"С глаз долой, из сердца вон" еще не означает "вон из головы&quot

Естественно, возникает реальная угроза, что вы по­местите напоминания о действиях, которые от вас тре­буются, туда, где их можно будет упустить из виду. Ос­новное назначение организационной системы состоит в том, чтобы она позволяла вам видеть напоминания именно в нужный момент: тогда вы будете уверены, что занимаетесь как раз тем, чем должны заниматься (а не наоборот). Перед тем как покинуть офис, рассмотрите каждое "подвешенное" сообщение, требующее от вас ак­тивных действий, точно так же, как вы перечитываете списки под названием "Звонки" и "Компьютер". В сущ­ности, "@Действия" – это продолжение вашего списка "Компьютер", и с этим перечнем следует обращаться аналогичным образом. Поток бумажной "подвешенной" рабочей документации также следует рассматривать как список, если документы служат единственными на­поминаниями.

Перенос "пусковых механизмов" действий в папку, в списки и/или в систему обработки электронной поч­ты – вполне приемлемый подход, если вы обращаетесь с должной периодичностью ко всем категориям, в кото­рые поместили напоминания. Какая польза от докумен­тов, затерявшихся в дебрях вашей системы и не выпол­няющих своей основной функции – напоминать вам о действиях?

Чтобы позволить себе спокойно общаться с друзьями или прогуливаться без определенной цели с полностью свободным сознанием, вам нужно знать, где находятся на­поминания о дельнейших действиях и что они собой пред­ставляют, необходима также уверенность в том, что они могут подождать. При этом вы должны быть в состоянии вспомнить о них в течение нескольких секунд, а не дней.

Жан де Ла Брюйер Сортировка списка ожиданий

Как и напоминания о действиях, которые обязаны совершить вы сами, напоминания обо всем, что вам должны вернуть, и обо всем, что должны сделать дру­гие, также требуют сортировки и упорядочения. При работе с данной категорией не обязательно отслеживать дискретные шаги: чаще ожиданиями являются собы­тия, связанные с проектами, которые зависят от других людей. Вы можете ждать получения заказанных ранее билетов в театр, доставки сканера для офиса, согласия клиента на ваше предложение и т.д. Когда следующий шаг в рамках определенного проекта должен предпри­нять кто-то другой, вам нужно не напоминание о даль­нейших действиях, а просто "спусковой механизм", на­поминающий о том, чего и от кого вы ждете. Ваша роль состоит в том, чтобы просматривать список с требуемой периодичностью и решать, стоит ли, например, прове­рить степень выполнения проекта или следует ускорить его осуществление.

Рекомендую вам держать список ожиданий под рукой, в той же системе, что и списки напоминаний о дальнейших действиях. Ответственность за следую­щий этап выполнения проекта может переходить от од­ного к другому, пока он не будет завершен. Например, вы звоните торговому агенту, чтобы он ознакомил вас с новыми предложениями (напоминание об этом вы занесли в список звонков). Далее вы ждете, когда про­давец явится к вам со своим предложением (предложе­ние уже относится к категории ожиданий). Когда текст предложения окажется у вас в руках, его нужно будет просмотреть (он попадет в стопку или корзину "Про­честь/просмотреть"). Ознакомившись с документом, вы отправите его начальнице для утверждения (и снова список ожиданий). И так далее1.

Вы ощутите небывалое моральное удовлетворение, когда осознаете, что ваш список ожиданий включает весь набор интересующих вас проблем, решение кото­рых возложено на других людей.

Дела, которые следует поместить в календарь

При организации данных, как уже отмечалось, воз­никает два основных типа действий: шаги, которые нужно предпринять в определенный день и/или в кон­кретное время, и задачи, которые следует выполнить как можно скорее, выделив для них время, свободное от дел, помеченных в календаре. Дела, внесенные в ка­лендарь, могут быть намечены на конкретное время (например, "с 4:00 до 5:00 – встретиться с Джимом") или на определенный день ("Позвонить Рэйчел во вторник, чтобы узнать, получила ли она текст делового предложения").

При обработке содержимого корзины, вам, вероятно, попадались дела, которые вы сразу помечали в своем рабочем календаре. Например, первоочередной шаг, не­обходимый для прохождения медосмотра, – позвонить в поликлинику, чтобы назначить время, и поскольку на это требовалось не более двух минут, вы сразу так и сде­лали. А здравый смысл подсказывает, что, как только назначено время обследования, его нужно немедленно внести в календарь.

Календарь должен содержать только основные "неровности рельефа", вокруг которых следует строить дальнейшую де­ятельность.

Но у многих людей, привыкших к составлению спис­ков дел на каждый день, возникает желание поместить в календарь действия, которые им хочется сделать, например, в следующий понедельник, но придется пе­ренести на один из последующих дней. Сопротивляй­тесь этому импульсу. Вы должны доверять своему ка­лендарю, как святыне, где находится четкий перечень задач, которые обязательно нужно выполнить за день: он должен быть заметен, даже если вы просматриваете календарь на бегу. Вам станет гораздо легче работать, если в календаре будут только дела, которые обяза­тельно нужно сделать в течение дня. Когда календарь выполняет свою непосредственную роль в процессе организации, большинство задач, которые предстоит выполнить, остаются в категории "как можно скорее: более приоритетные проблемы по сравнению со всеми остальными делами".

