Управление потоком рабочей документации

Некоторые объекты являются самыми действенны­ми напоминаниями о предстоящей работе. Категория "Прочесть/просмотреть", в которой находятся статьи, публикации и документы, является наиболее распро­страненным примером. Конечно же, было бы излишне писать "Просмотреть журнал Fortune" в каком-нибудь списке напоминаний, когда можно просто положить журнал в корзину "Прочесть/просмотреть" в качестве напоминания.

Другой пример: люди, которым легче оплачивать все счета сразу, в одном месте, стремятся держать все кви­танции в папке или стопке под названием "Счета к оп­лате" (или, более общее заглавие, "Финансовый про­цесс"). Аналогично, чеки, необходимые для подтверж­дения расходов, также следует обрабатывать либо сразу после получения, либо держать в специальном конверте или папке "Квитанции для обработки"2.

2 Впрочем, данный подход может быть опасен, если вы буде­те редко просматривать папку "Счета к оплате" или "Квитанции для обработки". Если их просто "упорядочить", то этого будет не­достаточно для того, чтобы выбросить из головы, – их следует пересматривать надлежащим образом.

Возможно, специфика вашей работы, входящего ма­териала и рабочего места такова, что наиболее эффек­тивным методом организации различных категорий мо­жет оказаться хранение самих документов. Например, специалист по работе с клиентами часто сталкивается с многочисленными запросами, которые составляются в стандартной письменной форме, и в таком случае за­вести корзину или папку, где содержатся только доку­менты, требующие конкретных действий, будет наилуч­шим способом обработки этих запросов.

Имеет ли смысл заносить напоминания в список или использовать сами документы, уложив их в корзину или папку, в значительной мере будет зависеть от здравых логических доводов. Вы можете использовать напоми­нания, находясь не на рабочем месте? Если ответ утвер­дительный, то следует подумать о транспортабельности материала. Если задача такова, что ее, вероятно, удастся выполнить только сидя за рабочим столом, то рассмот­рение напоминаний непосредственно на рабочем месте будет самым лучшим решением.

Какой бы вариант вы ни выбрали, напоминания сле­дует разделить на отдельные категории, в зависимости от требуемых дальнейших действий. Если следующее действие по порядку – позвонить кому-то, то его сле­дует поместить в категорию звонков; если первооче­редной шаг – ознакомиться с информацией и ввести ее в компьютер, то ярлык должен гласить "Компьютер". Наиболее существенным фактором снижения эффек­тивности многих систем управления рабочим процес­сом, с которыми я сталкиваюсь, является хранение од­нотипных документов (т.е. запросов на услуги) в одном лотке, даже если они подразумевают выполнение раз­личных действий. В соответствии с одним запросом от вас требуется совершить телефонный звонок, другой предполагает пересмотр данных, а для удовлетворения третьего нужно дождаться, пока кто-то вернется с нуж-

ной информацией, – но все они находятся в одной кате­гории. Такой подход может озадачить: вы нерешительно остановились перед грудой документов, не зная, что де­лать, потому что все дальнейшие действия по-прежнему находятся в подвешенном состоянии.

Моя собственная система легко транспортабельна: почти все проблемы упорядочены в списки, но я все равно держу бумажные напоминания двух катего­рий. Я путешествую с двумя папками: одна озаглавле­на "Прочесть/просмотреть", другая – "Ввод данных". В последнюю я кладу все документы, которые предпо­лагают единственное действие с моей стороны – ввод информации в компьютер. Примерами могут служить визитные карточки, сведения из которых нужно пере­нести в списки адресов/телефонов, изречения для спе­циальной базы "Цитаты", статьи о ресторанах, которые я бы хотел включить в подразделы списков "Путешест­вия и города", и т.д.

Использование предмета в качестве напоминания

Самый действенный способ уследить за всеми на­поминаниями о дальнейших действиях – добавить их к спискам и папкам, как только они попадаются вам под руку. Появившиеся напоминания не понадобятся вам после обработки информации. Вы можете делать замет­ки во время беседы с начальником, но их нужно будет выбросить, когда вы извлечете из корзины все проекты и действия, связанные с ними. Некоторые люди пыта­ются архивировать голосовые сообщения, с которыми

Держите электронные сообщения и документы, напоминающие вам о дальнейших действиях, отдельно от всего остального.

Впрочем, из этого правила есть исключения. Неко­торые исходные материалы могут быть гораздо более эффективными напоминаниями о требуемых действи­ях, чем заметки в списке. Наиболее актуально данное правило в отношении бумажных материалов и некото­рых электронных сообщений.

