Полезная привычка собирать материал

Описанные простые технические приемы и модели таят гораздо больше возможностей, чем может показаться на первый взгляд. Предложенные систематические методы позволяют уберечь рассудок от влияния отвлекающих факторов, обеспечивая высокие темпы и эффективность работы. Уже одно это могло бы стать достаточной причи­ной для того, чтобы применять описанную методологию.

Однако основные принципы работы, описанные в кни­ге, имеют и более существенные преимущества. В следую­щих трех главах я поделюсь с вами опытом, накопленным мною за последние двадцать лет: более изощренные и за­частую более обобщенные результаты внедрения основ­ных принципов. Долгосрочные результаты часто могут существенно повлиять на индивидуума, а также положи­тельно отразиться на культуре организации в целом.

Когда люди, с которыми вы сотрудничаете, видят, что вы без перебоев получаете, обрабатываете и сортируете сделки и договора, заключенные с ними, ничего не упус­кая из виду, их доверие к вам растет. Такова власть, ко­торую дает умение фиксировать напоминания обо всех незавершенных или невыполненных делах. Оно замет­но улучшает умственное здоровье, повышает качество общения и отношений с окружающими как в частной, так и в профессиональной сфере.

Стенды и доски для записей

Если у вас есть достаточно места, то воспользуйтесь стендом и/или доской для записей – это весьма эф­фективные инструменты мышления, которыми можно пользоваться время от времени. Они предоставляют массу места, где вы можете зафиксировать идеи: полез­но будет держать наброски перед глазами, пока вы раз­мышляете над данной темой. Доски для записей удоб­но вешать на стенах офисов и залов заседаний, чем они больше, тем лучше. Если у вас есть дети, то я советую вам поставить доску у них в спальне (я бы и сам хотел расти в обстановке, которая бы способствовала генера­ции максимального количества идей!). Позаботьтесь о том, чтобы под рукой постоянно было изобилие све­жих маркеров; обидно, когда нужно что-то записать на доске, а все маркеры высохли и ни на что не годятся.

Как я узнаю, что думаю, пока не услышу, что го-ворю?

Потребность в менее формальной процедуре планирования

Проработав долгие годы "в полевых условиях" с ты­сячами профессионалов, я могу с полной уверенностью заявить, что практически каждый из нас мог бы посвя­щать планированию проектов больше времени своей жизни, чаще заниматься им и придать процедуре менее формальный характер. Если бы это удалось сделать, мы смогли бы существенно снизить психологическое напряжение и освободить огромный запас творческой энергии, позволяющий достигать результатов с мини­мальными усилиями.

Я обнаружил, что самая существенная возможность усовершенствования процесса планирования не тре­бует технологических приемов, необходимых для осу­ществления самых масштабных и сложных проектов, которыми иногда пользуются профессиональные ме-

неджеры (к примеру, диаграммы Гантта). Большинство людей, которым они необходимы, уже пользуются ими или, по крайней мере, обладают доступом к методам подготовки и компьютерным программам, позволяю­щим их освоить. В действительности нам нужна спо­собность зафиксировать и задействовать больше твор­ческих, конструктивных идей, чем мы используем (или могли использовать) на практике.

Основная причина, по которой нам так не хватает эффективного мышления – дефицит систем управле­ния потенциально бесконечным объемом подробной информации по проектам, которая возникает в ходе их осуществления. Именно поэтому мой подход предпо­лагает движение снизу вверх. Если вы чувствуете, что утратили контроль над текущими проблемами, требую­щими активного решения, то вы будете сопротивляться целенаправленному планированию. Произойдет подсо­знательное отторжение. Но по мере того как вы начнете применять предложенные мною методы, вы обнаружи­те, что они высвобождают огромный запас творческих и конструктивных идей. Если у вас есть системы и при­вычки, позволяющие внедрять ваши идеи, то продук­тивность может существенно увеличиться.

Изнутри каждый успешный проект кажется ка-тастрофой.

