Первоочередной шаг должен представлять непосредственное следующее физическое действие, которое нужно совершить

Помните, что речь идет о физических, видимых действиях. Многие считают, что определяют "первооче­редной шаг", когда решают "организовать собрание". Но это – не первоочередной шаг: он не предполагает физи­ческих действий. Как организовать собрание? Возмож­но, нужно обзвонить людей или разослать им электрон­ные сообщения. Но кому звонить или писать? Решайте. Если вы не примете решение сейчас, то вам все равно придется сделать это позже, а вся процедура, которую мы с вами выполняем, призвана довести до конца об­работку данной задачи. Если не определено следую­щее физическое действие, необходимое для того, чтобы сдвинуть проблему с мертвой точки, то каждый раз, когда вы будете думать о ней, в вашем сознании будет возникать мысленный пробел. И вы начнете избегать данной проблемы.

Не имея представления о том, каким будет следующее физи-ческое действие, вы вынуждены будете долго думать, чтобы сдвинуть ситуацию с мертвой точки.

Когда вы добираетесь до телефона или компьютера, вам хочется разобраться со всеми своими замыслами, так что можете использовать имеющийся арсенал и ра­бочее пространство для того, чтобы быстрее покончить с делами, если дальнейшие действия уже определены.

Вы можете возразить: "Следующий шаг к решению данной проблемы состоит в том, чтобы решить, что я должен сделать". Ловко. Но принятие решения не явля­ется действием, поскольку действия требуют времени, а принятие решения происходит моментально. В приня­тии решений всегда может помочь какое-то физическое действие. Девяносто девять процентов своего времени вы тратите на поиск информации, необходимой для принятия решений. Эти дополнительные сведения мо­гут попадать к вам из внешних источников ("позвонить Сьюзан, чтобы получить у нее входные данные для де­лового предложения") или возникать в результате ва­ших собственных размышлений ("Набросать идеи оче­редной реорганизации"). В любом случае, чтобы сдви­нуть проект с места, все равно необходимо определить следующее действие.

Определите, что нужно сделать, чтобы принять решение.

Когда определен первоочередной шаг

Когда вы определили, в чем именно состоит перво­очередной шаг в рамках решения проблемы, у вас есть три варианта поведения:

•  Совершить необходимое действие (если оно занима­ет меньше двух минут).

•  Передать задачу кому-то другому (если вы не явля­етесь главным субъектом совершения действия).

•  Отложить дело – поместить его в организационную систему как вариант работы, которой можно занять­ся позднее.

А если нужно предпринять какой-то шаг, то какой именно?

Это серьезный вопрос. Если что-то нужно сделать с предметом, лежащим в корзине, то вы должны решить, в чем именно состоит ваше следующее действие. Напом­ню еще раз, что "первоочередной шаг" – это первое фи­зическое видимое действие, которое нужно совершить, чтобы продвинуться к завершению задачи.

Ответить на поставленный вопрос легче и одновре­менно сложнее, чем кажется.

Следующее действие должно лежать на поверхности, но часто от вас требуется простая цепочка рассуждений

и несколько этапов планирования, которые еще не про­шли в вашем сознании, но обязательно должны пройти, чтобы можно было точно определить, что именно нуж­но сделать для решения проблемы, даже если она доста­точно проста.

Давайте рассмотрим простой список дел, которыми обычно занят человек:

•  Уборка гаража.

•  Уплата налогов.

•  Предстоящая конференция.

•  День рождения Бобби.

•  Пресс-релиз.

•  Оценка продуктивности.

•  Смена руководства.

Хотя каждый из пунктов списка может показаться вполне ясной задачей или проектом, чтобы определить следующий шаг по каждому из них, вам придется не­много подумать.

•   Уборка гаража

…Ну, нужно просто зайти туда и начать уборку. Нет, подождите, там стоит здоровенный холодильник, от которого нужно избавиться первым делом. Надо уз­нать у Джона Патрика, не нужен ли ему холодильник для лагеря. Надо…

•   Позвонить Джону по поводу холодильника

Как насчет…

•    Уплаты налогов

… но я не могу начать подсчет налогов, пока мне не вернут последнюю форму К-1. До этого я ничего не смогу сделать. Так что нужно…

•  Подождать формы К-1 из компании Acme Trust

А что касается…

•    Предстоящей конференции

…то я должен узнать, собирается ли Сандра гото­вить рекламные материалы. Наверно, нужно…

•   Написать Сандре электронное сообщение и спросить

ее о рекламных материалах для конференции

… и так далее. Промежуточные шаги – "звонок Джо­ну", "ожидание формы К-1", "отправка сообщения Санд­ре" – должны быть определены для каждой проблемы, с которой связано содержимое корзины.

Не кладите ничего обратно в корзину

У документа, находящегося в корзине, есть только один путь – из корзины. Именно таков смысл древней пословицы, которая советует "только раз обращаться к каждому делу", хотя концепция одноразового обраще­ния к проблеме на самом деле плохая идея. Если бы вы придерживались данного принципа, то у вас никогда не появилось бы списка дел: все проблемы решались бы по мере их возникновения. Эта концепция резко снизила бы эффективность и темп вашей работы, потому что большинство возникающих задач нельзя решить сразу после того, как вы узнаете об их существовании. Совет актуален в том смысле, что нужно отказаться от вредной привычки постоянно доставать предметы из корзины и класть их обратно, так и не решив, что с ними делать. Более удачное напутствие звучало бы так: "Когда в пер­вый раз достаете предмет из корзины, сразу решайте, как с ним поступить и куда его определить. Никогда не кладите ничего обратно в корзину".

Принцип: эффективное управление внутренними обязательствами

Главная истина, усвоенная мной за двадцать лет прак­тической работы и тренингов, состоит в том, что боль­шинство стрессовых ситуаций, в которых оказываются люди, обусловлены неадекватной реакцией на обяза­тельства, которые они дают или принимают. Даже те, кто сознательно не поддается стрессу, несомненно, по­чувствуют себя спокойнее, научатся лучше сосредотачи­ваться и продуктивнее работать, если будут с большей эффективностью контролировать незамкнутые циклы в своей жизни.

Вы, вероятно, заключили гораздо больше компро­миссов сами с собой, чем подозреваете, и каждый из них – серьезный или нет – откладывается у вас в под­сознании. Они и представляют собой "незавершеннос­ти" или "незамкнутые циклы": я определяю их как не­что, отвлекающее ваше внимание, нечто, что вас не уст­раивает или, по вашему мнению, находится не на своем месте. К незамкнутым циклам может относиться все что угодно: от самых серьезных проблем вроде "Победить голод во всем мире" до более скромных задач типа "На­нять нового помощника" или самых незначительных незавершенностей: например, "Заменить электричес­кую точилку для карандашей".

Скорее всего, в конкретный момент у вас больше внутренних проблем, чем вы можете предположить. По­пытайтесь подсчитать аспекты, за которые вы ощущаете хотя бы минимальную ответственность: хотите что-то изменить, завершить, осуществить или хоть что-то пред­принять в данном направлении. (далее…)

Надя Боуленджер

Это возможно. Есть способ получить полный конт­роль над ситуацией, сохраняя спокойствие, и с мини­мальными усилиями выполнить главные задачи, ко­торые возникают перед вами в работе и в жизни. (далее…)