Выбор возможных активных действий

А теперь нам предстоит ответить на следующий воп­рос: "Каковы дальнейшие действия?"

Чтобы ответить на этот вопрос, предлагаю вернуть­ся к списку, куда вы поместили мысленный материал (см. главу 5). Или, по крайней мере, подумать обо всех проектах, которые могут занимать ваши мысли. У вас не возникает ощущения, что их осуществление продви­гается не так уверенно и не так эффективно, как могло бы? Вполне вероятно, что это так: несколько проектов немного застряли на месте.

Если бы вы не знали наверняка, что вам действи­тельно необходимо первым делом позвонить кому-то, отправить электронное сообщение, просмотреть какие-то материалы или купить что-то в магазине, то не вы­полнили бы этих действий. Самое смешное, что на опре­деление первого шага практически по каждому пункту списка вам понадобилось бы всего лишь около десяти секунд. Но именно эти десять секунд размышлений и есть та процедура, которую основная масса людей не проделывает с большинством пунктов списка.

Например, в списке моего клиента может оказаться такой пункт, как "шины".

Я спрашиваю: "Что имеется в виду?"

Он отвечает: "Ну, мне нужно поменять шины на ав­томобиле".

"Так каким будет ваш первый шаг?"

На этом этапе клиент обычно морщит лоб, думает пару секунд и приходит к заключению: "Ну, наверное, надо позвонить в магазин автозапчастей и узнать рас­ценки".

Примерно столько времени нужно, чтобы решить, каково первоочередное действие практически по каж­дому пункту. Всего лишь несколько секунд сосредото­ченных рассуждений, которые большинство людей еще не проделали с основной массой материала.

Также, вероятнее всего, можно утверждать, что чело­век, который хочет поставить новые шины на свой авто­мобиль, уже достаточно давно озабочен этой проблемой. И, вероятно, он уже не раз находился у телефона и имел в своем распоряжении достаточно времени и/или сил для того, чтобы сделать необходимый звонок. Почему же он так и не позвонил? Потому что последнее, чем ему хотелось заняться в тот момент, был пересмотр всех проектов, включая замену шин, и определение дальней­ших действий по этому поводу. Проще говоря, он вооб­ще не был настроен на размышления.

Ему нужно было заранее определить требуемые действия. Если они уже определены, то, когда у него появится пятнадцать свободных минут перед началом совещания, а запас энергии по десятибалльной шкале будет равен 4,2, он сможет взглянуть на список возмож­ных вариантов и с радостью увидеть в нем пункт "По­звонить в магазин запчастей и узнать расценки". "Эту задачу я могу с успехом выполнить", – подумает он, и у него появится реальный мотив для того, чтобы позво­нить и затем ощутить вкус победы после завершения полезного дела при текущем запасе времени и энергии. При данных обстоятельствах он не может начать подго­товку черновика серьезного договора с клиентом, но ре­сурсы позволяют ему набрать номер и быстро получить полезную информацию. Вполне вероятно, что в скором

времени он, взглянув на новые шины своего автомоби­ля, почувствует прилив гордости.

Определение содержания конкретных действий на самом приземленном уровне и упорядочение надеж­ных вешек-напоминаний о них являются ключевыми средствами повышения производительности.

Секрет завоевания преимущества состоит в том, чтобы начать. Секрет успешного начала – в том, чтобы разбить сложные непосильные проблемы на маленькие выполнимые задания и начать с самого первого из них.

Важность определения дальнейших действий

Моя индивидуальная задача – координировать ту ста­дию мыслительного процесса, на которой ставится воп­рос "Каковы дальнейшие действия?" В мечтах я вижу мир, где ни одна встреча, ни одна дискуссия и ни один сеанс общения не заканчивается, пока не будет четко ре­шено, нужны ли какие-то конкретные шаги и, если это так, то какие шаги необходимы или, по крайней мере, кто за них отвечает. Я вижу организации, внедряющие стандарт, согласно которому все, что оказывается на учас-тке каждого сотрудника, анализируется с точки зрения необходимости принятия активных мер и соответству­ющие решения обрабатываются надлежащим образом. Представьте себе, что можете свободно сосредоточиться на более серьезных проблемах и возможностях.

За годы работы я наблюдал небывалые сдвиги в рабо­те и производительности тех организаций, где индиви­дуумы и группы постоянно задавали ключевой вопрос: "Каков следующий шаг?" Каким бы простым ни казал­ся нам вопрос, его редко можно увидеть на надлежащем месте в системе организационных приоритетов.

