Ясность

По окончании слишком многих совещаний остается чувство, что их участники имеют лишь смутное пред­ставление о том, что решили делать. Но без четкого решения о том, нужен ли следующий шаг, а тем более о том, каков этот шаг и кто за него отвечает, масса рути­ны чаще всего так и остается висеть в воздухе.

Меня часто просят помочь на совещаниях. Я на собс­твенном опыте убедился, что, независимо от того, на ка­ком этапе происходит обсуждение задачи, за двадцать минут до истечения времени совещания мне приходит­ся проталкивать вопрос: "Итак, каков следующий шаг?" Как показывает практика, обычно для нахождения от-

вета нужно около двадцати минут разъяснений (а за­частую и жарких дебатов).

Вопрос отражает радикальный здравый смысл: ра­дикальный, потому что он часто провоцирует обсуж­дение на более глубоком уровне: "Мы серьезно настро­ены на это? Понимаем ли мы на самом деле, о чем идет речь? Готовы ли мы выделить на этот проект драгоцен­ное время и ресурсы?" Очень просто обойти стороной эти целенаправленные вопросы. Только плодотворный поиск решения о дальнейших шагах не позволяет пере­численным аспектам снова превратиться в бесформен­ную рутину. Часто, чтобы исчерпать избранную тему, необходимы дальнейшие обсуждения, исследования, анализ и дискуссии. В наши дни мир слишком непред­сказуем, чтобы строить предположения о результатах: нам нужно взять на себя ответственность за внесение ясности в дела.

Одними разговорами рис не приготовишь.

Брок Кисолм

Так когда же, по-вашему, большинство людей опре­деляет основную массу дальнейших действий в рамках своих проектов – когда они возникают или когда ситуа­ция становится взрывоопасной? И как вы думаете, улуч­шится ли качество их жизни, если они будут заниматься этой интеллектуальной работой сразу, а не в последний момент? Какой способ мышления позволяет бодрее шагать по жизни? Определение дальнейших действий по проектам в момент их первого появления на экра­не вашего индикатора и их последующее эффективное подразделение на категории действий, которые можно выполнить в конкретной обстановке? Или лучше не ду­мать о том, что нужно сделать, до момента, когда при­ходится что-то делать, а затем бросать монету, пытаясь наверстать упущенное и замазать дыры?

Отказ от выбора дальнейших действий до последней, крити-ческой минуты существенно снижает эффективность работы и создает излишнее внутреннее напряжение.

Большинство людей на мой вопрос о том, в какой мо­мент в их компаниях принимаются решения о дальней-

ших действиях, отвечают: "Когда все вот-вот взорвется". Одна международная корпорация, с которой я работал, провела среди сотрудников опрос об источниках стресса в организационной культуре. Основной жалобой оказа­лась работа в аварийных условиях последнего момента, которую постоянно пропагандировали руководители рабочих групп, неспособные на начальном этапе при­нять нужные решения.

Джордж Ф. Норденхольт

Пункты вашего списка либо кажутся вам привлека­тельными, либо вызывают отвращение: промежуточ­ного состояния не существует. Вам хочется либо за­вершить задачу, либо вообще не думать о том, что она собой представляет, и ни при каких обстоятельствах не приступать к ее решению. Часто единственным разли­чием между двумя крайностями является отсутствие решения о дальнейших действиях.

Все, что находится в ваших списках и стопках, либо привле-кает вас, либо вызывает отвращение – когда дело доходит до "рутины", промежуточного состояния не существует.

Работая с людьми, которые слушали мои семинары или проходили подготовку с моими коллегами, я обна­ружил, что один из недостатков, не позволяющих им удержаться в седле, состоит в том, что они превращают свои списки дальнейших действий в списки задач или подпроектов, вместо того, чтобы ограничиваться конк­ретными шагами. Они все равно опережают большинст­во людей по темпам работы только потому, что записы­вают напоминания, но часто застревают на месте и меш­кают с делами, поскольку вносят в списки такие пункты, как: "Встреча с оргкомитетом банкета", "День рождения Джонни", "Приемная", "Презентация слайдов".

Иными словами, дела снова становятся бесформен­ными, рутинными, а не остаются на уровне действий. По перечисленным пунктам не намечено четких даль­нейших действий, и тот, кто заполняет список подоб­ными заданиями, постоянно перегружает свое сознание при каждом взгляде на него.

Это можно назвать дополнительной работой? Яв­ляется ли определение дальнейших шагов по каждой проблеме дополнительным усилием, которого можно не прилагать? Конечно, нет. Например, если вам нужно починить автомобиль, то в определенный момент вам все равно придется определять дальнейшие действия. Проблема в том, что большинство людей тянут до по­следнего момента, когда первоочередным шагом являет­ся "Позвонить в автоклуб, чтобы они прислали тягач!"

Вы можете справиться с делами по очереди, но вам не под силу решать проблемы оптом.

Великие люди способны рисовать картины в своем вообра­жении, представлять события быстрее и красочнее, чем все остальные

Если ваше тело реагирует на картины, которые вы ри­суете в своем сознании, то как вы можете себя почувст­вовать, скажем, вспомнив о расчете налогов? Какие картины вы представляете? "Плевое дело", "Вперед", со­стязания, успех, "Я победил!"? Вряд ли. Если исходить только из таких соображений, кто будет сильнее сопро­тивляться напоминаниям о подобных проектах – то есть кто будет мешкать с делами дольше всех? Естественно, самые творческие, чувствительные и интеллигентные люди! Их впечатлительное сознание позволяет им явс­твенно создавать кошмарные сценарии деятельности по внедрению проекта и четко представлять все отрица­тельные последствия его неполного осуществления! Они сразу начинают волноваться и опускают руки!

Я – старый человек, познавший массу бед, но большинство из них никогда не происходило на самом деле.

Марк Твен

Это – доступная методика, которую мы в состоянии постоянно оттачивать.

Часто даже самые простые затеи заходят в тупик, потому что мы не можем окончательно решить, каким будет следующий шаг. Участники моих семинаров час­то вносят в списки такие задания, как "Отладить рабо­ту автомобиля". Является ли отладка первоочередным действием? Нет, если вы не идете к машине в рабочей одежде, с гаечным ключом в руке.

"Так каким же будет ваш следующий шаг?"

"Ой… Ну, надо отвезти машину в гараж. Ах да, снача­ла нужно узнать, возьмут ли ее в ремонт. Наверно, сле­дует позвонить в мастерскую и назначить время".

"У вас есть номер?"

"Черт, нет… У меня нет номера гаража. Фред посове­товал мне хорошую мастерскую, но номера у меня нет. Я знал, что в уравнении слишком много неизвестных".

Если не определен следующий шаг, то между текущим поло-жением вещей и желаемым результатом остается несокра­тимый разрыв.

Часто именно это и происходит с массой проблем, возникающих у различных людей. Мы смотрим на про­ект, и часть нашего сознания думает: "У меня есть не все сведения, необходимые для достижения результата". Мы знаем, что чего-то не хватает, но не знаем чего, по­этому отказываемся от осуществления проекта.

"Так каковы ваши дальнейшие действия?"

"Мне нужно узнать номер. Наверно, можно узнать его у Фреда".

"У вас есть номер Фреда?"

"У меня есть номер Фреда!"

Таким образом, на самом деле первым шагом будет "Позвонить Фреду, чтобы узнать номер мастерской".

Вы заметили, сколько предыдущих шагов нужно от­следить для того, чтобы четко определить следующее действие по проекту? Это типичный случай. В списках большинства людей присутствует масса проектов по­добного рода.