Жан де Ла Брюйер Сортировка списка ожиданий

Как и напоминания о действиях, которые обязаны совершить вы сами, напоминания обо всем, что вам должны вернуть, и обо всем, что должны сделать дру­гие, также требуют сортировки и упорядочения. При работе с данной категорией не обязательно отслеживать дискретные шаги: чаще ожиданиями являются собы­тия, связанные с проектами, которые зависят от других людей. Вы можете ждать получения заказанных ранее билетов в театр, доставки сканера для офиса, согласия клиента на ваше предложение и т.д. Когда следующий шаг в рамках определенного проекта должен предпри­нять кто-то другой, вам нужно не напоминание о даль­нейших действиях, а просто "спусковой механизм", на­поминающий о том, чего и от кого вы ждете. Ваша роль состоит в том, чтобы просматривать список с требуемой периодичностью и решать, стоит ли, например, прове­рить степень выполнения проекта или следует ускорить его осуществление.

Рекомендую вам держать список ожиданий под рукой, в той же системе, что и списки напоминаний о дальнейших действиях. Ответственность за следую­щий этап выполнения проекта может переходить от од­ного к другому, пока он не будет завершен. Например, вы звоните торговому агенту, чтобы он ознакомил вас с новыми предложениями (напоминание об этом вы занесли в список звонков). Далее вы ждете, когда про­давец явится к вам со своим предложением (предложе­ние уже относится к категории ожиданий). Когда текст предложения окажется у вас в руках, его нужно будет просмотреть (он попадет в стопку или корзину "Про­честь/просмотреть"). Ознакомившись с документом, вы отправите его начальнице для утверждения (и снова список ожиданий). И так далее1.

Вы ощутите небывалое моральное удовлетворение, когда осознаете, что ваш список ожиданий включает весь набор интересующих вас проблем, решение кото­рых возложено на других людей.

Джон Гарднер

Поскольку я путешествую в основном по большим городам, я веду два списка "Выезды": "Выезды – Од-жаи" (мой город) и "Выезды – другие места", где по­мечаю все товары, которые могу приобрести по пути. "Соединители для полива газонов" попадут в список "Выездов – Оджаи", а вот "Покупка спортивных нос­ков" пойдет в список "Другие выезды".

Дела в офисе. Если вы работаете в офисе, то у вас будут дела, которые вы сможете сделать только там; их список пригодится на рабочем месте – хотя, конечно, если у вас в офисе стоят телефон и компьютер, и вы ве­дете отдельные списки, озаглавленные соответственно

"Звонки" и "Компьютер", то они вам тоже понадобятся. Я бы посоветовал включить в список "Дела в офисе" любую задачу, для выполнения которой необходимо подключиться к Интернету (а это удобнее всего сделать на работе: возможно, это единственное место с постоян­ным доступом). Например, я бы поместил именно в этот список напоминание о необходимости загрузки из сети большой программы.

Дома. Многие дела можно сделать только дома, по­этому имеет смысл вести отдельный список для данно­го контекста. Я уверен, что у вас накопилось множес­тво замыслов и проектов по дому, и часто первооче­редным действием в рамках такого проекта является его осуществление. "Повесить новую репродукцию", "рассортировать компакт-диски" и "развесить по шка­фам зимнюю одежду" – таковы типичные пункты "до­машнего" списка.

Если у вас есть домашний офис, то любое дело, которое можно сделать только там, попадет в список "Дома". (Если вы работаете только на дому и не посе­щаете других офисов, то вам вообще не понадобится список "Офисные дела" – перечня "Дома" будет впол­не достаточно).

Повестки дня. Вы обязательно обнаружите, что мно­жество ваших дальнейших действий нужно будет либо совершить в процессе непосредственного общения с кем-то, либо обсудить их на повестке заседания ко­митета или совещания персонала. Вам нужно обсудить с партнером идеи на следующий год; вы хотите пого­ворить с мужем о его планах на весну; вам нужно дать секретарше задание, слишком сложное для того, чтобы излагать его суть в электронном сообщении. А на со­вещании персонала в понедельник вы должны сделать объявление об изменении стратегий подачи отчетов о расходах.

Предстоящие действия нужно помещать в отдельные повест­ки дня, составленные для каждого человека, с которым вы постоянно общаетесь, и для каждой встречи, которую вы ре­гулярно посещаете.

Подобные предстоящие действия нужно помещать в отдельные повестки дня, составленные для каждого человека и для каждой встречи. Профессионалы, кото­рые ведут папку, где содержатся все вопросы, требующие обсуждения с начальством, уже пользуются модифика­цией данного метода. Для упорядочения дальнейших действий вам может понадобиться от трех до пятнад­цати подобных списков. Я советую завести отдельные папки или списки для начальства, коллег, помощников, супругов и детей. Вам также следует завести анало­гичный список для своего поверенного, финансового секретаря, счетовода и/или программиста, словом, для каждого, с кем нужно будет обсудить более одной про­блемы во время следующего телефонного разговора.

