Джон Гарднер

Раздел: Эффективность16.01.2011 | Нет отзывов

Поскольку я путешествую в основном по большим городам, я веду два списка "Выезды": "Выезды – Од-жаи" (мой город) и "Выезды – другие места", где по­мечаю все товары, которые могу приобрести по пути. "Соединители для полива газонов" попадут в список "Выездов – Оджаи", а вот "Покупка спортивных нос­ков" пойдет в список "Другие выезды".

Дела в офисе. Если вы работаете в офисе, то у вас будут дела, которые вы сможете сделать только там; их список пригодится на рабочем месте – хотя, конечно, если у вас в офисе стоят телефон и компьютер, и вы ве­дете отдельные списки, озаглавленные соответственно

"Звонки" и "Компьютер", то они вам тоже понадобятся. Я бы посоветовал включить в список "Дела в офисе" любую задачу, для выполнения которой необходимо подключиться к Интернету (а это удобнее всего сделать на работе: возможно, это единственное место с постоян­ным доступом). Например, я бы поместил именно в этот список напоминание о необходимости загрузки из сети большой программы.

Дома. Многие дела можно сделать только дома, по­этому имеет смысл вести отдельный список для данно­го контекста. Я уверен, что у вас накопилось множес­тво замыслов и проектов по дому, и часто первооче­редным действием в рамках такого проекта является его осуществление. "Повесить новую репродукцию", "рассортировать компакт-диски" и "развесить по шка­фам зимнюю одежду" – таковы типичные пункты "до­машнего" списка.

Если у вас есть домашний офис, то любое дело, которое можно сделать только там, попадет в список "Дома". (Если вы работаете только на дому и не посе­щаете других офисов, то вам вообще не понадобится список "Офисные дела" – перечня "Дома" будет впол­не достаточно).

Повестки дня. Вы обязательно обнаружите, что мно­жество ваших дальнейших действий нужно будет либо совершить в процессе непосредственного общения с кем-то, либо обсудить их на повестке заседания ко­митета или совещания персонала. Вам нужно обсудить с партнером идеи на следующий год; вы хотите пого­ворить с мужем о его планах на весну; вам нужно дать секретарше задание, слишком сложное для того, чтобы излагать его суть в электронном сообщении. А на со­вещании персонала в понедельник вы должны сделать объявление об изменении стратегий подачи отчетов о расходах.

Предстоящие действия нужно помещать в отдельные повест­ки дня, составленные для каждого человека, с которым вы постоянно общаетесь, и для каждой встречи, которую вы ре­гулярно посещаете.

Подобные предстоящие действия нужно помещать в отдельные повестки дня, составленные для каждого человека и для каждой встречи. Профессионалы, кото­рые ведут папку, где содержатся все вопросы, требующие обсуждения с начальством, уже пользуются модифика­цией данного метода. Для упорядочения дальнейших действий вам может понадобиться от трех до пятнад­цати подобных списков. Я советую завести отдельные папки или списки для начальства, коллег, помощников, супругов и детей. Вам также следует завести анало­гичный список для своего поверенного, финансового секретаря, счетовода и/или программиста, словом, для каждого, с кем нужно будет обсудить более одной про­блемы во время следующего телефонного разговора.

Если вы участвуете в регулярных совещаниях – за­седаниях персонала, проектного отдела, совета дирек­торов, комитета, чего угодно – то и они заслуживают собственных папок, где вы будете отмечать вопросы, требующие обсуждения.

Часто приходится вести текущий список дел, тре­бующих обсуждения с человеком, с которым вы будете общаться лишь в течение ограниченного времени. На­пример, если вы имеете дело с подрядчиком, который выполняет существенный объем работ в вашем доме, можете составить список на время вашего сотрудничест­ва. Обходя место проведения работ в конце дня, после отъезда подрядчика, вы можете заметить детали, кото­рые захотите обсудить с ним утром, и их список должен быть у вас под рукой в случае необходимости.

Поскольку данный тип списков весьма полезен, ваша система должна  предоставлять  возможность  быстро

и легко добавлять новые повестки по мере надобности. Например, вставка страницы, посвященной отдельно­му лицу или встрече, в раздел блокнота, озаглавленный "Повестки дня", занимает считанные секунды. Пример­но столько же занимает добавление специальной стра­ницы в раздел "Повестки дня" цифрового секретаря.