Классификация первоочередных действий в зависимости от контекста

За многие годы я обнаружил, что лучшее средство напоминания о действии, которое нужно выполнить как можно скорее, – это конкретный контекст, требуемый для его осуществления: инструмент, место или лицо, необходимое для решения задачи. Например, если для совершения действия нужен компьютер, то его следует поместить в список, озаглавленный "Компьютер". Если нужно съездить куда-то на машине (например, заехать в банк или в магазин инструментов), то дело надле­жит поместить в категорию поездок. Если следующий шаг – обсудить что-то непосредственно со своей колле-

гой Эмили, то разумнее всего будет поместить пробле­му в список или папку под названием "Эмили".

То, насколько узконаправленными должны быть эти категории, будет зависеть от (1) количества дейс­твий, которые необходимо держать под контролем, и (2) от того, насколько часто вы меняете контекст их совершения.

Если вы относитесь к тем редкостным счастливчи­кам, у которых намечено всего двадцать пять первооче­редных шагов, то сможете обойтись единым списком дальнейших действий. В него могут войти самые раз­нообразные дела: от покупки гвоздей и разговора с на­чальником о кадровых перестановках до генерации идей для проведения выездной деловой встречи. Но если на­копилось пятьдесят или сто намеченных дальнейших действий, то ведение одного большого списка окажется неэффективным занятием: каждый раз, когда у вас бу­дет появляться свободное время, его придется тратить на повторную сортировку проблем. Если в программе конференции объявлен короткий перерыв, в течение которого можно совершить несколько важных звонков, то сначала придется выделить такую категорию, как звонки, из длинного перечня не связанных между собой задач. А если вы отправляетесь по разным делам, може­те выбрать задачи из списка поездок и объединить их в отдельный перечень.

Еще один фактор производительности, обусловлен­ный данным методом организации проблем, – это уве­личение результативности, когда вы работаете в опреде­ленном режиме. Работая в режиме "телефон", вы обзва­ниваете массу людей – нужно только просмотреть спи­сок звонков. Когда ваш включен компьютер подключен к Интернету, старайтесь выполнить максимальный объ­ем работы, не переключаясь на другие виды деятельнос­ти. Для того чтобы перейти от одного вида деятельнос­ти к другому рабочему ритму и инструментарию, нужно

гораздо больше энергии, чем большинство из нас могут себе представить. И естественно, когда нужный человек присутствует в офисе, с вашей стороны будет разумнее обсудить с ним все накопившиеся вопросы, пока у вас есть такая возможность.

Оливер Венделл Холмс

Многие составляли списки годами, но никогда не считали эту процедуру особо эффективной. Простые системы, вроде той, которую рекомендую я, вызывают устойчивое недоверие. Однако большинство состави­телей списков не помещали туда проблемы, которые должны были там находиться или не удосуживались их завершить: поэтому сами перечни не отличались

особой функциональностью. А вот когда известно, что нужно помещать в перечни, гораздо легче работать: в таком случае необходим только эффективный спо­соб ведения списков.

Не пытайтесь создавать некую внешнюю структуру приоритетов для своих списков, которые в этом слу­чае придется переписывать после каждого изменения ситуации. Попытка наложения подобных ограничений может внести дополнительную сумятицу в системы личной организации многих людей. При рассмотрении списка в целом вы будете расставлять приоритеты на основе собственной интуиции, руководствуясь множест-вом переменных факторов. Для вас список является лишь средством отслеживания всей совокупности на­меченных активных действий и делает весь набор задач доступным для пересмотра.

Когда речь идет о "списке", под этим словом следу­ет понимать только перечень проблем с определенны­ми сходными характеристиками. Список может быть составлен в одном из следующих форматов: (1) пап­ка с отдельными заметками на бумаге, посвященны­ми проблемам, относящимся к данной категории; (2) физический список, составленный на озаглавленном листе бумаги (часто в отрывном блокноте или памят­ной книжке); или (3) перечень, составленный с помо­щью компьютера или цифрового секретаря, (напри­мер, категория задач Microsoft Outlook или отдельная тема на PDA).

Категории должны быть разделены: визуально, физически и психологически

Например, если положить справочные материалы в ту же стопку, что и данные, с которыми только собира­етесь ознакомиться, то ворох накопившихся бумаг при­ведет вас в замешательство. Если включить в список первоочередных действий дела, которые нужно помес­тить в календарь, поскольку они намечены на конкрет­ные дни, то вы утратите доверие к своему календарю, в результате чего придется постоянно пересматривать списки дальнейших действий. Если у вас возник замы­сел, который вы не собираетесь реализовывать в бли-

жайшее время, то его нужно поместить в список "Ког­да-нибудь/может быть", чтобы можно было с должным вниманием и решимостью отнестись к списку текущих проектов. А если какое-то из ваших "ожиданий" по­пало в один из списков дальнейших действий, много времени будет потрачено впустую на непродуктивное многоразовое обдумывание проблемы.