Способы классификации проектов

В некоторых ситуациях бывает разумно разделить спи­сок проектов на категории. Рассмотрим их по очереди.

Проекты частного и профессионального характера. Некоторые люди предпочитают делить проекты на част­ные и профессиональные. Если вы принадлежите к их числу, имейте в виду, что список "Частные проекты" следует просматривать так же регулярно, как и список "Профессиональные проекты", а не оставлять на выход­ные. Многие действия в рамках проектов частного ха­рактера нужно будет выполнять по рабочим дням, как и все остальные задачи. К тому же часто именно аспек­ты личной жизни, оставленные без внимания, оказыва­ют на людей наибольшее давление.

Делегированные проекты. Занимая должность руко­водящего работника или начальника, вы, вероятно, не­посредственно отвечаете за несколько проектов, над вы­полнением которых трудятся ваши подчиненные. Хотя, вы, несомненно, можете поместить эти проекты в свой список "Ожидания", возможно, имеет смысл создать пе­речень "Делегированные проекты", чтобы следить за их выполнением: тогда ваша задача сведется к тому, чтобы просто просматривать список с периодичностью, поз­воляющей убедиться, что работа в рамках проекта про­двигается надлежащим образом.

Отдельные типы проектов. В некоторых случаях не­сколько однотипных проектов иногда бывает полезно сгруппировать в подсписок "Проекты". Например, у ме­ня есть отдельная категория под названием "Проекты для осуществления" – хронологический перечень всех предстоящих семинаров, тренингов и консультацион­ных встреч, которые я должен провести. Эти меропри-

ятия являются "проектами", как и все остальные дела, поскольку я должен постоянно проверять, все ли идет своим чередом, до момента их завершения. Но я считаю, что полезно заносить их в отдельный список в той по­следовательности, в которой они появляются в кален­даре, отдельно от других проектов.

Если вы – агент по продаже недвижимости, предо­ставляете консультационные услуги или разрабатыва­ете предложения для сравнительно небольшого чис­ла потенциальных клиентов в какой-либо области, то вам, вероятно, полезно будет собрать в один перечень все "текущие отношения с покупателями". Это может быть отдельный список в вашем блокноте под названи­ем "Разработка проектов по работе с клиентами" или, если у вас уже есть папка для каждого текущего про­екта, достаточно будет просто уложить их в один лоток на рабочем столе. Помните о главном: данный подход сработает только в том случае, если вы собрали воедино абсолютно все проблемы, требующие от вас активных действий, и регулярно просматриваете их перечень на­ряду с остальными проектами.

Список (списки) проектов

Список проектов не предназначен для хранения пла­нов или деталей самих проектов; не стоит пытаться упо-

рядочить его в зависимости от приоритетности, масшта­ба или срочности проектов – это должен быть полный перечень всех незамкнутых циклов. Вам вообще не при­дется прорабатывать список проектов в процессе повсед­невной деятельности; большую часть времени вы будете уделять спискам действий и спонтанно возникающим задачам. Помните, вы не можете выполнить проект, вы можете выполнить только действия, связанные с ним.

Полный и актуальный список проектов является основным рабочим инструментом, с помощью которого можно "уви­деть лес за деревьями*.

Истинная ценность списка проектов состоит в том, что он предоставляет возможность полностью пере­смотреть все задачи (хотя бы раз в неделю) и убедить­ся, что определены дальнейшие действия по каждому проекту и ничто не ускользнуло из поля зрения. Бег­лый взгляд, который вы время от времени бросаете на список, усиливает чувство контроля над ситуацией, вы знаете, что вам (и окружающим) доступен весь арсенал, позволяющий в случае необходимости оценить рабо­чую нагрузку.

Упорядочение напоминаний о проектах

Составление и ведение списка проектов (про­ект – это любая проблема или желаемый результат, требующий от вас выполнения более одного активного действия) может оказаться серьезной задачей! Вполне возможно, что у вас гораздо больше проектов, чем вы думаете. Если вы еще не составили список проектов, рекомендую вам изначально составить список проектов в простой форме, аналогичной формату списков дейс­твий: это может быть категория в цифровой памятной книжке, страница в отрывном блокноте или даже отде­льная папка, озаглавленная "проекты" и содержащая перечень или отдельные листки с названием каждого проекта.

