Потребность в менее формальной процедуре планирования

Проработав долгие годы "в полевых условиях" с ты­сячами профессионалов, я могу с полной уверенностью заявить, что практически каждый из нас мог бы посвя­щать планированию проектов больше времени своей жизни, чаще заниматься им и придать процедуре менее формальный характер. Если бы это удалось сделать, мы смогли бы существенно снизить психологическое напряжение и освободить огромный запас творческой энергии, позволяющий достигать результатов с мини­мальными усилиями.

Я обнаружил, что самая существенная возможность усовершенствования процесса планирования не тре­бует технологических приемов, необходимых для осу­ществления самых масштабных и сложных проектов, которыми иногда пользуются профессиональные ме-

неджеры (к примеру, диаграммы Гантта). Большинство людей, которым они необходимы, уже пользуются ими или, по крайней мере, обладают доступом к методам подготовки и компьютерным программам, позволяю­щим их освоить. В действительности нам нужна спо­собность зафиксировать и задействовать больше твор­ческих, конструктивных идей, чем мы используем (или могли использовать) на практике.

Основная причина, по которой нам так не хватает эффективного мышления – дефицит систем управле­ния потенциально бесконечным объемом подробной информации по проектам, которая возникает в ходе их осуществления. Именно поэтому мой подход предпо­лагает движение снизу вверх. Если вы чувствуете, что утратили контроль над текущими проблемами, требую­щими активного решения, то вы будете сопротивляться целенаправленному планированию. Произойдет подсо­знательное отторжение. Но по мере того как вы начнете применять предложенные мною методы, вы обнаружи­те, что они высвобождают огромный запас творческих и конструктивных идей. Если у вас есть системы и при­вычки, позволяющие внедрять ваши идеи, то продук­тивность может существенно увеличиться.

Изнутри каждый успешный проект кажется ка-тастрофой.

Попытки упорядочить свою жизнь сверху вниз, когда нижние уровни выходят из-под контроля

Основная причина, по которой имеет смысл дви­гаться снизу вверх, состоит в том, что данный подход позволяет первым делом освободить все уровни созна­ния, чтобы творческая мысль могла сосредоточиться на более значимых, но расплывчатых представлениях, для которых вам следует определить четкие границы. Дан­ная методология обладает высокой степенью гибкости и свободы и включает весьма эффективные универсаль­ные мыслительные и организационные приемы, кото­рые действуют независимо от выбора основных акцен­тов. Поэтому методику стоит освоить вне зависимости от реального содержания ваших текущих проблем. Из­мените свое сознание, и данная процедура позволит вам с максимальной скоростью приспособиться к перемене. Зная о своих новых способностях, вы сможете позво­лить себе поучаствовать в более крупной игре. Перед вами откроется поистине масса возможностей.

В то время как уровень 50 000 футов, несомненно, является самым важным контекстом расстановки при­оритетов, мой опыт показывает, что если мы опреде­лим и выполним задачи, с которыми сталкиваемся на всех уровнях, особенно на Взлетной полосе и на высоте 10 000 футов, то получим дополнительные ресурсы для решения более серьезных проблем. Хотя движение сни­зу вверх не является ключевым подходом, с практичес-

кой точки зрения оно представляет критически важный фактор достижения равновесия, высокой продуктив­ности и комфорта в жизни.

Взлетная полоса. Первым делом нужно убедиться, что ваши списки действий завершены, а это уже может оказаться весьма сложной задачей. Те, кто сосредотачи­вает внимание на сборе и непредвзятой записи проблем, обнаруживают, что накопилось много дел, которые они забыли упомянуть, поместили не в ту категорию или просто не заметили.

Если у вас, помимо календаря, не отмечено хотя бы пятьдесят первоочередных и ожидаемых действий, включая повестки дня и совещания, то я сомневаюсь в том, что вы действительно записали все дела. Впро­чем, если вы внимательно следовали рекомендациям и выполняли шаги, приведенные в части II, то, возмож­но, ваши списки и вправду полны. Если это не так и вы действительно хотите до конца разобраться с данным уровнем, то вам следует выделить немного времени и отработать главы с 4 по 6 в активном режиме. Когда приведете данный уровень управления деятельностью в соответствие с текущей ситуацией, у вас сразу появится более четкое представление о срочных приоритетах: по-другому разобраться в них практически невозможно.

