Мусор

Если вы следовали моим указаниям, то наверняка уже выбросили изрядное количество материала. Так­же, скорее всего, клали в корзину предметы, которые

больше не понадобятся. Так что не удивляйтесь, если придется выбросить массу мусора в процессе обработки рутины.

Обработка всего накопившегося материала позво­лит четко уяснить, что нужно и чего не следует делать. Один директор фонда, с которым я работал, обнаружил, что скопил у себя слишком много (тысячи) электрон­ных сообщений, на которые вовсе не собирался отве­чать. Он сказал мне, что применение моей методики за­ставило его "сесть на диету": он стал более скрупулезно выбирать, какие незавершенные дела оставлять в своей жизни, а какие материалы выбрасывать. Вероятно, пе­ред вами тоже встанет вопрос: стоит ли оставлять мате­риал для последующего обращения. Для меня есть два возможных варианта ответа:

•  Если сомневаетесь, выбросьте материал на помойку.

•  Если сомневаетесь, оставьте материал у себя.

Выбирайте. Я считаю, что оба подхода хороши. Нуж­но просто доверять своей интуиции и реально оценивать свои возможности. Большинство людей испытывает страх перед процессом в целом, поскольку их системы никогда не работали надлежащим образом и не имели четких границ. Если вы проведете четкое различие меж­ду справочной информацией, ресурсами и материалом, который требует выполнения активных действий, и если ваша система хранения ссылочных данных прос­та и функциональна, вы сможете без труда поместить в нее все проблемы, с которыми в состоянии справить­ся. Поскольку не требуется применения никаких актив­ных действий, проблема сводится к наличию физичес­кого пространства и ресурсов.

Специалисты в сфере упорядочения материалов предлагают более подробные инструкции, а ваш сек­ретарь может составить специальное расписание, где сказано, сколько времени нужно уделять различным

типам документации. Я предлагаю четко уяснить разли­чие между материалами, которые требуют от вас актив-ных действий, и всей остальной информацией. Как только становится ясно, что применения активных действий не требуется, перед вами открывается множество вариантов.

Стивен Бейн

Возьмем, например, первую проблему. Вы должны кому-то позвонить? Нужно заполнить какую-то форму? Найти информацию в электронной сети? Купить что-то в магазине? Поговорить с секретаршей? Отправить электронное сообщение начальнику? Что вам нужно сделать? Если требуется выполнить какое-то действие, то его характер определит дальнейшие варианты пове­дения. Но что делать, если, на ваш взгляд, "Эта пробле­ма не требует никаких активных действий"?

Ключевой вопрос в процессе обработки информации: "Каковы дальнейшие действия?&quot

Вы все поняли. Вы будете рассматривать проблемы одну за другой. И вы будете принимать четкое решение о том, каким будет следующий шаг к решению каждой из них. На первый взгляд, в этом нет ничего сложного

(и так оно и есть), но вам придется хорошенько поду­мать. По большей части, первоочередные шаги не будут очевидными – их придется определять.

Я похож на москита в палаточном городке нудис-тов; я знаю, что мне нужно, но не знаю, с чего начать.

Не кладите ничего обратно в корзину

У документа, находящегося в корзине, есть только один путь – из корзины. Именно таков смысл древней пословицы, которая советует "только раз обращаться к каждому делу", хотя концепция одноразового обраще­ния к проблеме на самом деле плохая идея. Если бы вы придерживались данного принципа, то у вас никогда не появилось бы списка дел: все проблемы решались бы по мере их возникновения. Эта концепция резко снизила бы эффективность и темп вашей работы, потому что большинство возникающих задач нельзя решить сразу после того, как вы узнаете об их существовании. Совет актуален в том смысле, что нужно отказаться от вредной привычки постоянно доставать предметы из корзины и класть их обратно, так и не решив, что с ними делать. Более удачное напутствие звучало бы так: "Когда в пер­вый раз достаете предмет из корзины, сразу решайте, как с ним поступить и куда его определить. Никогда не кладите ничего обратно в корзину".

Леонардо да Винчи

Чем больше будет усложняться ваша работа и жизнь, тем более вы будете нуждаться в стандартных инстру­ментах записи идей и входящей информации. Напри­мер, продвигаясь по карьерной лестнице, вы начнете замечать, что самые лучшие идеи, касающиеся работы, будут посещать вас в нерабочее время. Способность контролировать эти идеи с помощью эффективных инструментов сбора информации, которые всегда под рукой, является главным ключом к повышению про­дуктивности работы.

(далее…)