Жан де Ла Брюйер Сортировка списка ожиданий

Как и напоминания о действиях, которые обязаны совершить вы сами, напоминания обо всем, что вам должны вернуть, и обо всем, что должны сделать дру­гие, также требуют сортировки и упорядочения. При работе с данной категорией не обязательно отслеживать дискретные шаги: чаще ожиданиями являются собы­тия, связанные с проектами, которые зависят от других людей. Вы можете ждать получения заказанных ранее билетов в театр, доставки сканера для офиса, согласия клиента на ваше предложение и т.д. Когда следующий шаг в рамках определенного проекта должен предпри­нять кто-то другой, вам нужно не напоминание о даль­нейших действиях, а просто "спусковой механизм", на­поминающий о том, чего и от кого вы ждете. Ваша роль состоит в том, чтобы просматривать список с требуемой периодичностью и решать, стоит ли, например, прове­рить степень выполнения проекта или следует ускорить его осуществление.

Рекомендую вам держать список ожиданий под рукой, в той же системе, что и списки напоминаний о дальнейших действиях. Ответственность за следую­щий этап выполнения проекта может переходить от од­ного к другому, пока он не будет завершен. Например, вы звоните торговому агенту, чтобы он ознакомил вас с новыми предложениями (напоминание об этом вы занесли в список звонков). Далее вы ждете, когда про­давец явится к вам со своим предложением (предложе­ние уже относится к категории ожиданий). Когда текст предложения окажется у вас в руках, его нужно будет просмотреть (он попадет в стопку или корзину "Про­честь/просмотреть"). Ознакомившись с документом, вы отправите его начальнице для утверждения (и снова список ожиданий). И так далее1.

Вы ощутите небывалое моральное удовлетворение, когда осознаете, что ваш список ожиданий включает весь набор интересующих вас проблем, решение кото­рых возложено на других людей.

Самые распространенные категории напоминаний о дальнейших действиях

Очевидно, несколько из следующих заглавий спис­ков, вам хорошо знакомы.

•  Звонки.

•  Компьютер.

•  Выезды.

•  Офисные дела (В офисе (разное)).

•  Дома.

•  Повестки дня (для людей и для деловых встреч).

•  Прочесть/просмотреть.

Звонки. Это список всех телефонных звонков, кото­рые вам нужно совершить; можно работать над этой ка­тегорией, пока включен телефон. Чем больше степень вашей мобильности (особенно если у вас есть сотовый телефон), тем полезнее окажется список всех намечен­ных звонков; небольшие промежутки времени, которые возникают, когда вы не на рабочем месте или в дороге (вышли на перерыв или ждете самолета), предоставля­ют вам прекрасную возможность проработать свой спи­сок. Имея под рукой отдельный список звонков, гораз­до легче сосредоточиться и интуитивно выбрать самый важный из них на данный момент.

Возьмите за правило записывать телефонный номер напротив каждой проблемы. Часто возникают ситуа­ции, когда возможность сделать важный звонок остает­ся нереализованной по той простой причине, что вы не можете найти нужный телефонный номер.

Компьютер. Если вы работаете на компьютере – точнее, если носите с собой портативный компьютер, а в офисе и дома стоят стационарные машины, – по­лезно будет сгруппировать все задачи, которые нужно выполнить, пока он включен. Это позволит проанали­зировать все возможные варианты работы за компью­тером и напомнит обо всех не отосланных электронных сообщениях, о документах, которые нужно подготовить или отредактировать, и так далее.

Я много путешествую, поэтому веду список дел, озаглавленный "В сети", отдельно от списка под назва­нием "Компьютер". На борту самолета мне недоступно подключение к сети или к серверу, необходимое для выполнения многих задач. Так что вместо того, чтобы лихорадочно думать, что я могу и чего не могу сделать, я заглядываю в список дел "Компьютер": я абсолютно уверен, что ни одно из этих дел не требует подключения к сети, и могу спокойно выбирать самые важные задачи в соответствии с данным критерием.

Хорошо подумайте, где и как вы можете совершить опреде-ленные действия или не можете их совершить, и составьте списки дел соответствующим образом.

Если компьютер стоит только в офисе, то вам может и не понадобиться список "Компьютер"; задачи данной категории можно отнести к списку дел в офисе, посколь­ку кроме офиса их все равно негде выполнить. (Анало­гично, если ваш единственный компьютер находится дома и не является портативным, то дела, связанные с ним, можно включить в список под названием "Дома").

Выезды. Имеет смысл записать в одном месте все за­дачи, которые нужно выполнить, когда вы ездите по де­лам. Если вы знаете, что нужно сесть в машину и куда-то поехать, то весьма полезно иметь под рукой список, который можно просмотреть в дороге. Такие действия,

как "забрать сертификаты акций из депозитного ящи­ка" или "забрать из проявки фотографии" и "купить пе­тунии в оранжерее" все попадут в этот список.

Естественно, список может быть просто самоклею-щимся листком в блокноте или экранной формой в ка­тегории "Выезды" раздела "Дела" на вашем электрон­ном секретаре Palm.

