Действия

Основная цель всего управления рабочим процес­сом – принятие правильных решений, касающихся вашей текущей деятельности в любой момент. В 10:33 в понедельник решение о том, что делать – звонить Сэнди, заканчивать подготовку коммерческого предло­жения или просматривать электронные сообщения – всегда будет основной проблемой, но грамотное пред­варительное планирование придаст вам уверенности в своем выборе. (далее…)

…Поехали!

Физический сбор материала

Приучите себя замечать и собирать все, что, на ваш взгляд,

находится не на своем месте.

Первое, что надо сделать – оглядеться вокруг в по­исках чего-либо, что лежит не там, где должно лежать всегда, и положить в корзину "Входящие". Вы будете собирать незавершенные задачи и предстоящие дела. Все они попадают в папку "Входящие", чтобы ими мож­но было заняться впоследствии.

Определение необходимого временного промежутка

Я советую вам выделить отрезок времени на иници­ализацию процесса и подготовку рабочего места с над­лежащим пространством, обстановкой и инструмента­рием. Надлежащая подготовка и организация рабочего пространства позволяет уменьшить ваше подсознатель­ное сопротивление необходимости решения рутинных проблем и даже повысить ваш интерес к ним: вам за­хочется сесть и обдумать входную информацию и по­ставленные задачи. Идеальные временные рамки для большинства людей составляют два полных рабочих дня. (Впрочем, не стоит унывать, если в вашем распо­ряжении меньше времени: выполнить действия, кото­рые я рекомендую, будет полезно независимо от того, насколько много или мало времени вы им уделите. Что-

бы описанные приемы и принципы оправдали себя, не нужно ждать два дня – они начнут приносить плоды практически сразу). Весь процесс сбора информации может занять до шести часов, а для обработки и опре­деления дальнейших действий по каждой проблеме, ко­торую вы хотите зафиксировать на внешнем носителе и включить в свою систему управления деятельностью, запросто может потребоваться еще восемь часов. Ко­нечно, вы можете собирать воедино и обрабатывать все свои текущие задачи по частям, но гораздо проще будет "за один присест" определить первоочередные шаги по каждой из важнейших проблем.

(далее…)

Эдвард Гиббон

Традиционные подходы к распределению времени и персональной организации в свое время были весьма полезны. Они служили надежными ориентирами для персонала, который как раз переходил от режима про­изводственного конвейера к работе нового типа, пред­полагавшей выбор дальнейших действий и принятие ре­шений о том, когда их осуществить. Когда "время" само по себе превратилось в фактор труда, индивидуальные рабочие графики стали ключевым инструментом. (Даже в 1980-е годы некоторые специалисты считали, что на­личие карманной записной книжки составляет основу

персональной организованности, да и сегодня многие считают свой блокнот основным инструментом конт­роля над ситуацией). Помимо распределения времени, возникла необходимость принятия решений о том, как действовать. Списки приоритетов и перечни задач на каждый день стали основными инструментами, кото­рые люди разработали, чтобы хоть как-то упорядочить свой выбор возможных дальнейших действий. (далее…)