Многоуровневое управление результатами

Задача в том, чтобы согласовать идеалистическую картину будущего, созданную на наивысшем уровне, с повседневной деятельностью. В конечном итоге и то и другое требует оди­накового образа мышления.

Я занимаюсь расстановкой акцентов. Как консультант и тренер, я задаю простые вопросы, на которые получаю весьма конструктивные и разумные ответы от других лю­дей (и даже от самого себя!), а они, в свою очередь, могут оказаться полезными в сложившейся ситуации и в теку­щей работе. Поработав со мной, люди не становятся ум­нее, чем были, – они просто направляют свои способнос­ти в нужное русло и используют их более эффективно.

Уникальным практическим аспектом книги Как ра­зобраться с делами является комбинация высокой эф­фективности и быстрых темпов, которую описанные методы позволяют внедрить на каждом уровне вашей жизни. Существует масса источников вдохновения для творческой мысли, ориентированной на "цель, идеалы, видение", и множество простых инструментов, позволя­ющих не упустить из виду такие мелочи, как телефон­ные номера, расписания встреч и списки продуктов. А вот запас методов, которые одинаково эффективно работают на обоих уровнях и связывают их друг с дру­гом, весьма скуден.

"Что это значит для меня? Каких результатов я хочу достичь в данной сфере? Каков следующий шаг на пути к их достижению?" – таковы фундаментальные вопро­сы, на которые нам приходится отвечать в определен-

ный момент независимо от того, чем мы занимаемся. Данный образ мышления и сопутствующие инструмен­ты помогут вам в таких ситуациях, о которых вы даже представления не имеете.

Идеалист считает, что краткосрочные результа-ты ничего не значат. Циник не придает значения долгосрочным результатам. Реалист считает, что все, что сделано или не сделано за короткий срок, определяет долгосрочные результаты.

Программные средства

Программное обеспечение в некотором смысле яв­ляется  "черной дырой",  которую  можно  бесконечно

исследовать в поисках хороших инструментов управ­ления проектами. Большей частью приложения, раз­работанные специально для организации проектов, слишком сложны и обладают избыточной мощностью для того, чтобы выполнять задачи, стоящие перед 98 % людей. Пакеты подходят лишь незначительному числу профессионалов, которые в них действительно нужда­ются. Остальные могут найти фрагменты и части ме­нее формальных приложений более подходящими для пользователей. В моей практике еще не встречалось двух проектов, которые требовали бы одинаковой дета­лизации и структуризации для того, чтобы ими можно было управлять. Поэтому весьма сложно создать еди­ное приложение, которое бы годилось для управления большинством проектов.

Электронное структурирование. Структурировать практически все мысли по проектам, с которыми стал­кивается большинство людей, позволяет любое про­граммное приложение, обладающее простой функци­ей иерархического упорядочения. Я раньше пользо­вался программой компании Symantec под названием Grandview, а теперь часто прибегаю к помощи Microsoft Word для выполнения задач подобного рода в сфере планирования. Вот фрагмент структуры, которую я со­здал для одного из сеансов планирования.

Самое существенное преимущество программ по структурированию состоит в том, что они могут обла­дать требуемой степенью сложности или простоты в об­ращении. Существует масса компьютерных программ, обеспечивающих подобную базовую иерархическую структуризацию. Фокус в том, чтобы найти среди них именно ту, с которой вам будет удобно работать, что­бы можно было быстро научиться вставлять заголовки и подзаголовки и перемещать их по мере надобности. Пока вы не освоите программу, вы будете подсознательно сопротивляться ее загрузке и использованию в про­цессе мышления и упорядочения материала.

Не имеет значения, куда вы поместите свои мысли по проектам: главное, чтобы они были доступны и их можно было дополнить и просмотреть в случае необхо­димости.

Приложения для мозгового штурма. Некоторые приложения были разработаны специально для того, чтобы усовершенствовать процесс мозгового штурма. Программа Inspiration ("Вдохновение") была постро­ена на использовании техники карт сознания, предло­женной Томом Бьюзеном. Она обладает некоторыми по­лезными качествами, но я вернулся к бумаге и краси-

вой ручке, чтобы, как обычно, быстро и неформально генерировать идеи.

