Заключение

Надеюсь, что книга принесла вам пользу, что вы уже пожинаете плоды применения изложенной методики: успеваете больше с меньшими потерями и без внут­реннего напряжения. Также я искренне надеюсь, что вы ощутили свободу состояния, когда "создание подобно воде" и прилив творческой энергии, сопутствующий внедрению методики. Те, кто начинает применять опи­санные методы, всегда обнаруживают, что они таят в се­бе больший потенциал, чем кажется на первый взгляд, и вы сами, возможно, открыли их уникальные преиму­щества для себя.

Готов поспорить, что книга Как разобраться с дела­ми: искусство продуктивности без стресса подтвердила уже известную вам информацию и сведения, которые вы давно применяете на практике. И все же теперь, надеюсь, вам будет гораздо проще ориентироваться на здравый смысл в мире, который с каждым днем поража­ет нас все большей сложностью и глубиной.

Моя задача заключается не в том, чтобы присовоку­пить свой вклад к массе современных теорий и моделей достижения успеха. Наоборот, я пытался определить ключевые методы, которые не меняются с течением времени и всегда работают. Это как законы гравита­ции – если вы понимаете принцип, то можете работать гораздо эффективнее, чем бы ни занимались. Пожалуй, книгу стоило бы назвать Последнее исследование в сфере возврата к истокам!

Как разобраться с делами: искусство продуктив­ности без стресса является путеводной картой, с по­мощью которой можно достичь состояния позитивной

расслабленной концентрации внимания, характеризу­ющего моменты наивысшей продуктивности. Предла­гаю использовать книгу в качестве справочника, ко­торый подскажет, как перейти в нужное состояние в любой момент.

Чтобы не сбиться с курса, вам понадобится ряд навы­ков, которые, возможно, еще не вошли в привычку: уме­ние выбрасывать все из головы, определять дальнейшие действия и результаты, когда проблемы только появля­ются на радаре, а не позже, регулярно пересматривать и обновлять полный список всех незамкнутых циклов в вашей работе и жизни. Надеюсь, что к текущему момен­ту вы хотя бы наметили точку отсчета для определения ценности этих навыков. Но не удивляйтесь, если для того, чтобы довести их до автоматизма, вам понадобит­ся немного времени. Запаситесь терпением и получайте удовольствие от процесса.

И напоследок несколько указаний для продвижения вперед.

•  Подготовьте к работе собственный инструментарий для повышения личной организованности. Приведи­те в порядок свое рабочее место. Заведите корзины для входящих данных. Заведите хороший блокнот-органайзер для ведения списков, с которым вам бу­дет приятно работать. Кроме того, я рекомендую вам внедрять любые изменения, которые, на ваш взгляд, могли бы улучшить рабочую обстановку вокруг вас. Повесьте картины, купите ручки, выбросьте мусор, реорганизуйте рабочее пространство. Это будет хо­рошим началом.

•  Выделите время, когда вы могли бы полностью ра­зобрать отдельный участок вашего офиса и каждый угол своего дома. Соберите все рекомендации в свою систему и работайте, взяв за основу рекомендации книги Как разобраться с делами.

•   Поделитесь любыми ценными навыками, извлечен­ными из книги, с кем-то еще. (Это самый быстрый способ научиться).

•   Просмотрите книгу "Как разобраться с делами: искус­ство продуктивности без стресса" через три-шесть месяцев. Вы найдете в ней моменты, упущенные при первом прочтении и многие истины откроются вам заново.

•   Поддерживайте контакты с людьми, которые передают и развивают описанные навыки и стандар­ты

Желаю приятно провести жизнь!

Искусство справляться с заботами

Мои клиенты часто удивляются, как я иногда могу часами сидеть в их офисах, пока они опустошают ящики столов и старательно обрабатывают каждую мелочь из тех, что накопились в их сознании и на рабочих местах. Обычно они чувствуют неловкость из-за того, что поз­волили себе безответственно отнестись к столь боль­шим объемам материала, но, кроме того, они считают, что я умираю от скуки. Как раз наоборот. Удивительно, но для меня данный процесс является самой увлека­тельной работой, которой я занимаюсь с людьми. Мне знакомы чувства свободы и облегчения, которые ожи­дают клиентов по окончании процедуры обработки ма­териалов. Я знаю, что для того, чтобы пробиться сквозь ворох документов, всем нам необходим опыт, поддерж­ка и четко сосредоточенное внимание; только в этом случае у нас вырабатываются стандарты и привычки, которые позволяют справляться с потоком информа­ции надлежащим образом. Я знаю, насколько сущест­венная перемена произойдет в отношениях этих людей с начальством, супругами, детьми и с собственным "я" в течение следующих нескольких часов и, будем наде­яться, нескольких дней и лет.