10 000 футов. Придайте завершенную форму списку проектов. Действительно ли он охватывает все пробле­мы, требующие от вас выполнения сразу нескольких действий? Именно он определяет границы еженедель­ных операций и позволяет освобождать сознание на бо­лее продолжительное время.

Многоуровневый анализ текущей работы автоматически улучшит вашу концентрацию, внутренний порядок и чувство приоритетов.

Если вы составите полный перечень всех результа­тов, которых хотите достичь на данном уровне в работе и в жизни, то обнаружите необходимые действия, о ко­торых даже не подозревали. Одно только составление такого объективного перечня упрочнит базу для приня­тия решений о том, чем следует заниматься в свободное время. Когда люди обновляют свои списки проектов, они обязательно обнаруживают несколько шагов, ко­торые можно предпринять сразу, чтобы сдвинуть наме­ченные дела с места.

Мало кто хранит четкую информацию о проектах в объективной форме и имеет к ней постоянный доступ. Прежде чем начинать какую бы то ни было дискуссию о том, что следует сделать за сегодняшний день, нужно сначала обеспечить доступ к требуемой информации.

Повторяю: если вы внедряли методологию, описан­ную в книге, на практике, то ваш список проектов бу­дет именно таким, каким он должен быть. Большинству участников наших тренингов нужно от десяти до пят­надцати часов, чтобы собрать, обработать и организо­вать данные в систему, которую они могут с увереннос­тью назвать полной.

20 000 футов. Это – уровень "текущих профессио­нальных обязанностей". Какие роли вы играете? В про­фессиональном смысле вопрос подразумевает ваше те­кущее служебное положение. На уровне личности по­ложение подразумевает вашу роль в семье, в обществе и, естественно, собственное представление о себе как о дееспособном субъекте.

Возможно, вы уже определили и выписали неко­торые из своих ролей. Если вы недавно заняли новую должность и существует соглашение или контракт, раз­граничивающий сферы вашей ответственности, то это, конечно, хорошее начало. Если раньше вы выполняли упражнения по определению целей и идеалов и у вас

остались соответствующие материалы, то их тоже мож­но добавить в комплекс.

Составьте и ведите список под названием "Сферы концентрации внимания". Вы можете разделить его на подсписки "Профессиональные" и "Частные": в этом случае постарайтесь регулярно пересматривать оба перечня. Это – один из самых полезных контрольных списков, которые вы можете создать для повышения уровня личной организованности. Он не потребует от вас такой же еженедельной пересортировки, как спи­сок проектов; скорее всего, он будет предназначен для менее частых обращений. В зависимости от скорости изменений, происходящих в наиболее важных сферах вашей жизни и работы, данный список следует исполь­зовать в качестве напоминания о потенциальных новых проектах, обращаясь к нему с периодичностью от одно­го до трех месяцев.

Если вы не имеете четкого представления о том, в чем состо­ит ваша работа, она всегда будет давить на вас.

У вас, вероятно, насчитывается от четырех до семи ключевых сфер ответственности в работе и пример­но столько же – в частной жизни. Ваша работа может предполагать такие направления, как управление пер­соналом, системное проектирование, долгосрочное пла­нирование, административная поддержка, маркетинг и составление рабочих графиков; вы можете отвечать за коммунальные услуги, выполнение заказов, конт­роль качества, управление активами и т.д. Если у вас собственное дело, то направлений, требующих вашего внимания, будет гораздо больше, чем если бы вы выпол­няли конкретные обязанности в крупной организации. Остальные сферы вашей жизни могут предполагать на­личие таких приоритетных направлений, как родитель­ские обязанности, участие в партнерских соглашениях,

церковь, здоровье, общественная деятельность, содер­жание дома, управление финансами, самообразование, творческое самовыражение.