Проблема, возникающая в процессе перевода мозго­вого штурма в цифровой формат, состоит в том, что, как правило, нет необходимости сохранять его результаты в том виде, в котором они получены: главное – выводы, извлекаемые в процессе генерации сырых идей. Изящ­ные инструменты записи результатов мозгового штур­ма, такие как электронные доски и цифровая аппара­тура сканирования почерков, вряд ли принесут произ­водителям тот успех, на который они надеялись. Рядо­вому пользователю нужно хранить не творческие идеи, а структуры, которые получены на их основе. Между сбором, обработкой и упорядочением материалов есть существенные различия, и обычно для каждого процес­са нужны различные инструменты. Вы можете с тем же успехом загонять свои идеи в текстовый редактор.

Приложения для планирования проектов. Как уже отмечалось, большая часть программ для планирова­ния проектов слишком точна для проектного мышле­ния и планирования, с которым мы обычно сталкива­емся. За годы работы мне приходилось чаще наблюдать процессы тестирования и прекращения использования программ, а не их внедрения в качестве стандартных инструментов. Если они успешно применяются, то, как правило, имеет место строгая подгонка приложений под конкретные нужды компании или отрасли.

Уверен, что в ближайшие годы появятся менее фор­мальные и более функциональные приложения, осно­ванные на естественных механизмах мышления и пла­нирования. До этого времени лучше пользоваться ка­ким-нибудь хорошим и простым планировщиком.

Совершенствуйте навыки работы на компьютере, чтобы облегчить интеллектуальный труд

Вспомогательные структуры

Кроме эффективных инструментов, находящихся под рукой, важно располагать доступными формами для записи результатов проектного мышления. Так же, как наличие ручки и бумаги у вас в руках способствует мозговому штурму, удобные инструменты сортировки и хранения деталей проектов способствуют упрощению процесса планирования, которое необходимо для реше­ния многих задач.

Обобщенная памятная книжка

Один из эффективных инструментов записи про­блем, не предполагающих срочных действий, но спо­собных потребовать от вас активных шагов в буду­щем, – памятная книжка6. Будучи трехмерной версией календаря, она позволяет фиксировать физические на­поминания о том, что вы захотите увидеть или вспом­нить (не сейчас, а в будущем). Памятная книжка – весьма эффективный инструмент, с помощью которого вы сможете создать собственное почтовое отделение и "отправлять" послания самому себе для получения в назначенный день. Я использую памятную книжку го­дами и даже не представляю, что бы делал без нее.

Как правило, обобщенная памятная книжка пред­ставляет собой простую систему папок, позволяющую рассортировать бумаги и другие физические напомина­ния таким образом, чтобы информация, которая нужна вам на конкретную дату в будущем, "автоматически" оказывалась в корзине в назначенный день.

6 Также известная под названием "следящей" папки, или пап­ки "переноса".

Если у вас есть секретарь или ассистент, вы можете хотя бы частично переложить данную задачу на него или на нее, при условии, что у него (у нее) под рукой имеется одна из рабочих версий аналогичной системы. Типичны­ми примерами могут быть следующие напоминания.

•  "Передайте мне эту повестку дня утром в день сове­щания".

•  "Верните мне эти материалы в понедельник, чтобы я мог их обдумать заново: они касаются совещания, намеченного на среду".

•  "Напомните мне о поездке в Гонконг за две недели до вылета, чтобы мы могли распланировать детали".

Таким образом, в течение рабочей недели вы будете извлекать и просматривать папку, посвященную соот­ветствующей дате.

Поскольку вы можете (и, вероятно, должны) упоря­дочивать материалы, чтобы иметь возможность хранить столько информации, сколько нужно, я рекомендую вам вести собственную памятную книжку, если вы в со­стоянии сделать ее атрибутом своего жизненного стиля. Она может выполнять массу полезных функций, лежа­щих за пределами круга обязанностей вашего ассистен­та, которыми вы, возможно, захотите воспользоваться. Я использую памятную книжку для хранения билетов и подтверждений рейсов, брошюр и карт с маршрута­ми путешествий, почтовых уведомлений о грядущих событиях, информации о разнообразных "возможных покупках", которые наметил на будущее, и т.д.

Итог: действующая памятная книжка отнимает у вас по одной секунде времени ежедневно, но отдача на по­рядок превышает затраты времени и усилий.