Когда вопрос "Каков следующий шаг?" внедряется в орга-низационную культуру на базовом уровне, автоматически повышается эффективность работы, производительность, задачи становятся яснее и позволяют лучше сосредоточить внимание.

Одна из наиболее серьезных проблем, с которой вы можете столкнуться, когда привыкнете задавать этот

вопрос самому себе и окружающим, состоит в том, что общение с людьми, не сознающими его важности, может вас сильно разозлить. Он настолько быстро проясняет ситуацию, что работа с людьми и организационными средами, которые не внедрили его в свою деятельность, может показаться ночными кошмаром.

Все мы обязаны решать, каких результатов хотим до­стичь (если вообще есть такая необходимость) самосто­ятельно и в ходе общения с другими. И в какой-то мо­мент нам приходится определять следующее физичес­кое действие в рамках достижения любого результата, в котором мы заинтересованы. Но существует огромная разница между принятием такого решения в момент возникновения проблемы и определением первоочеред­ных шагов, когда ситуация становится взрывоопасной.

Что такое еженедельный обзор

Очень просто: еженедельный обзор – это любая про­цедура, позволяющая вам снова освободить сознание. Он затрагивает все стадии управления рабочим процес­сом – сбор, обработку, сортировку и пересмотр всех ва­ших нерешенных задач – и длится до тех пор, пока вы не сможете с уверенностью сказать: "Я четко знаю весь перечень дел, которыми не занимаюсь сейчас, но мог бы заняться, будь у меня такое желание".

В будничном, практическом контексте, требуемая последовательность действий выглядит следующим об­разом.

Разберитесь с неприкаянными бумагами. Повытас­кивайте всевозможные клочки бумаги, визитки, кви­танции, завалявшиеся в закоулках рабочего стола, в

карманах и других местах. Уложите все, что найдете, в корзину для обработки.

Обработайте свои записи. Пересмотрите все записи в учетном журнале, заметки с совещаний или записки, нацарапанные на листках из блокнота. Разложите их по соответствующим категориям: документы, требующие активных действий, проекты, ожидания, календарные события и "когда-нибудь/может быть". Упорядочьте любые справочные записи и материалы. Расставьте ма­териалы "Прочесть/просмотреть". Отнеситесь к делу с должной строгостью: проработайте все записи и идеи, касающиеся связей, проектов, новых замыслов, и вход­ные материалы, накопившиеся с момента последней за­грузки, все ненужное – выбросьте.

Календарные данные прошлых периодов. Вниматель­но просмотрите прошедшие даты в календаре, про­верьте, не осталось ли в нем напоминаний об активных шагах, справочной информации, и переместите данные в действующую систему. Вы должны быть в состоянии перенести в архив все календарные данные за прошлую неделю, не упуская ничего из виду.

Календарные данные будущих периодов. Взгляни­те на отмеченные в календаре предстоящие события (долго – и краткосрочные). Зафиксируйте действия, касающиеся организации и подготовки предстоящих мероприятий.

Выбросьте все из головы. Запишите (в соответству­ющие категории) любые новые проекты, дальнейшие действия, ожидания, возможные шаги, которые еще не зафиксированы.

Пересмотрите списки проектов (и существенных ре-зультатов). По очереди оцените состояние выполнения проектов, достижения целей и результатов; убедитесь в том, что в системе отмечено хотя бы одно решающее действие по каждому замыслу.

Пересмотрите списки дальнейших действий. Отметь­те выполненные действия. Проверьте наличие напоми­наний о дальнейших активных шагах, которые нужно предпринять.

Пересмотрите список ожиданий. Запишите любые действия, за которыми нужно проследить. Проверьте, какие ожидаемые действия выполнены.

Пересмотрите список "Когда-нибудь/может быть". Проверьте, какие проекты могли стать актуальными и, если таковые имеются, перенесите их в список проектов. Вычеркните пункты, которые вас больше не интересуют.

Просмотрите содержимое папок "Подвешенные про­блемы" и ”Сопутствующие материалы". Просмотрите все вспомогательные материалы, касающиеся текущей рабо­ты, чтобы наметить новые шаги, свершения и ожидания.

Подходите к делу творчески и действуйте решитель­но. Не появилось ли у вас каких-нибудь новых, чудес­ных, сумасшедших, творческих, заразительных, риско­ванных идей, которые можно добавить в систему?

Процедура пересмотра продиктована здравым смыс­лом, но мало кто из нас выполняет ее с максимальной эффективностью, сохраняя ясность мыслей и ощуще­ние внутреннего равновесия.