Предназначение списка "Сферы концентрации вни­мания" состоит в том, чтобы дать вам возможность чет­ко определить все свои проекты и дальнейшие действия, чтобы вы могли надлежащим образом выполнять свои обязанности. Если бы вам понадобилось вести учет обя­занностей и объективно оценивать их с точки зрения того, что вы делаете и что должны делать, то вы бы обя­зательно обнаружили проекты, которые нужно добавить к одноименному списку. Просматривая список, можно прийти к заключению, что в некоторых сферах не нуж­но ничего менять, они находятся под контролем. Если же вас "грызет" какая-то проблема, решить ее можно с по­мощью разработанного проекта в соответствующей сфе­ре. "Сферы концентрации внимания", по сути, являются лишь более абстрактной и совершенной формой списка "Спусковые механизмы", описанного ранее.

Каждый клиент из тех, кого я тренировал на протя­жении последних двадцати лет, обнаруживал хотя бы один существенный пробел на данном уровне анализа деятельности. Например, стандартный вид деятельнос­ти, которым занимается менеджер или руководитель -развитие персонала. Поразмыслив, большинство лю­дей приходят к выводу, что нужно добавить к данной категории один или два проекта, таких как, например, "Усовершенствование процедуры оценки производи­тельности".

Обсуждение приоритетов должно объединять все уровни текущих компромиссов, которые вы заключаете с самим собой и с окружающими. Если вы будете под­держивать актуальность контрольного списка "описа­ния работ" и обновлять его, то, вероятно, почувствуете себя спокойнее и увереннее, чем большинство пред­ставителей нашей культурной среды. Несомненно, вам

понадобится пройти долгий путь от надежды до уве­ренности, чтобы быстро выбирать верные направле­ния деятельности.

От 30 000 до 50 000 футов и выше. В то время как три нижних уровня в основном касаются текущего по­ложения вещей (ваших действий, проектов и сфер от­ветственности), начиная с указанной высоты на первый план выходят факторы будущего, возможных направле­ний деятельности и намерений. Чтобы взять эти высо­ты, по-прежнему нужен специальный инструментарий, но ключевой вопрос звучит примерно так: "Какие теку­щие действия оправданы с точки зрения намеченных результатов, и как я собираюсь их достичь?" Вопрос мо­жет касаться разных временных интервалов: от карьер­ных планов на следующий год ("30 000 футов") до кар­тины вашего служебного и материального положения через три года ("40 000 футов") и интуитивных догадок о цели вашей жизни и направлениях ее наиболее успеш­ного достижения ("50 000 футов и выше").

Если вы толком не знаете, к чему стремитесь, то никогда не

поймете, когда нужно остановиться.

Я объединил три верхних уровня, потому что зачас­тую различные ситуации могут быть отнесены как к од­ной, так и к другой из указанных категорий. К тому же, поскольку книга Как разобраться с делами рассказы­вает скорее об искусстве достижения, а не определения целей и желаемых результатов, я не собираюсь требо­вать от вас детального изучения этих уровней. Но по своей сути подобное исследование может затронуть очень глубокие и сложные пласты, среди которых могут оказаться коммерческие стратегии, развитие организа­ции, планирование карьеры и определение жизненных ориентиров и идеалов.

Для определения целей достаточно будет сосре­доточиться на выяснении текущих мотивов, которые раскрывают истинное содержание работы в данный момент. Вопрос о том, стоит ли вам изменить направле­ние деятельности и цели, исходя из глубинного анализа и интуитивных соображений, мог бы стать предметом отдельной дискуссии. Но даже в этом случае, вы смо­жете назвать несколько аспектов, которые помогут вам прояснить собственное представление о своей работе и о том, что в ней самое важное.

Если бы вам нужно было обрисовать свое представ­ление о том, чем вы могли бы заниматься через год или полтора или о сути вашей работы на тот момент, о чем бы вы подумали? На этом, более тонком уровне могут быть вещи, которые вы должны выбросить из головы, а также – люди и системы, с которыми нужно взаимо­действовать, чтобы достичь желаемого результата. А поскольку сама работа является движущейся мише­нью, поскольку в наши дни профессиональный мир – это зыбучие пески, возможно, понадобится наметить проекты, обеспечивающие верное достижение резуль­татов в заданной области.