Создание обобщенной памятной книжки – картоте­ки. Вам понадобится сорок три папки – тридцать одна, помеченная числами от 1 до 31, и еще двенадцать -

с названиями месяцев. "Ежедневные" папки ставятся спереди, начиная с завтрашней даты (если сегодня -

5  октября, то номер первой папки – 6). Следующие за ней папки соответствуют дням месяца (от 6 до 31). За папкой с числом 31 располагается папка за следующий месяц (ноябрь), а за ней – папки, посвященные числам с 1 по 5. За ними идут папки, отведенные под осталь­ные месяцы (с декабря по октябрь). Содержимое папки за следующий день ежедневно переносится в корзину, затем папка ставится за последнюю из ежедневных па­пок (в нашем случае папка за 6 октября станет папкой за

6  ноября). Аналогичным образом, когда папка за следу­ющий месяц достигает начала списка (31 октября, после того, как вы освободите дневную папку, в начале окажется папка "Ноябрь", а за ней – ежедневные папки с 1 по 31), ее содержимое переносится в корзину, и она занимает место в конце списка ежемесячных папок (теперь она будет от­ведена под ноябрьские данные на следующий год). Такую систему можно назвать "вечной": в каждый конкретный момент в ней содержатся папки на следующий тридцать один день и на следующие двенадцать месяцев.

Существенное преимущество использования папок в обобщенной памятной книжке в том, что они позволя­ют хранить реальные документы (форма, которую нуж­но заполнить в определенный день, записка, которую нужно просмотреть тогда-то, телефонограмма, требу­ющая от вас конкретных действий в конкретное время, и т.д.). Пример на рис. 7.2.

Чтобы система работала, ее нужно ежедневно обнов­лять. Если вы забудете освободить папку завтрашнего дня, то не сможете доверять системе: будут упущены важные сведения, с которыми придется разбираться другими способами. Если вы уезжаете (или не имеете доступа к памятной книжке на выходных), то следует до отъезда проверить папки за те дни, в течение которых вы будете отсутствовать.

Многообразие систем сортировки справочной информации

Существует несколько способов организации спра­вочного материала и множество инструментов, которые можно для этого использовать. Ниже приводится крат­кое описание некоторых из наиболее распространенных способов организации.

•  Общее  хранилище  справочных  материалов -   бу­мажных и электронных.

•  Объединение материалов в большие категории.

•  "Ролодексы" и носители контактной информации.

•  Библиотеки и архивы.

Общее хранилище справочных материалов. Хоро­шая система сортировки имеет критическое значение для обработки и упорядочения материалов. Она край­не необходима для упорядочения больших объемов бумажных материалов, которые обладают ценностью по той или иной причине. Общая система сортировки справочной информации формируется в процессе об­работки "корзины". Вы должны быть в состоянии без труда поместить в хранилище любой клочок бумаги, к которому вам захочется обратиться позднее, причем система должна быть достаточно неформальной и до­ступной для того, чтобы этот клочок бумаги можно было уложить в алфавитный перечень, не отвлекаясь от текущей работы. (Если у вас еще нет такой системы, вернитесь к главе 4.)

Ваша система организации данных должна представлять собой простую библиотеку, к которой можно без труда об­ратиться, а не только напоминание о действиях, проектах, приоритетах и перспективах.

Большинству людей хватает от двухсот до четы­рехсот папок с бумажными справочными материала­ми общего характера и от тридцати до ста электрон­ных папок.

Объединение материалов в большие категории. Лю­бая тематическая информация, для хранения которой нужно более пятидесяти папок, должна быть помещена в отдельный раздел или ящик, где данные отсортирова­ны по единственному критерию. Например, если вы за-

нимаетесь слиянием двух корпораций и сталкиваетесь с массой бумаг, можете выделить два или три шкафа целиком под документацию, возникающую в процессе работы. Если вы увлекаетесь садоводством, яхтенным спортом или приготовлением еды, то вам, возможно, понадобится целый ящик для папок, чтобы хранить всю документацию, касающуюся вашего хобби.

Помните, что если "предмет рассмотрения" предпо­лагает наличие вспомогательных материалов, которые могут смешаться с другими тематическими сведения­ми, то вам, вероятно, придется выбирать, где держать данные: в общем хранилище или в специализирован­ных папках для справочной информации. Когда вы чи­таете интересную статью о живых изгородях и хотите сохранить ее, куда она попадет: в шкаф под названием "Садоводство" или в общую систему, вместе с други­ми сведениями по домоводческим проектам? Общее правило таково: лучше всего придерживаться одной целостной системы хранения ссылочных сведений; ис­ключение составляет только ограниченный диапазон отдельных тем.

"Ролодексы" и носители контактной информации. Значительная часть информации, которую вам нуж­но держать у себя, непосредственно касается людей из вашего окружения. Это может быть контактная инфор­мация всех типов – номера домашних, рабочих, мо­бильных телефонов, адреса, факсы, электронные адреса и т. д. Многие также хранят сведения о днях рождения членов семьи друзей и коллег, об их увлечениях, люби­мых винах и блюдах и т.д. В более официальной рабо­чей обстановке приходится отслеживать даты приема на работу, оценки производительности, цели и задачи, а также другие потенциально полезные сведения, необ­ходимые для развития трудового персонала.