Если вы участвуете в регулярных совещаниях – за­седаниях персонала, проектного отдела, совета дирек­торов, комитета, чего угодно – то и они заслуживают собственных папок, где вы будете отмечать вопросы, требующие обсуждения.

Часто приходится вести текущий список дел, тре­бующих обсуждения с человеком, с которым вы будете общаться лишь в течение ограниченного времени. На­пример, если вы имеете дело с подрядчиком, который выполняет существенный объем работ в вашем доме, можете составить список на время вашего сотрудничест­ва. Обходя место проведения работ в конце дня, после отъезда подрядчика, вы можете заметить детали, кото­рые захотите обсудить с ним утром, и их список должен быть у вас под рукой в случае необходимости.

Поскольку данный тип списков весьма полезен, ваша система должна  предоставлять  возможность  быстро

и легко добавлять новые повестки по мере надобности. Например, вставка страницы, посвященной отдельно­му лицу или встрече, в раздел блокнота, озаглавленный "Повестки дня", занимает считанные секунды. Пример­но столько же занимает добавление специальной стра­ницы в раздел "Повестки дня" цифрового секретаря.

Прочесть/просмотреть. Вы без сомнения найдете в корзине ряд документов, в отношении которых следу­ющим действием будет их прочтение. Надеюсь, что вы придерживались правила двух минут и уже разобрались с рядом моментальных проблем: что-то выбросили, что-то рассортировали, а что-то перенесли на следующий этап как полезный материал.

Документы, на прочтение которых, по вашим оцен­кам, уйдет более двух минут вашего времени, обычно имеет смысл помещать в отдельную физическую стоп­ку-корзину под названием "Прочесть/просмотреть". Я отношу данную категорию к спискам; но с таким списком легче всего работать, если поместить докумен­ты и журналы в лоток и/или портативную папку.

Для многих людей стопка "Прочесть/просмотреть" может оказаться весьма объемистой. Именно поэтому крайне важно помещать туда документы, рассмотре­ние которых занимает более двух минут, только в том случае, если вы действительно хотите их прочесть в свободное время. Возможно, процесс окажется весьма утомительным, но ситуация может существенно ослож­ниться и завести вас в тупик, если вы четко не опреде­лите границ данной категории. По крайней мере, четкое разграничение категорий позволит вам уяснить, каки­ми материалами вы располагаете, а наличие внутренних регулирующих механизмов поможет вам определить, что вы хотите оставить, а что – выбросить.

Полезно иметь под рукой стопку материалов для прочтения, которые можно просматривать на ходу (например, вы собираетесь на встречу, которая может

задержаться, на семинар, в программе которого мо­жет возникнуть ничем не занятое окно, или на прием к дантисту, где вам придется ждать своей очереди). Все перечисленные ситуации предоставляют прекрасную возможность ознакомиться с материалом. Люди, кото­рые не организовали свои материалы для прочтения/ просмотра, могут потерять массу времени, поскольку в жизни частенько появляются неожиданные свобод­ные минуты, которые можно выгодно использовать.

Те, кто бессмысленно расходуют свое время, чаще всего жалуются на его недостаток.

Дела, которые следует поместить в календарь

При организации данных, как уже отмечалось, воз­никает два основных типа действий: шаги, которые нужно предпринять в определенный день и/или в кон­кретное время, и задачи, которые следует выполнить как можно скорее, выделив для них время, свободное от дел, помеченных в календаре. Дела, внесенные в ка­лендарь, могут быть намечены на конкретное время (например, "с 4:00 до 5:00 – встретиться с Джимом") или на определенный день ("Позвонить Рэйчел во вторник, чтобы узнать, получила ли она текст делового предложения").

При обработке содержимого корзины, вам, вероятно, попадались дела, которые вы сразу помечали в своем рабочем календаре. Например, первоочередной шаг, не­обходимый для прохождения медосмотра, – позвонить в поликлинику, чтобы назначить время, и поскольку на это требовалось не более двух минут, вы сразу так и сде­лали. А здравый смысл подсказывает, что, как только назначено время обследования, его нужно немедленно внести в календарь.

Календарь должен содержать только основные "неровности рельефа", вокруг которых следует строить дальнейшую де­ятельность.