Мне не скучно. Такая работа – одна из самых инте­ресных задач, над которым и может трудиться человек.

Ценное умение ориентироваться на результат

Способность направлять мыслительные процессы и во­ображение на изменение ситуации изучалось и пропа­гандировалось в самых разнообразных контекстах – от первых книг по позитивному мышлению до последних открытий в сфере нейрофизиологии.

Лично я был заинтересован в том, чтобы применить принцип в контексте своей деятельности и узнать, по­могает ли он справиться с делами. А если это так, то как нам наилучшим образом использовать его в управлении своей деятельностью и жизнью? Действительно ли мы можем использовать эту информацию таким образом, чтобы добиться желаемого результата с меньшими за­тратами? Ответом на вопрос стало уверенное "Да!"

Выбор возможных активных действий

А теперь нам предстоит ответить на следующий воп­рос: "Каковы дальнейшие действия?"

Чтобы ответить на этот вопрос, предлагаю вернуть­ся к списку, куда вы поместили мысленный материал (см. главу 5). Или, по крайней мере, подумать обо всех проектах, которые могут занимать ваши мысли. У вас не возникает ощущения, что их осуществление продви­гается не так уверенно и не так эффективно, как могло бы? Вполне вероятно, что это так: несколько проектов немного застряли на месте.

Если бы вы не знали наверняка, что вам действи­тельно необходимо первым делом позвонить кому-то, отправить электронное сообщение, просмотреть какие-то материалы или купить что-то в магазине, то не вы­полнили бы этих действий. Самое смешное, что на опре­деление первого шага практически по каждому пункту списка вам понадобилось бы всего лишь около десяти секунд. Но именно эти десять секунд размышлений и есть та процедура, которую основная масса людей не проделывает с большинством пунктов списка.

Например, в списке моего клиента может оказаться такой пункт, как "шины".

Я спрашиваю: "Что имеется в виду?"

Он отвечает: "Ну, мне нужно поменять шины на ав­томобиле".

"Так каким будет ваш первый шаг?"

На этом этапе клиент обычно морщит лоб, думает пару секунд и приходит к заключению: "Ну, наверное, надо позвонить в магазин автозапчастей и узнать рас­ценки".

Примерно столько времени нужно, чтобы решить, каково первоочередное действие практически по каж­дому пункту. Всего лишь несколько секунд сосредото­ченных рассуждений, которые большинство людей еще не проделали с основной массой материала.

Также, вероятнее всего, можно утверждать, что чело­век, который хочет поставить новые шины на свой авто­мобиль, уже достаточно давно озабочен этой проблемой. И, вероятно, он уже не раз находился у телефона и имел в своем распоряжении достаточно времени и/или сил для того, чтобы сделать необходимый звонок. Почему же он так и не позвонил? Потому что последнее, чем ему хотелось заняться в тот момент, был пересмотр всех проектов, включая замену шин, и определение дальней­ших действий по этому поводу. Проще говоря, он вооб­ще не был настроен на размышления.

Ему нужно было заранее определить требуемые действия. Если они уже определены, то, когда у него появится пятнадцать свободных минут перед началом совещания, а запас энергии по десятибалльной шкале будет равен 4,2, он сможет взглянуть на список возмож­ных вариантов и с радостью увидеть в нем пункт "По­звонить в магазин запчастей и узнать расценки". "Эту задачу я могу с успехом выполнить", – подумает он, и у него появится реальный мотив для того, чтобы позво­нить и затем ощутить вкус победы после завершения полезного дела при текущем запасе времени и энергии. При данных обстоятельствах он не может начать подго­товку черновика серьезного договора с клиентом, но ре­сурсы позволяют ему набрать номер и быстро получить полезную информацию. Вполне вероятно, что в скором

времени он, взглянув на новые шины своего автомоби­ля, почувствует прилив гордости.