Часто бывает полезно вести списки более низкого уровня в рамках отдельных категорий "Выезды". На­пример, вы вспомнили, что должны что-то купить в ма­газине инструментов, сделайте элементом списка "Ма­газин инструментов" и присовокупите к нему перечень товаров, которые вы хотите там приобрести. Если вы не сторонник автоматизации, можете воспользовать­ся самоклеющимся листком "Магазин инструментов"; приверженцы технологического прогресса, составив­шие электронный список, могут прикрепить к нему заметку "Магазин инструментов" с перечнем необхо­димых товаров.

Мы должны стремиться к простоте, которая ле-жит за гранью всех усложнений.

Дела, которые следует поместить в календарь

При организации данных, как уже отмечалось, воз­никает два основных типа действий: шаги, которые нужно предпринять в определенный день и/или в кон­кретное время, и задачи, которые следует выполнить как можно скорее, выделив для них время, свободное от дел, помеченных в календаре. Дела, внесенные в ка­лендарь, могут быть намечены на конкретное время (например, "с 4:00 до 5:00 – встретиться с Джимом") или на определенный день ("Позвонить Рэйчел во вторник, чтобы узнать, получила ли она текст делового предложения").

При обработке содержимого корзины, вам, вероятно, попадались дела, которые вы сразу помечали в своем рабочем календаре. Например, первоочередной шаг, не­обходимый для прохождения медосмотра, – позвонить в поликлинику, чтобы назначить время, и поскольку на это требовалось не более двух минут, вы сразу так и сде­лали. А здравый смысл подсказывает, что, как только назначено время обследования, его нужно немедленно внести в календарь.

Календарь должен содержать только основные "неровности рельефа", вокруг которых следует строить дальнейшую де­ятельность.

Но у многих людей, привыкших к составлению спис­ков дел на каждый день, возникает желание поместить в календарь действия, которые им хочется сделать, например, в следующий понедельник, но придется пе­ренести на один из последующих дней. Сопротивляй­тесь этому импульсу. Вы должны доверять своему ка­лендарю, как святыне, где находится четкий перечень задач, которые обязательно нужно выполнить за день: он должен быть заметен, даже если вы просматриваете календарь на бегу. Вам станет гораздо легче работать, если в календаре будут только дела, которые обяза­тельно нужно сделать в течение дня. Когда календарь выполняет свою непосредственную роль в процессе организации, большинство задач, которые предстоит выполнить, остаются в категории "как можно скорее: более приоритетные проблемы по сравнению со всеми остальными делами".

Классификация первоочередных действий в зависимости от контекста

За многие годы я обнаружил, что лучшее средство напоминания о действии, которое нужно выполнить как можно скорее, – это конкретный контекст, требуемый для его осуществления: инструмент, место или лицо, необходимое для решения задачи. Например, если для совершения действия нужен компьютер, то его следует поместить в список, озаглавленный "Компьютер". Если нужно съездить куда-то на машине (например, заехать в банк или в магазин инструментов), то дело надле­жит поместить в категорию поездок. Если следующий шаг – обсудить что-то непосредственно со своей колле-

гой Эмили, то разумнее всего будет поместить пробле­му в список или папку под названием "Эмили".

То, насколько узконаправленными должны быть эти категории, будет зависеть от (1) количества дейс­твий, которые необходимо держать под контролем, и (2) от того, насколько часто вы меняете контекст их совершения.

Если вы относитесь к тем редкостным счастливчи­кам, у которых намечено всего двадцать пять первооче­редных шагов, то сможете обойтись единым списком дальнейших действий. В него могут войти самые раз­нообразные дела: от покупки гвоздей и разговора с на­чальником о кадровых перестановках до генерации идей для проведения выездной деловой встречи. Но если на­копилось пятьдесят или сто намеченных дальнейших действий, то ведение одного большого списка окажется неэффективным занятием: каждый раз, когда у вас бу­дет появляться свободное время, его придется тратить на повторную сортировку проблем. Если в программе конференции объявлен короткий перерыв, в течение которого можно совершить несколько важных звонков, то сначала придется выделить такую категорию, как звонки, из длинного перечня не связанных между собой задач. А если вы отправляетесь по разным делам, може­те выбрать задачи из списка поездок и объединить их в отдельный перечень.

Еще один фактор производительности, обусловлен­ный данным методом организации проблем, – это уве­личение результативности, когда вы работаете в опреде­ленном режиме. Работая в режиме "телефон", вы обзва­ниваете массу людей – нужно только просмотреть спи­сок звонков. Когда ваш включен компьютер подключен к Интернету, старайтесь выполнить максимальный объ­ем работы, не переключаясь на другие виды деятельнос­ти. Для того чтобы перейти от одного вида деятельнос­ти к другому рабочему ритму и инструментарию, нужно

гораздо больше энергии, чем большинство из нас могут себе представить. И естественно, когда нужный человек присутствует в офисе, с вашей стороны будет разумнее обсудить с ним все накопившиеся вопросы, пока у вас есть такая возможность.