Горизонтальное и вертикальное управление деятельностью

Раздел: Эффективность использования12.01.2010 | Нет отзывов

Вы должны осуществлять контроль над задачами, проектами и действиями в двух плоскостях – горизон­тальной и вертикальной. "Горизонтальный" контроль обеспечивает слаженность всех мероприятий, в кото­рых вы участвуете. Представьте, что ваше сознание постоянно сканирует внешнюю среду, как полицейский радар; оно может сосредоточиться на любом из тыся­чи предметов, который поглощает или требует вашего внимания в любой момент двадцать четыре часа в сут­ки. Это может быть аптека, домовладелец, ваша тетя Марта, стратегический план, обед, вянущее растение в вашем офисе, недовольный клиент или грязные туфли. Вам нужно, к примеру, купить марки, обнали­чить чек, забронировать номер в гостинице, отменить собрание персонала или сходить вечером в кино. (далее…)

Список "спусковых крючков&quot

Раздел: Эффективность11.01.2010 | Нет отзывов

Для того чтобы быстрее освободить свое сознание, просмотрите следующий список "спусковых крючков", пункт за пунктом, и проверьте, не забыли ли вы о чем-нибудь. Часто, чтобы обнаружить мысль, затаившуюся в закоулках сознания, нужен только небольшой толчок. Не забывайте, вспомнив о чем-то, записывать эту идею на листке бумаги и класть его в корзину.

Незавершенные дела: список "спусковых крючков"

Профессиональная  деятельность

Начатые, но не завершенные проекты Проекты, осуществление которых нужно начать Обещания и обязательства перед другими людьми:

Начальником/партнерами

Коллегами

Подчиненными

Другими представителями организации

"Посторонними" людьми:

Клиентами

Другими организациями

Специалистами Информация, которую необходимо получить/передать:

Внешняя/внутренняя Совершить (отослать, передать) или ответить на:

Телефонные звонки

Голосовые сообщения

Электронные сообщения

Сообщения на пейджере

Факсы

Письма

Служебные записки Другие документы, которые нужно оформить и подать:

Доклады

Заключения/отзывы Предложения Статьи

Рекламные материалы Инструкции/указания

Откорректированные и отредактированные документы Встречи, которые следует назначить, и деловые визиты, о кото-рых стоит попросить

Кого следует ознакомить с теми или иными решениями? Существенные материалы, которые вы читали или просматри­вали:

Финансы:

Денежный поток Статистические данные Бюджеты

Прогнозы/перспективные оценки Прибыли и убытки Балансовый отчет Кредитная линия Планирование/организация:

Формальное планирование (цели, задачи, желаемые ре­зультаты)

Текущие проекты (следующие шаги) Грядущие проекты Бизнес-планы и планы маркетинга Организационные замыслы Предстоящие мероприятия Встречи Презентации

Организационная структура Изменения условий труда Установка новых систем/оборудования Поездки Банковская сфера:

Дебиторская задолженность Счета к оплате

Мелкие расходы Административная сфера

Юридические аспекты

Страховка

Персонал

Стратегии/процедуры Клиенты

Внутренние

Внешние Маркетинг

Продвижение продукции Продажи

Обслуживание клиентов Системы

Телефоны

Компьютеры

Офисная техника

Другая аппаратура

Коммунальные услуги

Упорядочение данных

Хранение

Товарных запасов Ресурсы Офис/рабочее место

Организация офиса

Мебель

Обстановка Ожидания:

Информация

Задания и проекты, которые нужно передать кому-то

Важнейшие мероприятия в рамках осуществления проектов

Ответы на: Письма

Служебные записки Звонки Предложения

Требования Возмещение затрат Средства на мелкие расходы Страховые взносы Заказы

Починка оборудования Билеты

Решения других людей Профессиональный рост Обучение/семинары Чему стоит научиться Ориентиры

Навыки, которыми необходимо овладеть, особенно в сфере: Программных продуктов Аудио – и видеокурсы Резюме Внешнее развитие Исследования – нужно узнать о… Профессиональный гардероб

Частная жизнь

Начатые, но не завершенные проекты Проекты, осуществление которых нужно начать Обещания и обязательства перед другими людьми:

Женой/мужем

Детьми

Семьей

Друзьями

Коллегами

Предметы, которые вы взяли во временное пользование Проекты: другие организации

Сфера обслуживания

Общественные

Добровольные Информация, которую нужно получить или передать:

Семья

Друзья

Коллеги

Совершить (отослать) или ответить на:

Телефонные звонки

Письма

Открытки Предстоящие события: Торжества Дни рождения Годовщины Свадьбы Выпускные Праздники Путешествия Поездки на выходные Каникулы

Встречи с друзьями Культурные мероприятия Спортивные мероприятия Исследования и развития – шаги, которые нужно предпринять: Куда следует поехать

С кем нужно встретиться, кого пригласить Местные развлечения Административная сфера: Финансы

Счета

Банки

Капиталовложения

Ссуды

Налоги

Страховка

Юридические аспекты

Сортировка данных Ожидания:

Почтовый заказ товара Починка

Возмещение затрат

Возврат предметов, взятых во временное пользование

Данные медицинских обследований

Ответные послания Дом/семья

Домовладельцы

Собственность Юридические аспекты

Недвижимое имущество

Районирование

Налоги Строители/подрядчики

Отопление/кондиционирование

Сантехника

Электричество

Крыша

Ландшафт

Заезд

Стены, полы, потолки

Обстановка

Мебель

Коммунальные службы

Приборы

Лампочки/провода

Кухонные принадлежности

Мойка, сушка, пылесос

Места, где нужно убрать Компьютеры

Программное обеспечение

Аппаратное обеспечение

Связь

CD-ROM

Электронная почта и подключение к сети

Телевидение

Видеомагнитофон

Музыка, диски, кассеты

Наушники

Автоответчик

Спортивное снаряжение

Шкафы/одежда

Гараж/склад

Ремонт и содержание машины

Инструменты

Багаж

Домашние животные Здравоохранение

Врачи

Стоматологи

Специалисты Увлечения

Книги, записи, кассеты, диски Выходы

Магазин промышленных товаров

Аптека

Рынок

Банк

Химчистка

Канцтовары Сообщество

Соседи

Школы

Местные органы власти Общественные аспекты

Не делите ни с кем рабочее пространство!

Раздел: Экономическая эффективность9.01.2010 | Нет отзывов

Крайне необходимо, чтобы у вас было собственное рабочее пространство – или, по крайней мере, собст­венная корзина "Входящие документы" и место для работы с документами. Слишком много супружеских пар, с которыми я работал, дома пытались уживаться за одним рабочим столом: когда они расширяли ра-

бочее пространство до двух отдельных рабочих мест, ситуация кардинально менялась в лучшую сторону. Вместо "отчуждения", которого они ожидали, этот шаг позволял им снять незначительную напряженность в отношениях, вызванную необходимостью делить друг с другом совместные проблемы. Одна пара даже реши­ла оборудовать маленькое рабочее место в кухне для мамы-домоседки, чтобы она могла работать, не спуская глаз с младенца в комнате.

(далее…)

Полы, стены и полки

Раздел: Эффективность использования8.01.2010 | Нет отзывов

Какой-то документ на доске объявлений требует от вас активных действий? К стене приколото что-то, что не должно на ней висеть? Вас что-то смущает, когда вы смотрите на картины, фотографии, плакаты или суве­ниры? А что вы думаете об открытых полках? Может, там есть какие-то книги, которые нужно прочесть или подарить библиотеке? Каталоги, инструкции или под­шивки, которые устарели или требуют от вас каких-то шагов? Кучки и стопки на полу? Просто передвиньте их поближе к корзине, чтобы добавить к "входящему материалу".

Факторы успеха в использовании системы хранения

Раздел: Эффективность5.01.2010 | Нет отзывов

Я категорически рекомендую вам наладить вашу собственную систему хранения, которая будет всегда под рукой. У вас должно уходить не более минуты на то, чтобы извлечь материал из корзины "Входящие" или распечатать его из электронного сообщения, принять решение о том, что он не требует от вас активных дейст­вий, но может пригодиться в будущем, и поместить его в систему организации ссылочных данных. Если вся последовательность указанных действий занима­ет более минуты, существует реальная возможность ускорить процесс: вы не определяете новый документ в картотеку, а вместо этого просто кладете его на стопку бумаг или запихиваете куда-нибудь. Кроме обеспече­ния высокой скорости упорядочения данных, система

должна приносить радость, быть простой в использова­нии, современной и полной. В противном случае у вас возникнет подсознательное нежелание освобождать корзину "Входящие", поскольку там будет находиться материал, который нужно включить в картотеку, и по­верьте, вам не захочется даже смотреть на документы. Не отчаивайтесь: я видел, как люди, которые терпеть не могли процесс сортировки документов, начинали наслаждаться этим процессом после того, как была создана и отлажена индивидуальная система органи­зации данных.

(далее…)