Определение содержания конкретных действий на самом приземленном уровне и упорядочение надеж­ных вешек-напоминаний о них являются ключевыми средствами повышения производительности.

Секрет завоевания преимущества состоит в том, чтобы начать. Секрет успешного начала – в том, чтобы разбить сложные непосильные проблемы на маленькие выполнимые задания и начать с самого первого из них.

Вычерпывание воды из лодки отнимает силы, которые нужны для гребли

Я должен быть уверен в том, что любая просьба или актуальная информация, которую я записываю на авто­ответчике, пересылаю по электронной почте, довожу до сведения собеседника или выписываю на листе бумаги, попадет в систему другого человека, будет обработана, отсортирована и доступна для обращения в качестве ва­рианта дальнейших действий. Если получатель обраба­тывает только голосовые сообщения, а не электронную почту или записки на бумаге, то я вынужден ограни­чиваться только его или ее любимым носителем. Такое поведение недопустимо для организации, которая забо­тится о том, чтобы ее деятельность характеризовалась минимальными затратами.

Если нужны перемены, то вам понадобится уверен­ность в том, что необходимые инициативы найдут над­лежащую поддержку. Качество любой замкнутой сис­темы будет определяться качеством ее самого слабого звена, часто ахиллесовой пятой организации является вялая реакция руководящего лица на инициативы, ко­торые рождаются в системе.

Я замечаю подобные явления особенно часто, когда работаю в организациях, где корзины входящих мате­риалов либо вообще отсутствуют, либо переполнены и долго стоят необработанными. Такие корпоративные структуры часто страдают от прерываний, поскольку нельзя положиться на объявления, помещенные в сис­тему.

Если корпоративная культура предполагает наличие надежных систем, где все прослеживается до уровня от­дельных документов, в ней сразу чувствуется ясность. Все операции в системе выполняются на подсознатель­ном уровне и внимание каждого работника четко сфо­кусировано на проблемах. То же самое касается семей, создавших корзины для входящих материалов – роди­телей, детей, нянек, домовладельцев и всех остальных представителей постоянного круга общения членов се­мьи. Люди часто недоумевают, когда я говорю им, что мы с моей женой Кэтрин кладем разные вещи в корзи­ны друг к другу, даже когда расстояние между нами со­ставляет всего несколько футов; процедура кажется им холодной и механической. Кроме того, что подобные поступки являются проявлением вежливости, позво­ляющим не отрывать друг друга от текущей работы, такая практика укрепляет наши отношения и расши­ряет нашу свободу, поскольку механические действия выполняются в рамках системы, не отнимая внимания ни у кого из нас.

К сожалению, невозможно разработать законода­тельную базу для систем персональной организации. Каждый должен придумать собственный способ, кото­рый позволяет справляться с возникающими задачами. Впрочем, можно возложить на людей ответственность за результаты деятельности и за отслеживание и упо­рядочение всех возникающих дел. Также вы можете поделиться с ними информацией, которую почерпнули из этой книги. По крайней мере, в этом случае у них не будет оправдания, если они упустят что-то из виду.

Организации должны воспитывать культуру, допускающую, что каждому сотруднику положено сделать больше, чем он в состоянии сделать; допускается также пересмотр догово­ренностей о том, чего неделает каждый сотрудник.

Это не означает, что все должны делать все. Я наде­юсь, что описал модель, которую можно внедрить в на­шем сравнительно новом информационном обществе: она предоставляет каждому возможность для выполне­ния намного больших объемов работы, чем он или она способны выполнить. Важнейшей задачей будет отладка процесса постоянного пересмотра обязанностей всех за­интересованных лиц, чтобы никто не переживал о том, что чего-то не делает. Таков реальный интеллектуаль­ный труд на более сложном уровне. Но на этот уровень нет доступа тому, кто не располагает действенной "пу­ленепробиваемой" системой сбора сведений. Помните, вы не сможете пересмотреть соглашение с самим собой, о заключении которого вы не в состоянии вспомнить. И конечно же, вы не можете пересматривать договорен­ности с другими людьми, если их нить утрачена.

Когда группы людей поголовно внедряют требова­ние сбора ста процентов информации, они могут смело отправляться в плавание. Это не значит, что они плывут вправильном направлении или сели на нужный корабль. Это лишь означает, что корабль, на который они сели, плывет в выбранном направлении на всех парусах.