Использование предмета в качестве напоминания

Самый действенный способ уследить за всеми на­поминаниями о дальнейших действиях – добавить их к спискам и папкам, как только они попадаются вам под руку. Появившиеся напоминания не понадобятся вам после обработки информации. Вы можете делать замет­ки во время беседы с начальником, но их нужно будет выбросить, когда вы извлечете из корзины все проекты и действия, связанные с ними. Некоторые люди пыта­ются архивировать голосовые сообщения, с которыми

Держите электронные сообщения и документы, напоминающие вам о дальнейших действиях, отдельно от всего остального.

Впрочем, из этого правила есть исключения. Неко­торые исходные материалы могут быть гораздо более эффективными напоминаниями о требуемых действи­ях, чем заметки в списке. Наиболее актуально данное правило в отношении бумажных материалов и некото­рых электронных сообщений.

Дела, которые следует поместить в календарь

При организации данных, как уже отмечалось, воз­никает два основных типа действий: шаги, которые нужно предпринять в определенный день и/или в кон­кретное время, и задачи, которые следует выполнить как можно скорее, выделив для них время, свободное от дел, помеченных в календаре. Дела, внесенные в ка­лендарь, могут быть намечены на конкретное время (например, "с 4:00 до 5:00 – встретиться с Джимом") или на определенный день ("Позвонить Рэйчел во вторник, чтобы узнать, получила ли она текст делового предложения").

При обработке содержимого корзины, вам, вероятно, попадались дела, которые вы сразу помечали в своем рабочем календаре. Например, первоочередной шаг, не­обходимый для прохождения медосмотра, – позвонить в поликлинику, чтобы назначить время, и поскольку на это требовалось не более двух минут, вы сразу так и сде­лали. А здравый смысл подсказывает, что, как только назначено время обследования, его нужно немедленно внести в календарь.

Календарь должен содержать только основные "неровности рельефа", вокруг которых следует строить дальнейшую де­ятельность.

Но у многих людей, привыкших к составлению спис­ков дел на каждый день, возникает желание поместить в календарь действия, которые им хочется сделать, например, в следующий понедельник, но придется пе­ренести на один из последующих дней. Сопротивляй­тесь этому импульсу. Вы должны доверять своему ка­лендарю, как святыне, где находится четкий перечень задач, которые обязательно нужно выполнить за день: он должен быть заметен, даже если вы просматриваете календарь на бегу. Вам станет гораздо легче работать, если в календаре будут только дела, которые обяза­тельно нужно сделать в течение дня. Когда календарь выполняет свою непосредственную роль в процессе организации, большинство задач, которые предстоит выполнить, остаются в категории "как можно скорее: более приоритетные проблемы по сравнению со всеми остальными делами".

Классификация первоочередных действий в зависимости от контекста

За многие годы я обнаружил, что лучшее средство напоминания о действии, которое нужно выполнить как можно скорее, – это конкретный контекст, требуемый для его осуществления: инструмент, место или лицо, необходимое для решения задачи. Например, если для совершения действия нужен компьютер, то его следует поместить в список, озаглавленный "Компьютер". Если нужно съездить куда-то на машине (например, заехать в банк или в магазин инструментов), то дело надле­жит поместить в категорию поездок. Если следующий шаг – обсудить что-то непосредственно со своей колле-

гой Эмили, то разумнее всего будет поместить пробле­му в список или папку под названием "Эмили".

То, насколько узконаправленными должны быть эти категории, будет зависеть от (1) количества дейс­твий, которые необходимо держать под контролем, и (2) от того, насколько часто вы меняете контекст их совершения.

Если вы относитесь к тем редкостным счастливчи­кам, у которых намечено всего двадцать пять первооче­редных шагов, то сможете обойтись единым списком дальнейших действий. В него могут войти самые раз­нообразные дела: от покупки гвоздей и разговора с на­чальником о кадровых перестановках до генерации идей для проведения выездной деловой встречи. Но если на­копилось пятьдесят или сто намеченных дальнейших действий, то ведение одного большого списка окажется неэффективным занятием: каждый раз, когда у вас бу­дет появляться свободное время, его придется тратить на повторную сортировку проблем. Если в программе конференции объявлен короткий перерыв, в течение которого можно совершить несколько важных звонков, то сначала придется выделить такую категорию, как звонки, из длинного перечня не связанных между собой задач. А если вы отправляетесь по разным делам, може­те выбрать задачи из списка поездок и объединить их в отдельный перечень.