Попытки упорядочить свою жизнь сверху вниз, когда нижние уровни выходят из-под контроля

Основная причина, по которой имеет смысл дви­гаться снизу вверх, состоит в том, что данный подход позволяет первым делом освободить все уровни созна­ния, чтобы творческая мысль могла сосредоточиться на более значимых, но расплывчатых представлениях, для которых вам следует определить четкие границы. Дан­ная методология обладает высокой степенью гибкости и свободы и включает весьма эффективные универсаль­ные мыслительные и организационные приемы, кото­рые действуют независимо от выбора основных акцен­тов. Поэтому методику стоит освоить вне зависимости от реального содержания ваших текущих проблем. Из­мените свое сознание, и данная процедура позволит вам с максимальной скоростью приспособиться к перемене. Зная о своих новых способностях, вы сможете позво­лить себе поучаствовать в более крупной игре. Перед вами откроется поистине масса возможностей.

В то время как уровень 50 000 футов, несомненно, является самым важным контекстом расстановки при­оритетов, мой опыт показывает, что если мы опреде­лим и выполним задачи, с которыми сталкиваемся на всех уровнях, особенно на Взлетной полосе и на высоте 10 000 футов, то получим дополнительные ресурсы для решения более серьезных проблем. Хотя движение сни­зу вверх не является ключевым подходом, с практичес-

кой точки зрения оно представляет критически важный фактор достижения равновесия, высокой продуктив­ности и комфорта в жизни.

Взлетная полоса. Первым делом нужно убедиться, что ваши списки действий завершены, а это уже может оказаться весьма сложной задачей. Те, кто сосредотачи­вает внимание на сборе и непредвзятой записи проблем, обнаруживают, что накопилось много дел, которые они забыли упомянуть, поместили не в ту категорию или просто не заметили.

Если у вас, помимо календаря, не отмечено хотя бы пятьдесят первоочередных и ожидаемых действий, включая повестки дня и совещания, то я сомневаюсь в том, что вы действительно записали все дела. Впро­чем, если вы внимательно следовали рекомендациям и выполняли шаги, приведенные в части II, то, возмож­но, ваши списки и вправду полны. Если это не так и вы действительно хотите до конца разобраться с данным уровнем, то вам следует выделить немного времени и отработать главы с 4 по 6 в активном режиме. Когда приведете данный уровень управления деятельностью в соответствие с текущей ситуацией, у вас сразу появится более четкое представление о срочных приоритетах: по-другому разобраться в них практически невозможно.

10 000 футов. Придайте завершенную форму списку проектов. Действительно ли он охватывает все пробле­мы, требующие от вас выполнения сразу нескольких действий? Именно он определяет границы еженедель­ных операций и позволяет освобождать сознание на бо­лее продолжительное время.

Многоуровневый анализ текущей работы автоматически улучшит вашу концентрацию, внутренний порядок и чувство приоритетов.

Если вы составите полный перечень всех результа­тов, которых хотите достичь на данном уровне в работе и в жизни, то обнаружите необходимые действия, о ко­торых даже не подозревали. Одно только составление такого объективного перечня упрочнит базу для приня­тия решений о том, чем следует заниматься в свободное время. Когда люди обновляют свои списки проектов, они обязательно обнаруживают несколько шагов, ко­торые можно предпринять сразу, чтобы сдвинуть наме­ченные дела с места.

Мало кто хранит четкую информацию о проектах в объективной форме и имеет к ней постоянный доступ. Прежде чем начинать какую бы то ни было дискуссию о том, что следует сделать за сегодняшний день, нужно сначала обеспечить доступ к требуемой информации.

Повторяю: если вы внедряли методологию, описан­ную в книге, на практике, то ваш список проектов бу­дет именно таким, каким он должен быть. Большинству участников наших тренингов нужно от десяти до пят­надцати часов, чтобы собрать, обработать и организо­вать данные в систему, которую они могут с увереннос­тью назвать полной.

20 000 футов. Это – уровень "текущих профессио­нальных обязанностей". Какие роли вы играете? В про­фессиональном смысле вопрос подразумевает ваше те­кущее служебное положение. На уровне личности по­ложение подразумевает вашу роль в семье, в обществе и, естественно, собственное представление о себе как о дееспособном субъекте.

Возможно, вы уже определили и выписали неко­торые из своих ролей. Если вы недавно заняли новую должность и существует соглашение или контракт, раз­граничивающий сферы вашей ответственности, то это, конечно, хорошее начало. Если раньше вы выполняли упражнения по определению целей и идеалов и у вас

остались соответствующие материалы, то их тоже мож­но добавить в комплекс.