Прочесть/просмотреть. Вы без сомнения найдете в корзине ряд документов, в отношении которых следу­ющим действием будет их прочтение. Надеюсь, что вы придерживались правила двух минут и уже разобрались с рядом моментальных проблем: что-то выбросили, что-то рассортировали, а что-то перенесли на следующий этап как полезный материал.

Документы, на прочтение которых, по вашим оцен­кам, уйдет более двух минут вашего времени, обычно имеет смысл помещать в отдельную физическую стоп­ку-корзину под названием "Прочесть/просмотреть". Я отношу данную категорию к спискам; но с таким списком легче всего работать, если поместить докумен­ты и журналы в лоток и/или портативную папку.

Для многих людей стопка "Прочесть/просмотреть" может оказаться весьма объемистой. Именно поэтому крайне важно помещать туда документы, рассмотре­ние которых занимает более двух минут, только в том случае, если вы действительно хотите их прочесть в свободное время. Возможно, процесс окажется весьма утомительным, но ситуация может существенно ослож­ниться и завести вас в тупик, если вы четко не опреде­лите границ данной категории. По крайней мере, четкое разграничение категорий позволит вам уяснить, каки­ми материалами вы располагаете, а наличие внутренних регулирующих механизмов поможет вам определить, что вы хотите оставить, а что – выбросить.

Полезно иметь под рукой стопку материалов для прочтения, которые можно просматривать на ходу (например, вы собираетесь на встречу, которая может

задержаться, на семинар, в программе которого мо­жет возникнуть ничем не занятое окно, или на прием к дантисту, где вам придется ждать своей очереди). Все перечисленные ситуации предоставляют прекрасную возможность ознакомиться с материалом. Люди, кото­рые не организовали свои материалы для прочтения/ просмотра, могут потерять массу времени, поскольку в жизни частенько появляются неожиданные свобод­ные минуты, которые можно выгодно использовать.

Те, кто бессмысленно расходуют свое время, чаще всего жалуются на его недостаток.

Список "спусковых крючков&quot

Раздел: Эффективность11.01.2010 | Нет отзывов

Для того чтобы быстрее освободить свое сознание, просмотрите следующий список "спусковых крючков", пункт за пунктом, и проверьте, не забыли ли вы о чем-нибудь. Часто, чтобы обнаружить мысль, затаившуюся в закоулках сознания, нужен только небольшой толчок. Не забывайте, вспомнив о чем-то, записывать эту идею на листке бумаги и класть его в корзину.

Незавершенные дела: список "спусковых крючков"

Профессиональная  деятельность

Начатые, но не завершенные проекты Проекты, осуществление которых нужно начать Обещания и обязательства перед другими людьми:

Начальником/партнерами

Коллегами

Подчиненными

Другими представителями организации

"Посторонними" людьми:

Клиентами

Другими организациями

Специалистами Информация, которую необходимо получить/передать:

Внешняя/внутренняя Совершить (отослать, передать) или ответить на:

Телефонные звонки

Голосовые сообщения

Электронные сообщения

Сообщения на пейджере

Факсы

Письма

Служебные записки Другие документы, которые нужно оформить и подать:

Доклады

Заключения/отзывы Предложения Статьи

Рекламные материалы Инструкции/указания

Откорректированные и отредактированные документы Встречи, которые следует назначить, и деловые визиты, о кото-рых стоит попросить

Кого следует ознакомить с теми или иными решениями? Существенные материалы, которые вы читали или просматри­вали:

Финансы:

Денежный поток Статистические данные Бюджеты

Прогнозы/перспективные оценки Прибыли и убытки Балансовый отчет Кредитная линия Планирование/организация:

Формальное планирование (цели, задачи, желаемые ре­зультаты)

Текущие проекты (следующие шаги) Грядущие проекты Бизнес-планы и планы маркетинга Организационные замыслы Предстоящие мероприятия Встречи Презентации

Организационная структура Изменения условий труда Установка новых систем/оборудования Поездки Банковская сфера:

Дебиторская задолженность Счета к оплате

Мелкие расходы Административная сфера

Юридические аспекты

Страховка

Персонал

Стратегии/процедуры Клиенты

Внутренние

Внешние Маркетинг

Продвижение продукции Продажи

Обслуживание клиентов Системы

Телефоны

Компьютеры

Офисная техника

Другая аппаратура

Коммунальные услуги

Упорядочение данных

Хранение

Товарных запасов Ресурсы Офис/рабочее место

Организация офиса

Мебель

Обстановка Ожидания:

Информация

Задания и проекты, которые нужно передать кому-то

Важнейшие мероприятия в рамках осуществления проектов

Ответы на: Письма

Служебные записки Звонки Предложения

Требования Возмещение затрат Средства на мелкие расходы Страховые взносы Заказы

Починка оборудования Билеты

Решения других людей Профессиональный рост Обучение/семинары Чему стоит научиться Ориентиры

Навыки, которыми необходимо овладеть, особенно в сфере: Программных продуктов Аудио – и видеокурсы Резюме Внешнее развитие Исследования – нужно узнать о… Профессиональный гардероб

Частная жизнь

Начатые, но не завершенные проекты Проекты, осуществление которых нужно начать Обещания и обязательства перед другими людьми:

Женой/мужем

Детьми

Семьей

Друзьями

Коллегами

Предметы, которые вы взяли во временное пользование Проекты: другие организации

Сфера обслуживания

Общественные

Добровольные Информация, которую нужно получить или передать:

Семья

Друзья

Коллеги

Совершить (отослать) или ответить на:

Телефонные звонки

Письма

Открытки Предстоящие события: Торжества Дни рождения Годовщины Свадьбы Выпускные Праздники Путешествия Поездки на выходные Каникулы

Встречи с друзьями Культурные мероприятия Спортивные мероприятия Исследования и развития – шаги, которые нужно предпринять: Куда следует поехать

С кем нужно встретиться, кого пригласить Местные развлечения Административная сфера: Финансы

Счета

Банки

Капиталовложения

Ссуды

Налоги

Страховка

Юридические аспекты

Сортировка данных Ожидания:

Почтовый заказ товара Починка

Возмещение затрат

Возврат предметов, взятых во временное пользование

Данные медицинских обследований

Ответные послания Дом/семья

Домовладельцы

Собственность Юридические аспекты

Недвижимое имущество

Районирование

Налоги Строители/подрядчики

Отопление/кондиционирование

Сантехника

Электричество

Крыша

Ландшафт

Заезд

Стены, полы, потолки

Обстановка

Мебель

Коммунальные службы

Приборы

Лампочки/провода

Кухонные принадлежности

Мойка, сушка, пылесос

Места, где нужно убрать Компьютеры

Программное обеспечение

Аппаратное обеспечение

Связь

CD-ROM

Электронная почта и подключение к сети

Телевидение

Видеомагнитофон

Музыка, диски, кассеты

Наушники

Автоответчик

Спортивное снаряжение

Шкафы/одежда

Гараж/склад

Ремонт и содержание машины

Инструменты

Багаж

Домашние животные Здравоохранение

Врачи

Стоматологи

Специалисты Увлечения

Книги, записи, кассеты, диски Выходы

Магазин промышленных товаров

Аптека

Рынок

Банк

Химчистка

Канцтовары Сообщество

Соседи

Школы

Местные органы власти Общественные аспекты

Другие места

Раздел: Повышение эффективности26.10.2009 | Нет отзывов

В зависимости от масштабов вашей деятельности по сбору данных, вы, возможно, захотите выполнить подобную процедуру всюду, где у вас накапливаются материалы. Если вы собираетесь полностью освободить сознание, то это нужно сделать всюду.

Не позволяйте коварным мыслям о том, что "это не так уж важ-но", поколебать вашу решимость внедрить методику дома.

Иногда люди приглашают меня к себе домой, чтобы я помог им выполнить процедуру сбора. Распростра­нено заблуждение, что порядок дома – "это не так уж важно", тем самым люди не позволяют себе полноцен­но управлять своей жизнью дома и сами у себя отбира­ют энергию.