Первоочередной шаг должен представлять непосредственное следующее физическое действие, которое нужно совершить

Помните, что речь идет о физических, видимых действиях. Многие считают, что определяют "первооче­редной шаг", когда решают "организовать собрание". Но это – не первоочередной шаг: он не предполагает физи­ческих действий. Как организовать собрание? Возмож­но, нужно обзвонить людей или разослать им электрон­ные сообщения. Но кому звонить или писать? Решайте. Если вы не примете решение сейчас, то вам все равно придется сделать это позже, а вся процедура, которую мы с вами выполняем, призвана довести до конца об­работку данной задачи. Если не определено следую­щее физическое действие, необходимое для того, чтобы сдвинуть проблему с мертвой точки, то каждый раз, когда вы будете думать о ней, в вашем сознании будет возникать мысленный пробел. И вы начнете избегать данной проблемы.

Не имея представления о том, каким будет следующее физи-ческое действие, вы вынуждены будете долго думать, чтобы сдвинуть ситуацию с мертвой точки.

Когда вы добираетесь до телефона или компьютера, вам хочется разобраться со всеми своими замыслами, так что можете использовать имеющийся арсенал и ра­бочее пространство для того, чтобы быстрее покончить с делами, если дальнейшие действия уже определены.

Вы можете возразить: "Следующий шаг к решению данной проблемы состоит в том, чтобы решить, что я должен сделать". Ловко. Но принятие решения не явля­ется действием, поскольку действия требуют времени, а принятие решения происходит моментально. В приня­тии решений всегда может помочь какое-то физическое действие. Девяносто девять процентов своего времени вы тратите на поиск информации, необходимой для принятия решений. Эти дополнительные сведения мо­гут попадать к вам из внешних источников ("позвонить Сьюзан, чтобы получить у нее входные данные для де­лового предложения") или возникать в результате ва­ших собственных размышлений ("Набросать идеи оче­редной реорганизации"). В любом случае, чтобы сдви­нуть проект с места, все равно необходимо определить следующее действие.

Определите, что нужно сделать, чтобы принять решение.

Когда определен первоочередной шаг

Когда вы определили, в чем именно состоит перво­очередной шаг в рамках решения проблемы, у вас есть три варианта поведения:

•  Совершить необходимое действие (если оно занима­ет меньше двух минут).

•  Передать задачу кому-то другому (если вы не явля­етесь главным субъектом совершения действия).

•  Отложить дело – поместить его в организационную систему как вариант работы, которой можно занять­ся позднее.

Справочные материалы

Многие вещи, которые вы обнаружите в корзине, могут не требовать от вас активных действий, но пред­ставлять ценность как потенциально полезная инфор­мация по проектам и темам. В идеале, у вас уже должна быть готова система организации данных (описанная в главе 4) для обращения и хранения вспомогательной информации. Как только натыкаетесь в корзине или в электронном ящике на материал, который хотели бы сохранить в качестве архивных или вспомогательных данных, сразу включайте его в систему.

Вероятно, вы обнаружите массу разнообразных до­кументов, которые вы намеревались сохранить, но дер­жали в стопках и ящиках, потому что ваша система

1 Для этой цели прекрасно подойдет одна из вспомогатель­ных корзин. Можете временно использовать ее на стадии первич­ной обработки, чтобы собрать проблемы, которые собираетесь упорядочить позднее. В дальнейшем вы сможете использовать ее для хранения "висящих" документов, касающихся текущей рабо­ты и записанных напоминаний о последующих шагах.

справочной информации была слишком формальной или просто не существовала. Напомню, что удобная в использовании, общая система сортировки, позволя­ющая обратиться к любому материалу (который мож­но достать, не вставая с места) в течение шестидесяти секунд, является критически важным компонентом внедрения описанной методики. На "переднем крае" ре­альной жизни, если сортировка информации не проис­ходит легко, быстро и весело, вы просто накапливаете материал, а не сортируете его. А в этом случае задачи гораздо труднее обрабатывать.

Когда попадается на глаза что-то, что вы хотели бы оставить у себя, напечатайте соответствующий ярлык, наклейте его на папку и положите ее в ящик. Или на­пишите инструкцию для секретаря на самоклеющемся листке, чтобы он сделал то же самое. Когда я только на­чинал тренировать клиентов, то позволял им держать стопку материалов "для сортировки". Теперь я этого не делаю. Я обнаружил, что если вы не в состоянии сразу поместить материал в систему, то, вероятнее всего, вы не сделаете этого никогда. Если не рассортировать ма­териал сейчас, то вы вряд ли сделаете это потом.

Леонардо да Винчи

Чем больше будет усложняться ваша работа и жизнь, тем более вы будете нуждаться в стандартных инстру­ментах записи идей и входящей информации. Напри­мер, продвигаясь по карьерной лестнице, вы начнете замечать, что самые лучшие идеи, касающиеся работы, будут посещать вас в нерабочее время. Способность контролировать эти идеи с помощью эффективных инструментов сбора информации, которые всегда под рукой, является главным ключом к повышению про­дуктивности работы.

(далее…)

Обработка задач

Пошаговое мышление, необходимое для того, чтобы освобождать корзины, вероятно, является самым важ­ным уроком, который я преподал практически всем, с кем занимался. Когда мы с главой крупного отдела международной корпорации закончили обработку всех ее незавершенных дел, она заметила, что раньше благо­даря своему верному календарю ей удавалось спокойно решать, какие встречи посещать, и все же она никогда не ощущала такого облегчения при мысли о всевозмож­ных аспектах работы, которые мы вместе прояснили. Действия и сведения, о которых раньше ей нужно было напоминать, теперь были упорядочены в надежную и конкретную систему.

О чем вы должны себя спросить (и что должны от­ветить), если речь идет о конкретном голосовом или электронном сообщении, служебном письме или собс­твенной идее, которая приходит вам в голову? В этом вопросе отражен элемент управления деятельностью, который составляет основу личной организованнос­ти. Многие люди пытаются "самоорганизоваться", но совершают ошибку, оставляя за собой груду незавер­шенной "рутины". Вы не можете организовать входя­щую информацию – вы можете только собрать ее во­едино и обработать. (далее…)

Правила обработки информации

Лучше всего осваивать данную модель непосредст­венно в процессе внедрения. Но есть несколько ключе­вых правил, которым нужно следовать.

•  Обрабатывайте проблемы по порядку.

(далее…)