"Точка зрения" – это то самое сугубо человечес-кое решение проблемы информационной перегруз­ки, интуитивная процедура сокращения объема данных до существенного и контролируемого ми­нимального уровня…. В мире, который изобилует содержанием, точка зрения станет самым дефи­цитным ресурсом.

Обобщенная памятная книжка

Один из эффективных инструментов записи про­блем, не предполагающих срочных действий, но спо­собных потребовать от вас активных шагов в буду­щем, – памятная книжка6. Будучи трехмерной версией календаря, она позволяет фиксировать физические на­поминания о том, что вы захотите увидеть или вспом­нить (не сейчас, а в будущем). Памятная книжка – весьма эффективный инструмент, с помощью которого вы сможете создать собственное почтовое отделение и "отправлять" послания самому себе для получения в назначенный день. Я использую памятную книжку го­дами и даже не представляю, что бы делал без нее.

Как правило, обобщенная памятная книжка пред­ставляет собой простую систему папок, позволяющую рассортировать бумаги и другие физические напомина­ния таким образом, чтобы информация, которая нужна вам на конкретную дату в будущем, "автоматически" оказывалась в корзине в назначенный день.

6 Также известная под названием "следящей" папки, или пап­ки "переноса".

Если у вас есть секретарь или ассистент, вы можете хотя бы частично переложить данную задачу на него или на нее, при условии, что у него (у нее) под рукой имеется одна из рабочих версий аналогичной системы. Типичны­ми примерами могут быть следующие напоминания.

•  "Передайте мне эту повестку дня утром в день сове­щания".

•  "Верните мне эти материалы в понедельник, чтобы я мог их обдумать заново: они касаются совещания, намеченного на среду".

•  "Напомните мне о поездке в Гонконг за две недели до вылета, чтобы мы могли распланировать детали".

Таким образом, в течение рабочей недели вы будете извлекать и просматривать папку, посвященную соот­ветствующей дате.

Поскольку вы можете (и, вероятно, должны) упоря­дочивать материалы, чтобы иметь возможность хранить столько информации, сколько нужно, я рекомендую вам вести собственную памятную книжку, если вы в со­стоянии сделать ее атрибутом своего жизненного стиля. Она может выполнять массу полезных функций, лежа­щих за пределами круга обязанностей вашего ассистен­та, которыми вы, возможно, захотите воспользоваться. Я использую памятную книжку для хранения билетов и подтверждений рейсов, брошюр и карт с маршрута­ми путешествий, почтовых уведомлений о грядущих событиях, информации о разнообразных "возможных покупках", которые наметил на будущее, и т.д.

Итог: действующая памятная книжка отнимает у вас по одной секунде времени ежедневно, но отдача на по­рядок превышает затраты времени и усилий.

Создание обобщенной памятной книжки – картоте­ки. Вам понадобится сорок три папки – тридцать одна, помеченная числами от 1 до 31, и еще двенадцать -

с названиями месяцев. "Ежедневные" папки ставятся спереди, начиная с завтрашней даты (если сегодня -

5  октября, то номер первой папки – 6). Следующие за ней папки соответствуют дням месяца (от 6 до 31). За папкой с числом 31 располагается папка за следующий месяц (ноябрь), а за ней – папки, посвященные числам с 1 по 5. За ними идут папки, отведенные под осталь­ные месяцы (с декабря по октябрь). Содержимое папки за следующий день ежедневно переносится в корзину, затем папка ставится за последнюю из ежедневных па­пок (в нашем случае папка за 6 октября станет папкой за

6  ноября). Аналогичным образом, когда папка за следу­ющий месяц достигает начала списка (31 октября, после того, как вы освободите дневную папку, в начале окажется папка "Ноябрь", а за ней – ежедневные папки с 1 по 31), ее содержимое переносится в корзину, и она занимает место в конце списка ежемесячных папок (теперь она будет от­ведена под ноябрьские данные на следующий год). Такую систему можно назвать "вечной": в каждый конкретный момент в ней содержатся папки на следующий тридцать один день и на следующие двенадцать месяцев.

Существенное преимущество использования папок в обобщенной памятной книжке в том, что они позволя­ют хранить реальные документы (форма, которую нуж­но заполнить в определенный день, записка, которую нужно просмотреть тогда-то, телефонограмма, требу­ющая от вас конкретных действий в конкретное время, и т.д.). Пример на рис. 7.2.

