По мере надобности создавайте папки или отрывные блокноты

Хорошая система хранения справочных материалов общего характера не только имеет критическое значе-

ние для управления общим рабочим процессом, но и яв­ляется весьма эффективным инструментом проектного мышления. Часто проект начинает оформляться по мере накопления соответствующих сведений, записей и разнообразных материалов, поэтому стоит создать папку по теме, как только у вас будет, что в нее поло­жить. Если система сортировки слишком формальна (или отсутствует), весьма вероятны грубые недочеты проекта на достаточно ранней стадии его внедрения. Поэтому лучше будет сразу создать папку и сохранять заметки в ней (естественно, после того, как наметите дальнейшие действия).

Много раз, работая с клиентами, я обнаруживал, что процедура создания папки для случайных записей и ма­териалов, которые могут оказаться полезными, сразу придает людям уверенность в своих силах. Данный ме­тод позволяет физически, визуально и психологически взять ситуацию в свои руки.

Бумага и блокноты

Кроме пишущих средств, всегда нужно иметь под рукой функциональные бумажные блокноты. Широ­коформатные отрывные блокноты вполне годятся для наших целей, поскольку вы можете без труда вырывать

страницы с идеями и записями и бросать их в корзи­ну входящих материалов, пока у вас не появится шанс обработать их. Подобные блокноты пригодятся, если нужно будет сохранить карты мыслей – вы сможете по­мещать эти разрозненные листки бумаги в надлежащие папки, никуда их не переписывая.

Где у вас лежит ближайший блокнот? Положите его еще ближе.

Старых моделей и привычек недостаточно

Ни стандартная система образования, ни традици­онные модели распределения времени, ни масса до­ступных организационных инструментов, таких как электронные блокноты, установленные на портативных компьютерах, или персональные цифровые секретари типа Outlook Express или Palm, не являются надежными средствами для выполнения новых требований, которые возлагаются на нас. Если вы пробовали использовать какие-либо из перечисленных инструментов или про­цессов, то, вероятно, поняли, что они не соответствуют темпам, сложности и смене приоритетных направле­ний в работе, которой вы занимаетесь. Чтобы достичь успеха, избежать стресса и получить контроль над си­туацией в эти продуктивные, но нестабильные времена, необходим новый способ мышления и работы. (далее…)

Записная книжка

Нужна ли записная книжка? Это зависит от ряда факторов. Вы привыкли пользоваться блокнотом? В каком виде вы хотите хранить напоминания о даль­нейших действиях, планы и проекты? Где и как часто вы должны их пересматривать? Поскольку проблемы не нужно держать в голове, может понадобиться внеш­ний носитель для записи напоминаний. Вы могли бы полностью обойтись без автоматизации и просто но­сить с собой папку с листками бумаги. (далее…)

Что должно остаться там, где лежит

Лучший способ принять верное решение о том, сто­ит ли определять что-то в корзину "Входящие", – четко уяснить, чего не стоит туда класть. Перечислю четыре категории вещей, которые могут остаться без измене­ний там, где находятся на данный момент, и не требуют от вас никаких действий.

(далее…)