Но у многих людей, привыкших к составлению спис­ков дел на каждый день, возникает желание поместить в календарь действия, которые им хочется сделать, например, в следующий понедельник, но придется пе­ренести на один из последующих дней. Сопротивляй­тесь этому импульсу. Вы должны доверять своему ка­лендарю, как святыне, где находится четкий перечень задач, которые обязательно нужно выполнить за день: он должен быть заметен, даже если вы просматриваете календарь на бегу. Вам станет гораздо легче работать, если в календаре будут только дела, которые обяза­тельно нужно сделать в течение дня. Когда календарь выполняет свою непосредственную роль в процессе организации, большинство задач, которые предстоит выполнить, остаются в категории "как можно скорее: более приоритетные проблемы по сравнению со всеми остальными делами".

Классификация первоочередных действий в зависимости от контекста

За многие годы я обнаружил, что лучшее средство напоминания о действии, которое нужно выполнить как можно скорее, – это конкретный контекст, требуемый для его осуществления: инструмент, место или лицо, необходимое для решения задачи. Например, если для совершения действия нужен компьютер, то его следует поместить в список, озаглавленный "Компьютер". Если нужно съездить куда-то на машине (например, заехать в банк или в магазин инструментов), то дело надле­жит поместить в категорию поездок. Если следующий шаг – обсудить что-то непосредственно со своей колле-

гой Эмили, то разумнее всего будет поместить пробле­му в список или папку под названием "Эмили".

То, насколько узконаправленными должны быть эти категории, будет зависеть от (1) количества дейс­твий, которые необходимо держать под контролем, и (2) от того, насколько часто вы меняете контекст их совершения.

Если вы относитесь к тем редкостным счастливчи­кам, у которых намечено всего двадцать пять первооче­редных шагов, то сможете обойтись единым списком дальнейших действий. В него могут войти самые раз­нообразные дела: от покупки гвоздей и разговора с на­чальником о кадровых перестановках до генерации идей для проведения выездной деловой встречи. Но если на­копилось пятьдесят или сто намеченных дальнейших действий, то ведение одного большого списка окажется неэффективным занятием: каждый раз, когда у вас бу­дет появляться свободное время, его придется тратить на повторную сортировку проблем. Если в программе конференции объявлен короткий перерыв, в течение которого можно совершить несколько важных звонков, то сначала придется выделить такую категорию, как звонки, из длинного перечня не связанных между собой задач. А если вы отправляетесь по разным делам, може­те выбрать задачи из списка поездок и объединить их в отдельный перечень.

Еще один фактор производительности, обусловлен­ный данным методом организации проблем, – это уве­личение результативности, когда вы работаете в опреде­ленном режиме. Работая в режиме "телефон", вы обзва­ниваете массу людей – нужно только просмотреть спи­сок звонков. Когда ваш включен компьютер подключен к Интернету, старайтесь выполнить максимальный объ­ем работы, не переключаясь на другие виды деятельнос­ти. Для того чтобы перейти от одного вида деятельнос­ти к другому рабочему ритму и инструментарию, нужно

гораздо больше энергии, чем большинство из нас могут себе представить. И естественно, когда нужный человек присутствует в офисе, с вашей стороны будет разумнее обсудить с ним все накопившиеся вопросы, пока у вас есть такая возможность.

Сортировка напоминаний о дальнейших действиях

Если вы опустошили корзину, то у вас наверняка появилась стопка "подвешенных" напоминаний о дейст­виях, которые могут быть выполнены в течение двух

минут и не могут быть никому переданы. Подобных дел, скорее всего, наберется от двадцати до шестидесяти-се-мидесяти. Не забудьте о делах, переданных другим лю­дям, и, вероятно, о делах, которые были помечены вами в календаре или отнесены к категории "когда-нибудь/ может быть".

Можете упорядочить все это в категории, к кото­рым будет легко обратиться, чтобы решением указан­ных проблем можно было заняться, когда будет время. Придумайте наиболее подходящий способ физической группировки проблем: в виде документов в папках или списках, традиционных или электронных.

Сортировка материала: создание "правильных" корзин

Полная и единообразная система организации дает огромное преимущество, поскольку система позволя­ет сознанию отвлечься от рутинных забот и перейти к интуитивному принятию решений, от которого вас не будут отвлекать проблемы, оставшиеся без внимания. Но для того, чтобы вы смогли перейти в данное состоя­ние, физическая система упорядочения данных должна быть лучше системы, созданной в вашем сознании.

Для того чтобы вы могли постоянно концентрировать внима-ние на дальнейших действиях, нужна безотказная система упорядочения данных.

В этой главе я ознакомлю вас с основными этапами и инструментами процесса организации, которые понадо­бятся при обработке корзины. Во время первичной обра­ботки входящего материала вы будете создавать списки и группы проблем, которые нужно будет упорядочить, с тем чтобы в дальнейшем включить в них новые задачи. Иными словами, не обязательно создавать систему орга­низации данных моментально, на пустом месте. Она бу­дет развиваться по мере того, как вы будете обрабатывать рутинные проблемы и проверять наличие материалов.