Чтобы система работала, ее нужно ежедневно обнов­лять. Если вы забудете освободить папку завтрашнего дня, то не сможете доверять системе: будут упущены важные сведения, с которыми придется разбираться другими способами. Если вы уезжаете (или не имеете доступа к памятной книжке на выходных), то следует до отъезда проверить папки за те дни, в течение которых вы будете отсутствовать.

Использование календаря для последующей деятельности

Календарь можно с пользой применять для разме­щения напоминаний о делах, которые вы можете наме­тить на будущее. Большинство людей, которых я трени­ровал, были очень далеки от максимальной эффектив­ности использования календаря: иначе они, вероятно, помещали бы туда гораздо больше сведений.

Одно из трех назначений календаря – хранение ин­формации, привязанной к конкретному дню. Эта катего­рия может включать целый ряд данных, но один из наи­более творческих способов развить указанное направ­ление применения календаря – вносить туда дела, ко­торые вы хотите выбросить из головы, чтобы вернуться

к ним позднее. Вот несколько из многочисленных при­меров данных, которые можно заносить в календарь.

•  "Спусковые механизмы" для активизации проектов.

•  Мероприятия, в которых вы хотели бы поучаствовать.

•  Катализаторы принятия решений.

"Спусковые механизмы" для активизации проектов. Если у вас есть проект, о котором не нужно думать сию секунду, но вы хотите вспомнить о нем в будущем, считая, что он заслуживает вашего внимания, то мож­но выбрать подходящую дату и записать напоминание о проекте на соответствующий день. Его следует помес­тить в ячейку календаря, предназначенную для напо­минаний о действиях, намеченных на конкретный день (а не на конкретное время); когда этот день настанет, вы увидите в календаре напоминание и внесете замысел в список на правах одного из активных проектов. Типич­ными примерами таких проектов являются:

•  Специальные мероприятия, которые следует прово­дить в определенное время (запуск новых продуктов на рынок, кампании по сбору средств и т.д.).

•  Регулярные мероприятия, к которым вы должны готовиться, такие как сверка бюджета, ежегодные конференции, планерки или совещания (например, когда вам следует внести "ежегодную конференцию по продажам" в список проектов?).

•  Памятные даты для выдающихся людей, которые требуют от вас каких-либо действий (дни рождения, годовщины, праздники, предполагающие вручение подарков, и т.д.).

Мероприятия, в которых вы хотели бы поучаство­вать. Допустим, вы постоянно получаете уведомления о семинарах, конференциях, выступлениях, а также публичных и  культурных  мероприятиях,   в  которых

вам хочется принять участие по мере их приближения. Так что определите, когда наступит это "приближение", и поместите соответствующее напоминание под нуж­ной датой – например.

•  Завтрак с представителями торговой палаты, наме­ченный на следующий день.

•  Завтрашняя распродажа билетов на игры команды Tigers в этом сезоне.

•  Радиопередача по каналу "Австралия" сегодня ве­чером.

•  Шашлыки для церковного прихода в воскресенье.

Если вам в голову приходят подобные идеи, которые вы бы хотели поместить в систему, сразу так и сделайте.

Катализаторы принятия решений. Возможно, вы периодически сталкиваетесь с важными решениями, которые не в состоянии принять сразу (или у вас просто нет такого желания). В этом нет ничего страшного, если вы пришли к выводу, что необходимая дополнительная информация должна поступить к вам скорее из внут­реннего, нежели из внешнего источника (иными слова­ми, утро вечера мудренее). (Естественно, информацию из внешних источников вам следует поместить в список дальнейших действий или ожиданий.) Но чтобы вас не беспокоил отказ от срочного принятия решения, лучше подстраховаться: вам потребуется надежная гарантия, позволяющая в надлежащий момент сосредоточиться на проблеме5*.

Решение об отказе от принятия решения вполне допустимо, если у вас есть система, позволяющая его отложить.

5 Если вашим календарем пользуется группа людей, то нуж­но разделять напоминания подобного рода. Цифровые календари обычно располагают функцией "персональной" категоризации: вы можете воспользоваться ею для ввода сведений, которые, на ваш взгляд, не обязательно видеть посторонним.

Типичные подразделы данной категории включают такие спорные вопросы, как:

•  нанять/уволить;

•  объединиться/купить/продать/изъять капитал;

•  сменить работу/начать карьеру заново.

Очевидно, я уделяю слишком мало места столь серь­езной теме, но вам стоит спросить себя: "Есть ли какое-то важное решение, для которого необходим катализа­тор, позволяющий ему просто "повисеть в воздухе" не­которое время?" Если ответ утвердительный, поместите в календарь какое-нибудь напоминание, чтобы можно было вернуться к проблеме позднее.