Поль Саффо Подходящее время и место для обзора

Еженедельный обзор настолько важен, что вы прос­то обязаны воспитать в себе привычки, создать обста-

новку и подготовить инструментарий для его прове­дения. Когда будет создана зона спокойного контроля, о которой говорится в книге, вам уже не придется особо беспокоиться об обзоре – вы должны будете снова вер­нуться к стандартам персональной организации.

А до этого момента каждую неделю делайте все, что считаете нужным, чтобы заставить себя абстраги­роваться от повседневных проблем на пару часов – не отстраниться, а подняться хотя бы на 10 000 футов и на­верстать упущенное.

Если у вас есть такая роскошь, как рабочее про­странство в офисе, где можно как-то абстрагироваться от людей и повседневного общения, и если ваше рабо­чее время хотя бы отдаленно напоминает обычную со­рокачасовую рабочую неделю, советую выделять для обзора проблем по два часа каждую пятницу в первой половине дня. Такой выбор времени определяется тре­мя факторами.

•  События прошедшей недели, скорее всего, еще не ус­певают забыться, и вы в состоянии провести деталь­ное вскрытие ("Ах да, нужно не забыть зайти к ней и спросить…").

•  Когда вы (обязательно) наткнетесь на действия, ко­торые требуют связаться с людьми на работе, у вас еще будет время это сделать до того, как они уедут на выходные.

•  Это прекрасно – очистить все уровни вашего созна­ния, чтобы быть в состоянии развеяться и отдохнуть на выходных, когда ничто не занимает ваши мысли.

Впрочем, быть может, вы относитесь к типу людей, у которых нет традиционных выходных. Мне, напри­мер, часто приходится по субботам и воскресеньям ра­ботать не меньше, чем по средам. Но у меня есть преиму­щество (возможно, сомнительное, на первый взгляд) -

частые и долгие авиаперелеты, которые предоставляют прекрасную возможность для того, чтобы наверстать упущенное. Мой добрый друг и клиент, сотрудник круп­нейшей в мире аэрокосмической компании, соблюдает особый ритуал релаксации: каждый субботний вечер он устраивается в своем домашнем офисе и обрабатыва­ет сотни записей, сделанных на протяжении недели во время многочисленных деловых встреч.

Независимо от образа жизни, вам нужен ритуал еженедельной перегруппировки проблем. Вероятно, вы уже соблюдаете некое подобие такого (или близко­го) ритуала. В таком случае развейте в себе эту привыч­ку, добавив к ней процедуру обзора проблем с большей высоты.

Труднее всего выделить время для обзора, когда че­ловек постоянно востребован на работе или находится в домашней обстановке: такие люди совсем не распо­лагают временем на пересортировку проблем. Среди специалистов, с которыми я сталкивался, сильнее всего подвержены стрессу те, кто должен постоянно реаги­ровать на изменения в ситуации на работе (агенты по продаже акций или начальники штабов), а потом – воз­вращаться домой к паре малолетних детей и супруге, которая тоже работает. Самые везучие из них могут поз­волить себе на часок расслабиться, пока едут в поезде.

Если вы узнали себя в приведенном описании, то самой серьезной проблемой для вас станет налажива­ние процесса регулярной пересортировки проблем в те моменты, когда вы не сталкиваетесь с жизненными тя­готами непосредственно. Вам придется либо смирить­ся с необходимостью выделить время после окончания рабочего дня по пятницам, либо отвести место и время для спокойного пересмотра проблем за работой, кото­рую вы выполняете дома.

Время для оперативного обзора в сфере руководства. Я советовал многим руководящим работникам выде-

лить в своем графике по два часа каждую пятницу. Для них самой серьезной проблемой было соблюдение рав­новесия между качественным мышлением и срочными требованиями критически важных текущих интерак­тивных задач. Это – сложный момент. Впрочем, самые опытные и мудрые осознают значимость принесения срочных, на первый взгляд, дел в жертву истинно важ­ным задачам, и создают островки свободного времени для проведения подобной процедуры.

Лучшие идеи, касающиеся работы, не посетят вас, пока вы работаете.