"С глаз долой, из сердца вон" еще не означает "вон из головы&quot

Естественно, возникает реальная угроза, что вы по­местите напоминания о действиях, которые от вас тре­буются, туда, где их можно будет упустить из виду. Ос­новное назначение организационной системы состоит в том, чтобы она позволяла вам видеть напоминания именно в нужный момент: тогда вы будете уверены, что занимаетесь как раз тем, чем должны заниматься (а не наоборот). Перед тем как покинуть офис, рассмотрите каждое "подвешенное" сообщение, требующее от вас ак­тивных действий, точно так же, как вы перечитываете списки под названием "Звонки" и "Компьютер". В сущ­ности, "@Действия" – это продолжение вашего списка "Компьютер", и с этим перечнем следует обращаться аналогичным образом. Поток бумажной "подвешенной" рабочей документации также следует рассматривать как список, если документы служат единственными на­поминаниями.

Перенос "пусковых механизмов" действий в папку, в списки и/или в систему обработки электронной поч­ты – вполне приемлемый подход, если вы обращаетесь с должной периодичностью ко всем категориям, в кото­рые поместили напоминания. Какая польза от докумен­тов, затерявшихся в дебрях вашей системы и не выпол­няющих своей основной функции – напоминать вам о действиях?

Чтобы позволить себе спокойно общаться с друзьями или прогуливаться без определенной цели с полностью свободным сознанием, вам нужно знать, где находятся на­поминания о дельнейших действиях и что они собой пред­ставляют, необходима также уверенность в том, что они могут подождать. При этом вы должны быть в состоянии вспомнить о них в течение нескольких секунд, а не дней.

Управление потоком электронных сообщений

Как и некоторые бумажные материалы, электрон­ные сообщения, требующие от вас активных действий, иногда являются лучшими напоминаниями – в данном случае в рамках самой системы обработки электронной почты. Это утверждение особо актуально, если вы по­лучаете массу сообщений и проводите значительную часть времени, работая с программными средствами обработки почты. Электронные сообщения, которые напоминают вам об активных шагах, можно хранить в системе, вместо того, чтобы помещать упомянутые в них действия в отдельный список.

Многие из моих клиентов нашли полезной такую процедуру, как создание двух-трех специальных папок в своих программах обработки почты. Да, большинство электронных папок должно использоваться для хране­ния справочных или архивных материалов, но также

вполне допустимо создание действенной системы, кото­рая позволит вам отдельно рассортировать сообщения с напоминаниями об активных действиях за пределами самой папки "Входящие" (а именно в ней большинство людей и хранит сообщения).

Советую вам создать отдельную папку для сооб­щений, обработка которых занимает более двух минут (опять же, вы должны быть в состоянии сразу рассор­тировать массу сообщений, руководствуясь правилом двух минут). Название папки должно называться с за­главной буквы или символа, чтобы она (1) отличалась от остальных папок со справочным материалом и (2) была первой в перечне каталогов, возникающем в окне про­водника. Пользуйтесь символами типа "@" в Microsoft или " – " в Lotus: оба знака идут перед буквами алфави­та в соответствующих системах. Созданная вами папка "@Действия" будет содержать те сообщения, которые требуют активных шагов.

Далее вы можете создать папку под названием "@ Ожидания", которая будет находиться рядом с папкой "@Действия". Тогда, получая сообщения, где говорит­ся о том, что кто-то должен совершить некое действие, в котором вы заинтересованы, вы можете помещать их в папку "@Ожидания". Также в папку можно помещать напоминания о делах, которые вы хотите кому-то пере­дать по электронной почте: когда вы пересылаете что-то или перекладываете задачу на другого человека, отсы­лая ему сообщение, просто сохраняйте копию в папке "@Ожидания"3.

Некоторые приложения (такие как Lotus Notes) поз­воляют при пересылке сообщения сохранять копию в од­ной из папок (например, с помощью кнопки "Отослать

Для работы с пустым ящиком требуется гораздо меньше сил, чем с тем, который содержит тысячу сообщений.

Повторяю: опустошение папки "входящие" не означает решение всех хранящихся в ней проблем. Процесс требует от вас УДАЛЕНИЯ всего, что мож-

но удалить, СОРТИРОВКИ сведений, которые вы ре­шите сохранить и не предполагающих активных шагов, ВЫПОЛНЕНИЯ действий, занимающих менее двух минут и требующих переноса в папки с напоминания­ми всех ожиданий и сообщений, которые обязывают вас что-то предпринять. Теперь можете открыть свою папку "@Действия" и пересмотреть сообщения, которым, на ваш взгляд, следует уделить время. Не правда ли, выпол­нить описанную процедуру гораздо легче, чем просмат­ривать один экран за другим с тем чтобы не упустить из виду какую-нибудь "мину замедленного действия"?

Предупреждение: не рассеивайте напоминания о дальнейших действиях