Греческая пословица

Во время тренингов и семинаров, в которых участво­вали тысячи специалистов, я узнал, что нехватка време­ни не является их основной проблемой (хотя они сами придерживаются именно такого мнения); реальную проблему представляет недостаток ясности и опреде­ленности в таких вопросах, как истинная суть проекта и требуемые первоочередные шаги на пути его внедре­ния. Именно решение первостепенных задач в момент их появления на горизонте, а не попытки разобраться во второстепенных проблемах после того, как непри­ятности уже начались, позволяет нам пожинать плоды управления деятельностью.

Дела редко застревают на одном месте из-за недостатка времени: они не могут сдвинься с мертвой точки, потому что четко не определен путь достижения результата.

Ценность подхода "снизу вверх"

За годы работы я убедился в практичности приме­нения подхода "снизу вверх" для повышения индиви­дуальной продуктивности: начинать следует с самого приземленного уровня текущей деятельности и с са­мых обыденных проблем. С интеллектуальной точки зрения, наиболее подходящий метод работы предпола­гал бы движение сверху вниз: формулировку личных и корпоративных целей, затем – определение крити­ческих задач и, наконец, сосредоточение внимания на деталях и внедрении проекта. Но проблема в том, что большинство людей опутано целым клубком повсед-

невных забот, так что у них нет почти никакой возмож­ности как следует сосредоточиться на более широких перспективах. (далее…)

Категория первоочередных шагов

Центральное место на диаграмме рабочего процесса занимает решение о том, каким будет следующий шаг. Этот шаг должен представлять физическое, зримое действие, направленное на завершение любого неза­мкнутого цикла, без исключения.

Любые действия, которые занимают меньше двух минут, и все дела, которые уже завершены, естественно, не требуют вашего внимания: они уже в прошлом. От­слеживать нужно все действия, которые должны быть совершены в конкретное время в определенный день (помечайте их в своем календаре), все задачи, которые нужно выполнить как можно скорее (их следует добав­лять в списки "Первоочередных шагов"), и, наконец,

все действия, которые могут быть сделаны другими (их следует включать в список "Ожидания").

Календарь

Напоминания о действиях, которые вы должны пред­принять, делятся на две категории: напоминания о собы­тиях, которые должны произойти в определенный день или в конкретное время, и напоминания о делах, кото­рые нужно завершить как можно скорее. Ваш календарь предназначен для хранения напоминаний первого типа.

В календаре следует отмечать три вещи:

•   действия, которые следует совершить в определен­
ное время;

•  действия, которые следует совершить в определен­ный день;

•  информацию, приуроченную к конкретным датам.

(далее…)

Модель реактивного планирования

Большинство людей сознательно считают "планиро­ванием" неестественную модель, и, поскольку она зачас-тую не имеет отношения к реальной работе и является надуманной, люди просто отказываются строить планы. По крайней мере, планы, касающиеся первоочередных

задач: приходится откладывать планирование встреч, презентаций и стратегических операций до последнего момента.

Но что происходит, если не планировать свои дейс­твия заранее? Во многих случаях наступает кризис. "Ты не взял билеты? По-моему, ты собирался это сделать!" И когда наступает этот самый последний момент, начи­нает работать модель реактивного планирования.

Организация

Во внешнем контуре диаграммы рабочего процесса  находятся восемь разных категорий напоми­наний и материалов, которые появятся в результате обработки всей вашей "рутины". В совокупности они составляют целостную систему организации практи-

чески всех ваших проблем: текущих и тех, что будут по­являться ежедневно и еженедельно.

Для проблем, которые не предполагают никаких действий с вашей стороны, существует три возмож­ных категории – мусор, отложенная информация и хранилище помеченной информации. Если с вашей стороны не требуется никаких шагов, вы просто от­брасываете проблему, заносите информацию в блок­нот, чтобы пересмотреть ее позже (когда-нибудь), или сохраняете ее, чтобы можно было, по мере необходи­мости, в любое время обратиться к материалу. Для управления проблемами, предполагающими какие-либо шаги с вашей стороны, вам понадобится список проектов, файлы или папки для планов проектов и материалов для них, календарь, список напоминаний

0 первоочередных действиях и список напоминаний об
ожидаемых событиях.

(далее…)

Элберт Хаббард

Каковы дальнейшие действия? Это – критический вопрос, касающийся любой собранной вами информа­ции; если вы ответите на него правильно, то у вас по­явится ключевая существенная задача, требующая ор­ганизации. "Следующее действие" – это следующий физический, ощутимый шаг, который нужно сделать, чтобы продвинуться в направлении завершения теку­щей задачи.

Некоторые примеры следующих действий:

•    Позвонить Фреду, чтобы узнать телефонный номер хозяев гаража, который он посоветовал купить.

•  Набросать идеи, которые можно было бы включить в повестку собрания бюджетного комитета.

•  Обсудить с Анжелой систему регистрации докумен­тов, которую нужно установить.

(далее…)