Составьте и ведите список под названием "Сферы концентрации внимания". Вы можете разделить его на подсписки "Профессиональные" и "Частные": в этом случае постарайтесь регулярно пересматривать оба перечня. Это – один из самых полезных контрольных списков, которые вы можете создать для повышения уровня личной организованности. Он не потребует от вас такой же еженедельной пересортировки, как спи­сок проектов; скорее всего, он будет предназначен для менее частых обращений. В зависимости от скорости изменений, происходящих в наиболее важных сферах вашей жизни и работы, данный список следует исполь­зовать в качестве напоминания о потенциальных новых проектах, обращаясь к нему с периодичностью от одно­го до трех месяцев.

Если вы не имеете четкого представления о том, в чем состо­ит ваша работа, она всегда будет давить на вас.

У вас, вероятно, насчитывается от четырех до семи ключевых сфер ответственности в работе и пример­но столько же – в частной жизни. Ваша работа может предполагать такие направления, как управление пер­соналом, системное проектирование, долгосрочное пла­нирование, административная поддержка, маркетинг и составление рабочих графиков; вы можете отвечать за коммунальные услуги, выполнение заказов, конт­роль качества, управление активами и т.д. Если у вас собственное дело, то направлений, требующих вашего внимания, будет гораздо больше, чем если бы вы выпол­няли конкретные обязанности в крупной организации. Остальные сферы вашей жизни могут предполагать на­личие таких приоритетных направлений, как родитель­ские обязанности, участие в партнерских соглашениях,

церковь, здоровье, общественная деятельность, содер­жание дома, управление финансами, самообразование, творческое самовыражение.

Предназначение списка "Сферы концентрации вни­мания" состоит в том, чтобы дать вам возможность чет­ко определить все свои проекты и дальнейшие действия, чтобы вы могли надлежащим образом выполнять свои обязанности. Если бы вам понадобилось вести учет обя­занностей и объективно оценивать их с точки зрения того, что вы делаете и что должны делать, то вы бы обя­зательно обнаружили проекты, которые нужно добавить к одноименному списку. Просматривая список, можно прийти к заключению, что в некоторых сферах не нуж­но ничего менять, они находятся под контролем. Если же вас "грызет" какая-то проблема, решить ее можно с по­мощью разработанного проекта в соответствующей сфе­ре. "Сферы концентрации внимания", по сути, являются лишь более абстрактной и совершенной формой списка "Спусковые механизмы", описанного ранее.

Каждый клиент из тех, кого я тренировал на протя­жении последних двадцати лет, обнаруживал хотя бы один существенный пробел на данном уровне анализа деятельности. Например, стандартный вид деятельнос­ти, которым занимается менеджер или руководитель -развитие персонала. Поразмыслив, большинство лю­дей приходят к выводу, что нужно добавить к данной категории один или два проекта, таких как, например, "Усовершенствование процедуры оценки производи­тельности".

Обсуждение приоритетов должно объединять все уровни текущих компромиссов, которые вы заключаете с самим собой и с окружающими. Если вы будете под­держивать актуальность контрольного списка "описа­ния работ" и обновлять его, то, вероятно, почувствуете себя спокойнее и увереннее, чем большинство пред­ставителей нашей культурной среды. Несомненно, вам

понадобится пройти долгий путь от надежды до уве­ренности, чтобы быстро выбирать верные направле­ния деятельности.

От 30 000 до 50 000 футов и выше. В то время как три нижних уровня в основном касаются текущего по­ложения вещей (ваших действий, проектов и сфер от­ветственности), начиная с указанной высоты на первый план выходят факторы будущего, возможных направле­ний деятельности и намерений. Чтобы взять эти высо­ты, по-прежнему нужен специальный инструментарий, но ключевой вопрос звучит примерно так: "Какие теку­щие действия оправданы с точки зрения намеченных результатов, и как я собираюсь их достичь?" Вопрос мо­жет касаться разных временных интервалов: от карьер­ных планов на следующий год ("30 000 футов") до кар­тины вашего служебного и материального положения через три года ("40 000 футов") и интуитивных догадок о цели вашей жизни и направлениях ее наиболее успеш­ного достижения ("50 000 футов и выше").