Еще один фактор производительности, обусловлен­ный данным методом организации проблем, – это уве­личение результативности, когда вы работаете в опреде­ленном режиме. Работая в режиме "телефон", вы обзва­ниваете массу людей – нужно только просмотреть спи­сок звонков. Когда ваш включен компьютер подключен к Интернету, старайтесь выполнить максимальный объ­ем работы, не переключаясь на другие виды деятельнос­ти. Для того чтобы перейти от одного вида деятельнос­ти к другому рабочему ритму и инструментарию, нужно

гораздо больше энергии, чем большинство из нас могут себе представить. И естественно, когда нужный человек присутствует в офисе, с вашей стороны будет разумнее обсудить с ним все накопившиеся вопросы, пока у вас есть такая возможность.

Сортировка материала: создание "правильных" корзин

Полная и единообразная система организации дает огромное преимущество, поскольку система позволя­ет сознанию отвлечься от рутинных забот и перейти к интуитивному принятию решений, от которого вас не будут отвлекать проблемы, оставшиеся без внимания. Но для того, чтобы вы смогли перейти в данное состоя­ние, физическая система упорядочения данных должна быть лучше системы, созданной в вашем сознании.

Для того чтобы вы могли постоянно концентрировать внима-ние на дальнейших действиях, нужна безотказная система упорядочения данных.

В этой главе я ознакомлю вас с основными этапами и инструментами процесса организации, которые понадо­бятся при обработке корзины. Во время первичной обра­ботки входящего материала вы будете создавать списки и группы проблем, которые нужно будет упорядочить, с тем чтобы в дальнейшем включить в них новые задачи. Иными словами, не обязательно создавать систему орга­низации данных моментально, на пустом месте. Она бу­дет развиваться по мере того, как вы будете обрабатывать рутинные проблемы и проверять наличие материалов.

Список проектов

Последний шаг на пути ко дну корзины предполага­ет перенос внимания с отдельных действий на общую картину, т.е. на ваши проекты.

Опять-таки, я определяю "проект" как любой ре­зультат, в достижении которого вы заинтересованы, требующий от вас более одного активного действия. Если вы пересмотрите список дел, которые наметили ("позвонить Фрэнку по поводу сигнализации для ма­шины", "написать Бернадетт электронное сообщение касательно материалов конференции"), то, несомнен­но, найдете в нем ряд вещей, требующих от вас более одного действия. Вопрос установки сигнализации не будет исчерпан после звонка Фрэнку, а, связавшись с Бернадетт, вам не удастся закончить подготовку к конференции.

Надеюсь, практическая причина для широкого оп­ределения проектов, которого придерживаюсь я сам, вполне очевидна: если намеченный вами первоочеред­ной шаг не позволит решить проблему, воспользуйтесь ярлычком, который бы напоминал вам о "подвешенных" делах до момента их завершения. Вам нужно составить список проектов. Он может включать любые "Проек­ты": от "Праздничная вечеринка" до "Прекращение ин­вестирования в линию продукции Widget" или "Окон­чательное утверждение пакета оплаты труда". Назначе­ние этого списка не в том, чтобы отражать приоритеты, а в том, чтобы обеспечить надежные напоминания обо всех незамкнутых циклах.

На данный момент, у вас, вероятно, намечено от тридцати

до ста проектов.

Не имеет значения, когда будет укомплектован спи­сок "Проекты": во время первичной обработки содер­жимого корзины или позже. Просто нужно в какой-то момент составить список и вести его, поскольку он яв­ляется основным ориентиром, который показывает, на каком этапе вы находитесь и к чему стремитесь.

А сейчас подумаем над тем, как обеспечить "нор­мальную работу всех систем" в сфере организации ма­териалов.

Правило двух минут – волшебное правило

Конечно, данный пример весьма красочный, но он показывает, насколько важными могут оказаться неко­торые из простых правил обработки информации, осо-

бенно если объемы и скорость накопления входящей информации в вашей корзине увеличиваются.

Вообще-то две минуты – это только ориентир. Если у вас есть изрядный запас свободного времени на об­работку корзины для входной информации, можете расширить допустимый интервал до пяти или десяти минут. Если нужно быстро добраться до дна корзины, чтобы решить, как использовать остаток дня с макси­мальной эффективностью, попробуйте сократить время рассмотрения каждой проблемы до одной минуты или до тридцати секунд, чтобы быстрее покончить с ними.

Когда будете знакомиться с процедурой, полезно будет засечь время на обработку нескольких проблем. Большинство клиентов, с которыми я работаю, смутно представляют себе, сколько составляют две минуты на самом деле, и существенно недооценивают возможную продолжительность определенных действий. Напри­мер, если вы собрались оставить сообщение на автоот­ветчике, а трубку берет сам адресат, то звонок обычно занимает гораздо больше времени.