Программные средства

Программное обеспечение в некотором смысле яв­ляется  "черной дырой",  которую  можно  бесконечно

исследовать в поисках хороших инструментов управ­ления проектами. Большей частью приложения, раз­работанные специально для организации проектов, слишком сложны и обладают избыточной мощностью для того, чтобы выполнять задачи, стоящие перед 98 % людей. Пакеты подходят лишь незначительному числу профессионалов, которые в них действительно нужда­ются. Остальные могут найти фрагменты и части ме­нее формальных приложений более подходящими для пользователей. В моей практике еще не встречалось двух проектов, которые требовали бы одинаковой дета­лизации и структуризации для того, чтобы ими можно было управлять. Поэтому весьма сложно создать еди­ное приложение, которое бы годилось для управления большинством проектов.

Электронное структурирование. Структурировать практически все мысли по проектам, с которыми стал­кивается большинство людей, позволяет любое про­граммное приложение, обладающее простой функци­ей иерархического упорядочения. Я раньше пользо­вался программой компании Symantec под названием Grandview, а теперь часто прибегаю к помощи Microsoft Word для выполнения задач подобного рода в сфере планирования. Вот фрагмент структуры, которую я со­здал для одного из сеансов планирования.

Самое существенное преимущество программ по структурированию состоит в том, что они могут обла­дать требуемой степенью сложности или простоты в об­ращении. Существует масса компьютерных программ, обеспечивающих подобную базовую иерархическую структуризацию. Фокус в том, чтобы найти среди них именно ту, с которой вам будет удобно работать, что­бы можно было быстро научиться вставлять заголовки и подзаголовки и перемещать их по мере надобности. Пока вы не освоите программу, вы будете подсознательно сопротивляться ее загрузке и использованию в про­цессе мышления и упорядочения материала.

Не имеет значения, куда вы поместите свои мысли по проектам: главное, чтобы они были доступны и их можно было дополнить и просмотреть в случае необхо­димости.

Приложения для мозгового штурма. Некоторые приложения были разработаны специально для того, чтобы усовершенствовать процесс мозгового штурма. Программа Inspiration ("Вдохновение") была постро­ена на использовании техники карт сознания, предло­женной Томом Бьюзеном. Она обладает некоторыми по­лезными качествами, но я вернулся к бумаге и краси-

вой ручке, чтобы, как обычно, быстро и неформально генерировать идеи.

Проблема, возникающая в процессе перевода мозго­вого штурма в цифровой формат, состоит в том, что, как правило, нет необходимости сохранять его результаты в том виде, в котором они получены: главное – выводы, извлекаемые в процессе генерации сырых идей. Изящ­ные инструменты записи результатов мозгового штур­ма, такие как электронные доски и цифровая аппара­тура сканирования почерков, вряд ли принесут произ­водителям тот успех, на который они надеялись. Рядо­вому пользователю нужно хранить не творческие идеи, а структуры, которые получены на их основе. Между сбором, обработкой и упорядочением материалов есть существенные различия, и обычно для каждого процес­са нужны различные инструменты. Вы можете с тем же успехом загонять свои идеи в текстовый редактор.

Приложения для планирования проектов. Как уже отмечалось, большая часть программ для планирова­ния проектов слишком точна для проектного мышле­ния и планирования, с которым мы обычно сталкива­емся. За годы работы мне приходилось чаще наблюдать процессы тестирования и прекращения использования программ, а не их внедрения в качестве стандартных инструментов. Если они успешно применяются, то, как правило, имеет место строгая подгонка приложений под конкретные нужды компании или отрасли.

Уверен, что в ближайшие годы появятся менее фор­мальные и более функциональные приложения, осно­ванные на естественных механизмах мышления и пла­нирования. До этого времени лучше пользоваться ка­ким-нибудь хорошим и простым планировщиком.

Если у вас нет удобной системы для записи плохих идей, то, вероятно, и системы для хороших идей у вас тоже нет

Если вам нравится работать с отрывным блокнотом или планировщиком, держите под рукой запас чистых листов писчей или миллиметровой бумаги, которую можно использовать для создания страницы по теме или проекту по мере его возникновения. Некоторые проекты могут позднее разрастись до целого раздела или блокнота, но начинаются они все с небольшого объ­ема информации. Для большинства же проектов, воз­можно, понадобится только одна или две страницы для записи идей, которые нельзя упускать.

По мере надобности создавайте папки или отрывные блокноты

Хорошая система хранения справочных материалов общего характера не только имеет критическое значе-

ние для управления общим рабочим процессом, но и яв­ляется весьма эффективным инструментом проектного мышления. Часто проект начинает оформляться по мере накопления соответствующих сведений, записей и разнообразных материалов, поэтому стоит создать папку по теме, как только у вас будет, что в нее поло­жить. Если система сортировки слишком формальна (или отсутствует), весьма вероятны грубые недочеты проекта на достаточно ранней стадии его внедрения. Поэтому лучше будет сразу создать папку и сохранять заметки в ней (естественно, после того, как наметите дальнейшие действия).

Много раз, работая с клиентами, я обнаруживал, что процедура создания папки для случайных записей и ма­териалов, которые могут оказаться полезными, сразу придает людям уверенность в своих силах. Данный ме­тод позволяет физически, визуально и психологически взять ситуацию в свои руки.

Совершенствуйте навыки работы на компьютере, чтобы облегчить интеллектуальный труд

Вспомогательные структуры

Кроме эффективных инструментов, находящихся под рукой, важно располагать доступными формами для записи результатов проектного мышления. Так же, как наличие ручки и бумаги у вас в руках способствует мозговому штурму, удобные инструменты сортировки и хранения деталей проектов способствуют упрощению процесса планирования, которое необходимо для реше­ния многих задач.

Компьютер

Часто бывает удобно записывать мысли на порта­тивный компьютер в текстовом редакторе. У меня мно­жество замыслов, которые впоследствии могут быть воплощены в жизнь, поэтому очень удобно, когда они уже оформлены в некой цифровой форме: их можно вырезать из файлов и вставлять в различные приложе­ния. Как только заканчивается загрузка и передо мной загорается экран, мыслительный процесс начинается сам собой. Это еще одна веская причина, почему нуж­но совершенствовать навыки печатания и обращения с клавиатурой: они должны быть достаточными для того, чтобы работа на компьютере если и не являлась развле­чением, то хотя бы не представляла для вас сложности.