Если вы толком не знаете, к чему стремитесь, то никогда не

поймете, когда нужно остановиться.

Я объединил три верхних уровня, потому что зачас­тую различные ситуации могут быть отнесены как к од­ной, так и к другой из указанных категорий. К тому же, поскольку книга Как разобраться с делами рассказы­вает скорее об искусстве достижения, а не определения целей и желаемых результатов, я не собираюсь требо­вать от вас детального изучения этих уровней. Но по своей сути подобное исследование может затронуть очень глубокие и сложные пласты, среди которых могут оказаться коммерческие стратегии, развитие организа­ции, планирование карьеры и определение жизненных ориентиров и идеалов.

Для определения целей достаточно будет сосре­доточиться на выяснении текущих мотивов, которые раскрывают истинное содержание работы в данный момент. Вопрос о том, стоит ли вам изменить направле­ние деятельности и цели, исходя из глубинного анализа и интуитивных соображений, мог бы стать предметом отдельной дискуссии. Но даже в этом случае, вы смо­жете назвать несколько аспектов, которые помогут вам прояснить собственное представление о своей работе и о том, что в ней самое важное.

Если бы вам нужно было обрисовать свое представ­ление о том, чем вы могли бы заниматься через год или полтора или о сути вашей работы на тот момент, о чем бы вы подумали? На этом, более тонком уровне могут быть вещи, которые вы должны выбросить из головы, а также – люди и системы, с которыми нужно взаимо­действовать, чтобы достичь желаемого результата. А поскольку сама работа является движущейся мише­нью, поскольку в наши дни профессиональный мир – это зыбучие пески, возможно, понадобится наметить проекты, обеспечивающие верное достижение резуль­татов в заданной области.

На данном уровне задачи могут быть самые разные: "Моя карьера будет стоять на месте, если я четко не из­ложу свои цели начальнику" или: "Какие новые занятия появятся у моих детей через год, и что я должен пред­принять в этой связи?" или: "Какие профилактические меры нужно предпринять, чтобы обеспечить верное ре­шение возникшей проблемы со здоровьем?"

В более продолжительном контексте вы можете по­думать над следующими вопросами: как продвигается ваша карьера, как протекает ваша частная жизнь, как ваша организация реагирует на внешние изменения и как это отражается на вас лично? Перечисленные вопросы касаются временного промежутка продолжи­тельностью от одного до пяти лет: когда я их задаю, они

заставляют людей давать различные, но всегда важные ответы.

Недавно я тренировал клиента, работавшего в круп­ном международном банке, который после нескольких месяцев применения нашей методологии и обретения контроля над повседневным рабочим процессом решил, что пришло время вложить капитал в открытие собствен­ной фирмы по созданию высоких технологий. Сначала за­тея была слишком смелой, чтобы думать о ней всерьез, но движение вверх с "уровня взлетной полосы" сделало за­мысел гораздо более доступным, и он стал естественным результатом обзора деятельности с большой высоты.

Если вы заняты делом, осуществление которого рас­тянется на продолжительное время (свадьба, дети, ка­рьера, компания, искусство), то с вашей стороны будет разумно подумать о том, что вам может понадобиться для продвижения в заданном направлении.

Вопросы, которые вы можете задать себе на данном этапе, таковы.

•  В чем состоят долгосрочные цели и задачи моей ор­ганизации и какие проекты, направленные на дости­жение желаемых результатов, я должен осуществить, чтобы выполнить свои обязанности?

•  Какие долгосрочные цели и задачи я наметил для себя и какие проекты, направленные на достижение желаемых результатов, я должен осуществить?

•  Какие еще существенные события могут повлиять н определение возможных направлений моей деятель­ности?

Перечислю несколько возможных аспектов, кото­рые выступают на первый план на данном этапе об­суждения.

•   Изменение сущности вашей работы под действием

смещения приоритетов компании. Вместо управле-

ния разработкой собственных программ тренингов в компании вам придется передать их сторонним агентам.

•  Направление, в котором, на ваш взгляд, следует двигаться, чтобы сделать карьеру. Вы хотите через год выполнять другую работу, вам нужно совершить переход от текущих занятий к новым задачам и при этом внимательно изучить возможности перевода на другие должности и предложения насчет повы­шений.