Раздел телефонов и адресов в большинстве блокно­тов, которые продавались на протяжении последних пя-

тидесяти лет, вероятно, является наиболее популярным (наряду с календарем). Важно отметить, что речь идет о сугубо справочном материале. От вас не требуется ни­каких действий – это только информация, доступ к ко­торой может понадобиться в будущем.

Итак, нет особого секрета в том, как организовать информацию: все определяется характером ваших ин­дивидуальных нужд. Повторяю: проблемы начинаются, когда люди пытаются использовать свои электронные адресные книги фирмы Rolodex для напоминания о на­меченных делах. Такой подход не работает. Если все действия, касающиеся ваших знакомых, будут опреде­лены и упорядочены в списки напоминаний, телефон­ные и адресные системы будут обычными адресными книгами.

В данном случае единственный вопрос, на который предстоит ответить, будет состоять в следующем: сколь­ко информации нужно хранить, где и на каких носите­лях, чтобы иметь к ней постоянный доступ. Для этого не существует идеальных инструментов, но по мере того как малогабаритные цифровые носители становит­ся все легче применять и подсоединять к большим ба­зам данных, у вас появляется возможность оперировать большими объемами данных с меньшими затратами.

Библиотеки и архивы: персонифицированный уровень. Потенциально полезная информация располагается на многих уровнях. Вы, вероятно, могли бы найти любые сведения, будь у вас воля докопаться до них. Ответы на вопросы, какой объем информации хранить у себя, в каких пределах и в какой форме, будут меняться в за­висимости от характера ваших потребностей и умения обращаться с данными. По отношению к вашей личной организованности и производительности данный воп­рос не является ключевым, поскольку все ваши про­екты и действия упорядочены в систему, с которой вы регулярно работаете. Таким образом, справочный мате-

риал в любой форме представляет собой данные, кото­рые нужно зафиксировать и сделать доступными в со­ответствии с вашими требованиями и наклонностями.

Если материал носит сугубо справочный характер, то единс-твенный вопрос состоит в том, оправдывает ли он затраты места и времени, необходимые для его хранения.

Определенная степень согласованности позволяет упростить некоторые вещи. Какие сведения требуются постоянно? Их следует поместить в пресловутый блок­нот или ввести в память цифрового секретаря? Какие данные требуются для деловых встреч и выездных ме­роприятий? Поместите их в портфель, пакет, ранец или сумку. Что может понадобиться для работы в офисе? Эти сведения следует поместить в личную файловую систему или в память компьютера, подключенного к сети. А как насчет ситуаций, возникающих в процес­се работы? Материалы, относящиеся к ним, можно хранить в архиве отдела или в памяти внесистемного запоминающего устройства. Что можно при необходи­мости всегда найти в Интернете? Если информация по­надобится вам после отключения от сети, распечатайте данные, пока вы подключены, и сохраните их в файл, который затем можно будет взять с собой на внешнем носителе.

Индивидуальная организация справочного матери­ала обусловлена чисто логическими соображениями. В данной категории важнее всего разграничить пробле­мы, подразумевающие активное решение, и данные, не требующие от вас никаких действий. Как только вы это сделаете, у вас появится абсолютная свобода для упо­рядочения и сортировки необходимого объема ссылоч­ного материала. Такое решение сугубо индивидуально: оно зависит от соотношения между ценностью получен-

ной информации и затрат времени и сил, необходимых для ее записи и хранения.

"Когда-нибудь/может быть"

Последняя проблема в рамках системы организа­ции заключается в том, как отслеживать задачи, кото­рые нужно будет пересмотреть в будущем. К ним могут относиться самые разнообразные задачи: от поездки, запланированной на неопределенное будущее, до про­ектов, намеченных на следующий фискальный год, или навыков, которыми вы хотите овладеть. Для полномас­штабного внедрения данной модели вам понадобится что-то вроде хранилища "замороженных" дел.

Дела, которыми вы планируете заняться когда-нибудь (мо-жет быть), ни в коем случае не являются мусором. Они могут входить в число самых интересных творческих замыслов, ко­торые рождаются у вас на протяжении всей жизни.

Есть несколько способов архивирования проблем для будущего рассмотрения, которые позволяют выбросить их из головы и освободить ваше сознание. Вы можете вносить проблемы в списки "когда-нибудь/может быть" различного рода, оставлять напоминания в календаре или "памятной книжке".