Но даже начальники, которые регулярно выделяют время для анализа работы, часто проводят "скомкан­ный" пересмотр проблем на более приземленном уров­не, им приходится преодолевать пробел, чтобы поднять­ся на высоту 10 000 футов. Между сплошными встре­чами и суетой вокруг японского пруда во дворе, возле которого можно пить шардоне на закате, должен быть несколько более высокий уровень анализа и пересор­тировки проблем, необходимый для контроля деятель­ности и концентрации внимания. Если вы считаете, что полностью определили, уяснили и проанализировали все незамкнутые циклы, а также определили дальней­шие действия в рамках их завершения, то, наверное, вы занимаетесь самообманом.

Мышление – это сама суть, самое сложное заня-тие в бизнесе и в жизни. Строители империй тратят на интеллектуальные усилия полчаса… пока остальные предаются увеселениям. Если вы не чувствуете, что постоянно совершаете самосто­ятельные умственные усилия… значит вы поддае­тесь лени, и уже не властны над своей жизнью.

Пересмотр данных: как поддерживать систему в рабочем состоянии

Задача всей методологии управления рабочим процес­сом состоит не в том, чтобы оставить мозг без дела, а, скорее, в том, чтобы повысить эффективность и резуль­тативность его работы. Но чтобы получить широкую свободу, сознание должно постоянно анализировать за­дачи и действия. Вы должны быть уверены, что занима­етесь именно тем, чем нужно, и можете позволить себе не делать того, чего не делаете. Постоянный пересмотр содержимого системы, поддержание ее актуальности и функциональности являются необходимыми условия­ми контроля над проблемами.

К примеру, если у вас есть список звонков, которые нужно совершить, то, как только вы забудете внести туда хотя бы один намеченный звонок, ваше сознание перестанет доверять системе и не сможет отвлечься от мысленных заданий более низкого уровня. Ему при­дется снова вспоминать, обрабатывать сведения и на­поминать вам о них, а это, как вы уже убедились, уда­ется не всегда.

Все вышесказанное свидетельствует о том, что ваша система не может быть статичной. Чтобы вы смогли верно определять дальнейшие действия, нужно посто­янно обновлять ее. Система должна предполагать по­стоянный и грамотный анализ вашей жизни и работы с нескольких ракурсов.

На данном этапе следует задаться двумя важными вопросами.

•  На что вы обращаете основное внимание в системе и когда?

•  Что нужно делать и как часто, чтобы система беспе­ребойно работала, а вы могли выйти на новый уро­вень мышления и деятельности?

Грамотный процесс пересмотра позволит вам до­стичь новых высот творческого мышления в основных сферах деятельности и жизни. На описанный уровень мышления помогают выйти как полная концентрация внимания, так и спонтанный мозговой штурм, которые усиливаются и подзаряжаются благодаря постоянному личному пересмотру списка действий и проектов.

Самые непривычные ситуации требуют наиболее жесткого контроля

Уровень нашей потребности в составлении контроль­ных списков и создании внешних рычагов обратно про­порционален нашей осведомленности в заданной сфере ответственности. Если вы уже давно занимаетесь одним и тем же делом, и ситуация не требует от вас никаких изменений, то, чтобы сохранять над ней контроль, не­обходим минимальный уровень внешней персональной организации. Вы знаете, когда что должно происходить и как выполнять поставленные задачи, а ваша система вполне пригодна для работы в своем нынешнем состоя­нии. Но зачастую складывается обратная ситуация.

Вы очень часто ощущаете потребность в контроль­ном списке определенного рода, который помог бы вам сосредоточиться, пока вы не вникнете в суть задачи, Например, если бы ваш директор вдруг отлучился, и вы внезапно оказались бы на его месте, то вам понадобился бы целый ряд представлений и принципов, которые бы на первых порах помогли вам разобраться со всеми ас­пектами в рамках новой работы. А если вас только что наняли на новую должность, с новыми обязанностями. с которыми вы относительно мало знакомы, то вам по­требуется набор рычагов и структура деятельности хотя бы на первые несколько месяцев.

Мне приходилось составлять списки направлений деятельности, которые нужно было держать под конт­ролем, пока все не становилось на свои места. Напри­мер, когда мы с женой решили создать радикально новую структуру деятельности, которой занимались долгие годы, я взял на себя круг обязанностей, относив­шихся к совершенно новым для меня сферам, а именно: бухгалтерской, компьютерной, маркетинговой, право­вой и административной. На протяжении нескольких месяцев мне приходилось держать под рукой контроль­ные списки обязанностей, чтобы по мере возможностей восполнять возникающие пробелы и бороться с пре­вратностями переходного периода. Когда деятельность частично вошла в привычное русло, я передал управле­ние "автопилоту" и перестал ощущать необходимость в контрольном списке.

