Категории должны быть разделены: визуально, физически и психологически

Например, если положить справочные материалы в ту же стопку, что и данные, с которыми только собира­етесь ознакомиться, то ворох накопившихся бумаг при­ведет вас в замешательство. Если включить в список первоочередных действий дела, которые нужно помес­тить в календарь, поскольку они намечены на конкрет­ные дни, то вы утратите доверие к своему календарю, в результате чего придется постоянно пересматривать списки дальнейших действий. Если у вас возник замы­сел, который вы не собираетесь реализовывать в бли-

жайшее время, то его нужно поместить в список "Ког­да-нибудь/может быть", чтобы можно было с должным вниманием и решимостью отнестись к списку текущих проектов. А если какое-то из ваших "ожиданий" по­пало в один из списков дальнейших действий, много времени будет потрачено впустую на непродуктивное многоразовое обдумывание проблемы.

Отложить дело

Большинство первоочередных шагов, которые будут намечены для решения проблем, накопившихся в кор­зине, придется предпринимать вам самим, и для этого потребуется больше двух минут. Звонок клиенту; элек­тронное сообщение, над которым нужно немного поду­мать и разослать рабочей группе; подарок, который вы хотите купить для брата в магазине канцелярских то­варов; программа, которую нужно загрузить из сети и протестировать; беседа с супругом о вложении, которое, на ваш взгляд, имеет смысл – все эти дела подходят под описание.

Эти действия нужно где-то записать, а затем упо­рядочить в соответствующие категории, чтобы можно было в случае надобности получить к ним доступ. А пока что, не раздумывая, наклеивайте на каждый документ в корзине самоклеющиеся листки с названием действия, которое нужно предпринять, и перекладывайте их в стопку уже обработанных "подвешенных" дел.

Вы удивитесь, как много двухминутных действий можно со­. вершить даже в рамках самых важных проектов

Ничего не нужно отслеживать в процессе совер­шения первоочередных действий – их нужно просто выполнить. Впрочем, если вы что-то предпринимаете, и это не последнее действие, необходимое для завер­шения проекта, нужно выяснить, каков следующий шаг, и оценить его по аналогичному критерию. Например, если вы собираетесь заменить баллон с чернилами в своей любимой гелевой ручке и обнаруживаете, что кончились баллоны, тогда придется определить следу­ющий шаг в рамках данной задачи ("покупка баллонов в магазине") и совершить, передать или отложить дан­ное действие.

Придерживайтесь правила двух минут и вы увиди­те, насколько больше успеете сделать в процессе чистки входящего материала. Многих удивляет обилие двух­минутных действий, которые можно совершить даже в рамках самых важных проектов.

Позвольте поделиться с вами еще одним наблюдени­ем, касающимся правила двух минут, а точнее – набо­ра электронных сообщений. Если ваша рабочая среда предполагает получение больших объемов электронной почты, то вы сможете существенно увеличить произ­водительность, если повысите скорость набора текста и будете пользоваться сокращенными клавиатурными командами как в операционной системе, так и в прог­рамме обработки почты. Слишком многие специалисты по-прежнему выискивают буквы на клавиатуре и пыта­ются эксплуатировать мышку. Можно увеличить темп выполнения работ, если совместить правило двух минут с усовершенствованными навыками владения компью­тером. Я обнаружил, что многие руководители сопро­тивляются не технологическому прогрессу, а собствен­ной клавиатуре!

2. Модель анализа повседневной работы

Когда вы выполняете поставленные задачи или ра­ботаете в широком смысле слова, вы участвуете в одном из трех возможных процессов:

•  Выполнение запланированной работы.

•  Выполнение работы по мере ее появления.

•  Планирование дальнейшей работы.

Выполнение запланированной работы. (далее…)

Списки первоочередных действий

Так куда же определить напоминания о первоочеред­ных действиях? В списки первоочередных действий, которые, наряду с рабочим календарем, составляют ос­нову организации управления деятельностью.

Любое действие, занимающее более двух минут, ко­торое вы не можете никому передать, нужно где-то фик­сировать. "Позвонить Джиму Смиту по поводу собра­ния бюджетного комитета", "Связаться с матерями Рэй-чел и Лоры по поводу загородного лагеря" и "Набросать идеи для ежегодной конференции по продажам" – все

это напоминания о действиях, которые следует хранить в специальных списках, или корзинах, где их можно рассматривать как возможные направления деятель­ности в конкретный момент.

Если у вас только два или три десятка подобных дел, то можно хранить напоминания о них в одном списке под названием "Первоочередные действия", к которому вы будете обращаться, как только появится свободная минутка. (далее…)