На данном уровне задачи могут быть самые разные: "Моя карьера будет стоять на месте, если я четко не из­ложу свои цели начальнику" или: "Какие новые занятия появятся у моих детей через год, и что я должен пред­принять в этой связи?" или: "Какие профилактические меры нужно предпринять, чтобы обеспечить верное ре­шение возникшей проблемы со здоровьем?"

В более продолжительном контексте вы можете по­думать над следующими вопросами: как продвигается ваша карьера, как протекает ваша частная жизнь, как ваша организация реагирует на внешние изменения и как это отражается на вас лично? Перечисленные вопросы касаются временного промежутка продолжи­тельностью от одного до пяти лет: когда я их задаю, они

заставляют людей давать различные, но всегда важные ответы.

Недавно я тренировал клиента, работавшего в круп­ном международном банке, который после нескольких месяцев применения нашей методологии и обретения контроля над повседневным рабочим процессом решил, что пришло время вложить капитал в открытие собствен­ной фирмы по созданию высоких технологий. Сначала за­тея была слишком смелой, чтобы думать о ней всерьез, но движение вверх с "уровня взлетной полосы" сделало за­мысел гораздо более доступным, и он стал естественным результатом обзора деятельности с большой высоты.

Если вы заняты делом, осуществление которого рас­тянется на продолжительное время (свадьба, дети, ка­рьера, компания, искусство), то с вашей стороны будет разумно подумать о том, что вам может понадобиться для продвижения в заданном направлении.

Вопросы, которые вы можете задать себе на данном этапе, таковы.

•  В чем состоят долгосрочные цели и задачи моей ор­ганизации и какие проекты, направленные на дости­жение желаемых результатов, я должен осуществить, чтобы выполнить свои обязанности?

•  Какие долгосрочные цели и задачи я наметил для себя и какие проекты, направленные на достижение желаемых результатов, я должен осуществить?

•  Какие еще существенные события могут повлиять н определение возможных направлений моей деятель­ности?

Перечислю несколько возможных аспектов, кото­рые выступают на первый план на данном этапе об­суждения.

•   Изменение сущности вашей работы под действием

смещения приоритетов компании. Вместо управле-

ния разработкой собственных программ тренингов в компании вам придется передать их сторонним агентам.

•  Направление, в котором, на ваш взгляд, следует двигаться, чтобы сделать карьеру. Вы хотите через год выполнять другую работу, вам нужно совершить переход от текущих занятий к новым задачам и при этом внимательно изучить возможности перевода на другие должности и предложения насчет повы­шений.

•  Направление деятельности организации в контек­сте глобализации и расширения. Предстоит масса зарубежных поездок и, исходя из ваших жизненных предпочтений, вам нужно подумать о пересмотре своих карьерных планов.

•   Жизненные предпочтения и изменение потребнос­

тей. По мере того как ваши дети взрослеют, уменьша­

ется необходимость в том, чтобы вы сидели с ними

дома, и растет ваш интерес к различным сферам ка­

питаловложения и оформлению пенсии.

На наивысшем уровне мышления вам придется за­дать несколько сакраментальных вопросов. Для чего существует ваша компания? Для чего существуете вы? В чем суть вашего существования, влияющая на ваш выбор как личности и как организации? Это – концеп­ция общей картины, сотни книг и учителей пытаются помочь вам усвоить ее.

"Зачем?" – вот главный вопрос, над которым бьемся все мы.

Вы можете аккуратнейшим образом упорядочить, рассортировать и организовать все остальные уровни своей жизни и работы. Но если вы хоть на йоту откло­нитесь от курса, который определяется вашими глубин­ными устремлениями или истинным предназначением, то сразу потеряете покой.