•  Направление деятельности организации в контек­сте глобализации и расширения. Предстоит масса зарубежных поездок и, исходя из ваших жизненных предпочтений, вам нужно подумать о пересмотре своих карьерных планов.

•   Жизненные предпочтения и изменение потребнос­

тей. По мере того как ваши дети взрослеют, уменьша­

ется необходимость в том, чтобы вы сидели с ними

дома, и растет ваш интерес к различным сферам ка­

питаловложения и оформлению пенсии.

На наивысшем уровне мышления вам придется за­дать несколько сакраментальных вопросов. Для чего существует ваша компания? Для чего существуете вы? В чем суть вашего существования, влияющая на ваш выбор как личности и как организации? Это – концеп­ция общей картины, сотни книг и учителей пытаются помочь вам усвоить ее.

"Зачем?" – вот главный вопрос, над которым бьемся все мы.

Вы можете аккуратнейшим образом упорядочить, рассортировать и организовать все остальные уровни своей жизни и работы. Но если вы хоть на йоту откло­нитесь от курса, который определяется вашими глубин­ными устремлениями или истинным предназначением, то сразу потеряете покой.

Дэниел Коуэн

Если у вас перед глазами будет перечень всевозмож­ных дел, то вы сможете эффективно использовать раз­нообразные промежутки времени. Точно так же, если вы будете знать все задачи, которые должны обработать и выполнить в конкретный момент, то сможете согласо­вать свою творческую деятельность с запасом жизнен­ных сил.

Всегда держите под рукой перечень намеченных дел, которые требуют от вас минимальных интеллектуаль­ных и творческих усилий. Когда вы находитесь в одном из низких энергетических состояний, можете ими за­няться. Чтение случайно попавшихся на глаза журна­лов, статей и каталогов, ввод телефонов и адресных дан-ных в компьютер, чистка папок, обновление программ на ноутбуке, поливка растений или замена скрепок в скоросшивателе – вот несколько из множества приме­ров дел, которыми вам все равно нужно когда-нибудь заниматься.

Даже если вы не в лучшей форме, это не причина для того,

чтобы снижать уровень продуктивности.

В этом состоит одна из основных причин, по кото­рым необходимо наметить четкие границы системы персональной организации: вам будет легче поддержи­вать высокий уровень производительности, даже если вы не в лучшей форме. Если ваш запас энергии на ис­ходе, материалы для чтения – в беспорядке, квитанции

валяются по всему дому, папки расставлены хаотично, а корзина входящих материалов не выполняет основ­ных функций, то сортировка намеченных дел кажется слишком трудной задачей. Поэтому вы избегаете ка­ких-либо действий и от этого чувствуете себя еще хуже. Один из лучших способов увеличить запас жизненной энергии – завершить некоторые незамкнутые циклы. Следовательно, имеет смысл всегда держать под рукой несколько простых циклов.

Описанные выше первые три критерия выбора даль-нейших шагов (контекст, время и энергия) обуславли­вают необходимость целостной системы напоминаний о первоочередных действиях. Иногда у вас просто не будет сил на размышления такого рода: система должна быть готова к этому. Если это так, то вы можете дейст­вовать "в рамках допустимых шагов" и выбирать отде­льные задачи, которые выполнимы в данной ситуации.

Приоритетность

Если задан контекст, в котором вы находитесь, запас времени и энергии, то, естественно, следующим крите­рием при выборе дальнейших действий станет их отно­сительная важность: "Какой из оставшихся вариантов первоочередных шагов самый важный для меня?"

Как определиться в приоритетах? Этот вопрос я час­то слышу от людей, с которыми работаю. Он обуслов­лен ощущением, что на них возложено больше задач, чем они способны выполнить. Они знают, что придется сделать непростой выбор, а некоторые проблемы, воз­можно, так и не удастся решить.

Вы не можете быть уверены в своем выборе, если не знаете, в чем состоит ваша работа.

К концу дня, чтобы не испытывать дискомфорта из-за того, что чего-то не успели, вы должны принять

ряд сознательных решений, касающихся своих обязан­ностей, целей и идеалов. Этот процесс, несомненно, предполагает зачастую сложное переплетение влияний целей, идеалов, направлений деятельности вашей орга­низации, небезразличных вам людей и важности отно­шений с ними.