Контрольные списки могут быть весьма полезны: они позво-ляют понять, о чем неследует беспокоиться.

Контрольные списки различных уровней

В случае необходимости будьте готовы к созданию контрольных списков любого типа. Число возможных вариантов бесконечно: от списка базовых жизненных ценностей до списка вещей, которые нужно взять в па­латочный городок. Составление списков по мере надо­бности – это одна из самых мощных и в то же время самых элегантных и простых процедур, которые вы мо­жете внедрить в свою жизнь.

Развить творческое мышление вам поможет следу­ющий список тем контрольных списков, которые я ус­пешно использую в своей работе.

•    Личные  убеждения   (индивидуальные  жизненные ценности).

•  Сферы профессиональной ответственности (или Ключевые сферы ответственности).

•  Контрольный список для поездки (все дела, которы нужно начать или завершить до отъезда).

•  Еженедельный обзор (все сведения, которые не обходимо пересматривать или обновлять каждую неделю).

•  Элементы программы подготовки (все проблемы которые необходимо решить при организации ме­роприятия, до или после его проведения).

•  Клиенты.

•  Контрольный список конференций (все, о чем стои подумать при организации конференции).

•  Основные акценты (основные жизненные роли и обя­занности).

•  Ключевые фигуры в моей жизни/работе (отноше­ния, которые следует регулярно пересматривать с целью достижения совершенства и реализации возможностей).

•  Организационная таблица (основные субъекты и сферы производства, которыми нужно руководить и заниматься).

•  Индивидуальное развитие (черты характера, кото­рые нужно регулярно переоценивать для достиже­ния внутреннего равновесия и развития личности).

Пусть обращение с контрольными списками, спон­танными или более постоянными, не представляет для вас сложности. Будьте готовы создавать и удалять их в случае необходимости. Используйте их надлежащим образом, и они станут прекрасным средством повыше­ния личной продуктивности.

Если вы собрали воедино все дела, которые представ­ляют собой незамкнутые циклы в вашей жизни и рабо-

те, обработали каждый из намеченных пунктов в кон­тексте их значения для вас и требуемых действий и упо­рядочили результаты в целостную систему, содержащую актуальный и полный обзор (общий и подробный) всех текущих и "возможных" проектов, значит вы готовы к следующей стадии освоения искусства достижения вы­сокой продуктивности без внутреннего напряжения – процесса пересмотра проблем.

Список (списки) проектов

Список проектов не предназначен для хранения пла­нов или деталей самих проектов; не стоит пытаться упо-

рядочить его в зависимости от приоритетности, масшта­ба или срочности проектов – это должен быть полный перечень всех незамкнутых циклов. Вам вообще не при­дется прорабатывать список проектов в процессе повсед­невной деятельности; большую часть времени вы будете уделять спискам действий и спонтанно возникающим задачам. Помните, вы не можете выполнить проект, вы можете выполнить только действия, связанные с ним.

Полный и актуальный список проектов является основным рабочим инструментом, с помощью которого можно "уви­деть лес за деревьями*.

Истинная ценность списка проектов состоит в том, что он предоставляет возможность полностью пере­смотреть все задачи (хотя бы раз в неделю) и убедить­ся, что определены дальнейшие действия по каждому проекту и ничто не ускользнуло из поля зрения. Бег­лый взгляд, который вы время от времени бросаете на список, усиливает чувство контроля над ситуацией, вы знаете, что вам (и окружающим) доступен весь арсенал, позволяющий в случае необходимости оценить рабо­чую нагрузку.

Горизонтальное и вертикальное управление деятельностью

Вы должны осуществлять контроль над задачами, проектами и действиями в двух плоскостях – горизон­тальной и вертикальной. "Горизонтальный" контроль обеспечивает слаженность всех мероприятий, в кото­рых вы участвуете. Представьте, что ваше сознание постоянно сканирует внешнюю среду, как полицейский радар; оно может сосредоточиться на любом из тыся­чи предметов, который поглощает или требует вашего внимания в любой момент двадцать четыре часа в сут­ки. Это может быть аптека, домовладелец, ваша тетя Марта, стратегический план, обед, вянущее растение в вашем офисе, недовольный клиент или грязные туфли. Вам нужно, к примеру, купить марки, обнали­чить чек, забронировать номер в гостинице, отменить собрание персонала или сходить вечером в кино. (далее…)