Запас времени

Вторым фактором при выборе действия является за­пас времени, которым вы располагаете до момента, ког­да придется заняться чем-то другим. Если через десять минут начинается совещание, то вы, вероятнее всего, займетесь не тем, чем занялись бы, будь у вас два сво­бодных часа впереди.

Естественно, полезно знать, сколько времени у вас в распоряжении (имеет смысл акцентировать внимание на календаре и на часах). Инструменты напоминания о дальнейших действиях на все случаи жизни предо­ставят вам максимум информации и значительно об­легчат задачу согласования намеченных дел и свобод­ного времени. Иными словами, если у вас есть десять минут до следующей встречи, найдите десятиминутное дело. Если в ваших списках значатся только большие или важные дела, то не исключено, что в них вообще не найдется подходящего задания, рассчитанного на деся­тиминутный промежуток времени. Если вам все равно приходится заниматься более кратковременными де­лами, то наиболее продуктивный способ справиться с ними – использовать непродолжительные окна бесхоз­ного времени, которые возникают в течение дня.

Что такое еженедельный обзор

Очень просто: еженедельный обзор – это любая про­цедура, позволяющая вам снова освободить сознание. Он затрагивает все стадии управления рабочим процес­сом – сбор, обработку, сортировку и пересмотр всех ва­ших нерешенных задач – и длится до тех пор, пока вы не сможете с уверенностью сказать: "Я четко знаю весь перечень дел, которыми не занимаюсь сейчас, но мог бы заняться, будь у меня такое желание".

В будничном, практическом контексте, требуемая последовательность действий выглядит следующим об­разом.

Разберитесь с неприкаянными бумагами. Повытас­кивайте всевозможные клочки бумаги, визитки, кви­танции, завалявшиеся в закоулках рабочего стола, в

карманах и других местах. Уложите все, что найдете, в корзину для обработки.

Обработайте свои записи. Пересмотрите все записи в учетном журнале, заметки с совещаний или записки, нацарапанные на листках из блокнота. Разложите их по соответствующим категориям: документы, требующие активных действий, проекты, ожидания, календарные события и "когда-нибудь/может быть". Упорядочьте любые справочные записи и материалы. Расставьте ма­териалы "Прочесть/просмотреть". Отнеситесь к делу с должной строгостью: проработайте все записи и идеи, касающиеся связей, проектов, новых замыслов, и вход­ные материалы, накопившиеся с момента последней за­грузки, все ненужное – выбросьте.

Календарные данные прошлых периодов. Вниматель­но просмотрите прошедшие даты в календаре, про­верьте, не осталось ли в нем напоминаний об активных шагах, справочной информации, и переместите данные в действующую систему. Вы должны быть в состоянии перенести в архив все календарные данные за прошлую неделю, не упуская ничего из виду.

Календарные данные будущих периодов. Взгляни­те на отмеченные в календаре предстоящие события (долго – и краткосрочные). Зафиксируйте действия, касающиеся организации и подготовки предстоящих мероприятий.

Выбросьте все из головы. Запишите (в соответству­ющие категории) любые новые проекты, дальнейшие действия, ожидания, возможные шаги, которые еще не зафиксированы.

Пересмотрите списки проектов (и существенных ре-зультатов). По очереди оцените состояние выполнения проектов, достижения целей и результатов; убедитесь в том, что в системе отмечено хотя бы одно решающее действие по каждому замыслу.

Пересмотрите списки дальнейших действий. Отметь­те выполненные действия. Проверьте наличие напоми­наний о дальнейших активных шагах, которые нужно предпринять.

Пересмотрите список ожиданий. Запишите любые действия, за которыми нужно проследить. Проверьте, какие ожидаемые действия выполнены.

Пересмотрите список "Когда-нибудь/может быть". Проверьте, какие проекты могли стать актуальными и, если таковые имеются, перенесите их в список проектов. Вычеркните пункты, которые вас больше не интересуют.

Просмотрите содержимое папок "Подвешенные про­блемы" и ”Сопутствующие материалы". Просмотрите все вспомогательные материалы, касающиеся текущей рабо­ты, чтобы наметить новые шаги, свершения и ожидания.

