствие звучало бы так: "Когда в пер­вый раз достаете предмет из корзины, сразу решайте, как с ним поступить и куда его определить. Никогда не кладите ничего обратно в корзину".

Принцип: эффективное управление внутренними обязательствами

Главная истина, усвоенная мной за двадцать лет прак­тической работы и тренингов, состоит в том, что боль­шинство стрессовых ситуаций, в которых оказываются люди, обусловлены неадекватной реакцией на обяза­тельства, которые они дают или принимают. Даже те, кто сознательно не поддается стрессу, несомненно, по­чувствуют себя спокойнее, научатся лучше сосредотачи­ваться и продуктивнее работать, если будут с большей эффективностью контролировать незамкнутые циклы в своей жизни.

Вы, вероятно, заключили гораздо больше компро­миссов сами с собой, чем подозреваете, и каждый из них – серьезный или нет – откладывается у вас в под­сознании. Они и представляют собой "незавершеннос­ти" или "незамкнутые циклы": я определяю их как не­что, отвлекающее ваше внимание, нечто, что вас не уст­раивает или, по вашему мнению, находится не на своем месте. К незамкнутым циклам может относиться все что угодно: от самых серьезных проблем вроде "Победить голод во всем мире" до более скромных задач типа "На­нять нового помощника" или самых незначительных незавершенностей: например, "Заменить электричес­кую точилку для карандашей".

Скорее всего, в конкретный момент у вас больше внутренних проблем, чем вы можете предположить. По­пытайтесь подсчитать аспекты, за которые вы ощущаете хотя бы минимальную ответственность: хотите что-то изменить, завершить, осуществить или хоть что-то пред­принять в данном направлении. (далее…)

Леонардо да Винчи

Чем больше будет усложняться ваша работа и жизнь, тем более вы будете нуждаться в стандартных инстру­ментах записи идей и входящей информации. Напри­мер, продвигаясь по карьерной лестнице, вы начнете замечать, что самые лучшие идеи, касающиеся работы, будут посещать вас в нерабочее время. Способность контролировать эти идеи с помощью эффективных инструментов сбора информации, которые всегда под рукой, является главным ключом к повышению про­дуктивности работы.

(далее…)

Обработка задач

Пошаговое мышление, необходимое для того, чтобы освобождать корзины, вероятно, является самым важ­ным уроком, который я преподал практически всем, с кем занимался. Когда мы с главой крупного отдела международной корпорации закончили обработку всех ее незавершенных дел, она заметила, что раньше благо­даря своему верному календарю ей удавалось спокойно решать, какие встречи посещать, и все же она никогда не ощущала такого облегчения при мысли о всевозмож­ных аспектах работы, которые мы вместе прояснили. Действия и сведения, о которых раньше ей нужно было напоминать, теперь были упорядочены в надежную и конкретную систему.

О чем вы должны себя спросить (и что должны от­ветить), если речь идет о конкретном голосовом или электронном сообщении, служебном письме или собс­твенной идее, которая приходит вам в голову? В этом вопросе отражен элемент управления деятельностью, который составляет основу личной организованнос­ти. Многие люди пытаются "самоорганизоваться", но совершают ошибку, оставляя за собой груду незавер­шенной "рутины". Вы не можете организовать входя­щую информацию – вы можете только собрать ее во­едино и обработать. (далее…)

Мусорные корзины

Вполне вероятно, что придется выбрасывать гораздо больше материалов, чем вы можете предположить, так что будьте готовы к появлению изрядного количества мусора. Некоторые работники, которых я тренировал, уже в первый день тренинга выясняли, что очень полез­но поставить перед дверью офиса большую мусорную корзину.