Подходите к делу творчески и действуйте решитель­но. Не появилось ли у вас каких-нибудь новых, чудес­ных, сумасшедших, творческих, заразительных, риско­ванных идей, которые можно добавить в систему?

Процедура пересмотра продиктована здравым смыс­лом, но мало кто из нас выполняет ее с максимальной эффективностью, сохраняя ясность мыслей и ощуще­ние внутреннего равновесия.

"Точка зрения" – это то самое сугубо человечес-кое решение проблемы информационной перегруз­ки, интуитивная процедура сокращения объема данных до существенного и контролируемого ми­нимального уровня…. В мире, который изобилует содержанием, точка зрения станет самым дефи­цитным ресурсом.

На что следует обращать внимание и когда

Ваша система и деятельность должны быть органи­зованы таким образом, чтобы вы могли видеть все воз­можные варианты действий тогда, когда они необходи­мы. На самом деле принцип продиктован соображения­ми здравого смысла, но мало кто оттачивает мастерство обработки и сортировки информации до максимально эффективного уровня.

Имея доступ к телефону и немного свободного вре­мени, просмотрите список телефонных звонков, кото­рые нужно совершить, а затем выделите самый важный из них либо вообще прекратите беспокоиться насчет звонков. Когда вы готовитесь к беседе с начальником или деловым партнером, продумайте самые важные вопросы, которые предстоит обсудить: тогда вы будете уверены, что с максимальной эффективностью исполь­зуете рабочее время. Если вам нужно заехать в хим­чистку за одеждой, сначала бегло просмотрите список остальных дел, которые, возможно, сможете выполнить по дороге.

Обычно для обзора проблем достаточно всего нескольких секунд в день, если вы просматриваете списки нужных дел в нужное время.

Люди часто спрашивают меня: "Сколько времени вы тратите на обзор своей системы?" Мой ответ прост: "Ровно столько, сколько мне необходимо для того, что­бы спокойно делать свои дела". В действительности это несколько раз по нескольку секунд в течение дня. Боль­шинство людей не могут понять, что мои списки – это, в некотором роде, офис. Вы можете держать самоклею-щиеся листки и телефонограммы на рабочем месте, а я держу их в списках дальнейших действий. Если вы пол­ностью собрали, обработали и упорядочили свои мате­риалы, то, скорее всего, вам придется время от времени тратить лишь несколько секунд на обращение к системе за ежедневными напоминаниями.

Сначала посмотрите в календарь

Вероятно, чаще всего вы будете просматривать еже­дневник и обобщенную памятную книжку – картоте­ку (если вы ее завели), чтобы разглядеть "неровности рельефа" и подумать, что нужно сделать. Сначала вы должны узнать параметры места и времени. Если вы бу­дете знать, что с восьми утра до шести вечера вам пред­стоят сплошные встречи и вряд ли удастся выкроить полчаса на обед, это поможет вам принять необходимые решения, касающиеся любых других действий.

…потом – в списки дел

Когда вы пересмотрите задачи, намеченные на конк­ретные дни и на конкретное время, и предпримете все необходимые шаги в рамках их выполнения, следую­щим объектом обзора станут списки дел, которыми вы могли бы заняться в сложившейся ситуации. Напри-

мер, находясь в офисе, вы будете обращаться к спис­кам звонков, операций за компьютером и офисных дел. Это совсем не означает, что вы обязательно должны предпринимать какие-либо из действий, упомянутых в списках; нужно будет только сравнить их с потоком других намеченных дел: это позволит вам заняться на­иболее приоритетным направлением деятельности. Вам нужна уверенность в том, что вы не упускаете из виду ничего существенного.

Если вы доверяете своему календарю и постоянно обновляете списки дел, то, кроме них, в вашей системе не будет объектов, к которым понадобится обращаться чаще, чем раз в несколько дней. Бывали дни, когда мне не нужно было заглядывать ни в один из списков, пото­му что с самого начала (из календаря) было ясно, чего я не смогу выполнить.