Совершить необходимое действие

При условии, что первоочередное действие займет не более двух минут, его следует совершить, как только вы достали соответствующий предмет из корзины. Если на чтение записки уйдет тридцать секунд, а затем от вас потребуется только быстрый положительный/отри­цательный или другой ответ, который нужно наклеить с обратной стороны и отправить назад, то его следует дать немедленно. Если вы можете просмотреть каталог за одну-две минуты, чтобы определить, есть ли в нем что-то интересное, так и сделайте, а затем поступайте, как сочтете нужным: выбросьте его, перешлите далее или оставьте у себя в качестве справочного материала. Если первоочередное действие по какой-то проблеме состоит в том, чтобы надиктовать краткое сообщение на чей-то автоответчик, звоните не мешкая.

Даже если задача не является приоритетной, займи­тесь ею немедленно, если вообще собираетесь ее решать. Причина, по которой предельный интервал составляет две минуты, в том, что примерно столько занимает со­хранение и сортировка документа, если вы не собирае­тесь сразу покончить с проблемой: иными словами, при такой длине промежутка достигается максимальный темп работы. Если документ не заслуживает внимания, просто выбросьте его. Если вы собираетесь предпри­нять необходимые шаги, то следует учитывать фактор эффективности.

Многие считают, что постоянное соблюдение прави­ла двух минут позволяет существенно повысить произ­водительность. Вице-президент одной крупной компа­нии по изготовлению программного обеспечения при­знал, что благодаря этому правилу у него каждый день остается дополнительный час рабочего времени, кото­рое можно использовать по собственному усмотрению! Он был одним из тех начальников, работающих в сфере высоких технологий, которые получают по триста элект-

ронных сообщений в день и большую часть рабочего времени уделяют разработке трех основных проектов. Многие сообщения приходили от людей, которые до­кладывали ему о чем-то, нуждались в его рекоменда­циях и разрешениях, чтобы продолжать свою работу. Но поскольку сообщения не попадали в фокус его ос­новного внимания, он оставлял их в папке "Входящие", чтобы обратиться к ним позже. Когда накапливалось несколько тысяч таких сообщений, приходилось тра­тить выходные на их рассмотрение, чтобы не отстать от работы. Это было бы не так страшно, если бы ему было двадцать шесть: в таком возрасте любая деятельность вызывает приток адреналина; но ему было за тридцать, и он ко всему прочему обязан был уделять внимание маленьким детям. Работа на выходных была абсолютно неприемлема. После наших занятий он просмотрел все восемьсот сообщений, накопившихся в ящике. Оказа­лось, что большую часть из них можно было спокойно удалить, совсем немного можно было оставить в качес­тве ссылочной информации, а на рассмотрение каждого из оставшихся требовалось меньше двух минут, так что на все ушло очень мало времени. Я связался с ним год спустя, и он по-прежнему прекрасно справлялся с рабо­той! Он больше не позволял сообщениям выходить за рамки экрана компьютера. Кроме того, применение пра­вила изменило природу его подразделения вследствие существенного увеличения запаса рабочего времени на рассмотрение почты. Его подчиненные теперь были на все сто уверены, что у начальника железные нервы!

А если нужно предпринять какой-то шаг, то какой именно?

Это серьезный вопрос. Если что-то нужно сделать с предметом, лежащим в корзине, то вы должны решить, в чем именно состоит ваше следующее действие. Напом­ню еще раз, что "первоочередной шаг" – это первое фи­зическое видимое действие, которое нужно совершить, чтобы продвинуться к завершению задачи.

Ответить на поставленный вопрос легче и одновре­менно сложнее, чем кажется.

Следующее действие должно лежать на поверхности, но часто от вас требуется простая цепочка рассуждений

и несколько этапов планирования, которые еще не про­шли в вашем сознании, но обязательно должны пройти, чтобы можно было точно определить, что именно нуж­но сделать для решения проблемы, даже если она доста­точно проста.

Давайте рассмотрим простой список дел, которыми обычно занят человек:

•  Уборка гаража.

•  Уплата налогов.

•  Предстоящая конференция.

•  День рождения Бобби.

•  Пресс-релиз.

•  Оценка продуктивности.

•  Смена руководства.

Хотя каждый из пунктов списка может показаться вполне ясной задачей или проектом, чтобы определить следующий шаг по каждому из них, вам придется не­много подумать.

•   Уборка гаража

…Ну, нужно просто зайти туда и начать уборку. Нет, подождите, там стоит здоровенный холодильник, от которого нужно избавиться первым делом. Надо уз­нать у Джона Патрика, не нужен ли ему холодильник для лагеря. Надо…

•   Позвонить Джону по поводу холодильника

Как насчет…

•    Уплаты налогов

… но я не могу начать подсчет налогов, пока мне не вернут последнюю форму К-1. До этого я ничего не смогу сделать. Так что нужно…

•  Подождать формы К-1 из компании Acme Trust

А что касается…

•    Предстоящей конференции

…то я должен узнать, собирается ли Сандра гото­вить рекламные материалы. Наверно, нужно…

•   Написать Сандре электронное сообщение и спросить

ее о рекламных материалах для конференции

… и так далее. Промежуточные шаги – "звонок Джо­ну", "ожидание формы К-1", "отправка сообщения Санд­ре" – должны быть определены для каждой проблемы, с которой связано содержимое корзины.

А если никакие действия не нужны?

Скорее всего, часть содержимого корзины не бу­дет предполагать никаких активных действий с вашей стороны. К данной категории материала относятся три типа предметов:

•  Мусор.

•  Материал, который следует отложить на какое-то время.

•  Материал, который нужно взять на заметку на бу­дущее.

Не кладите ничего обратно в корзину

У документа, находящегося в корзине, есть только один путь – из корзины. Именно таков смысл древней пословицы, которая советует "только раз обращаться к каждому делу", хотя концепция одноразового обраще­ния к проблеме на самом деле плохая идея. Если бы вы придерживались данного принципа, то у вас никогда не появилось бы списка дел: все проблемы решались бы по мере их возникновения. Эта концепция резко снизила бы эффективность и темп вашей работы, потому что большинство возникающих задач нельзя решить сразу после того, как вы узнаете об их существовании. Совет актуален в том смысле, что нужно отказаться от вредной привычки постоянно доставать предметы из корзины и класть их обратно, так и не решив, что с ними делать. Более удачное напутствие звучало бы так: "Когда в пер­вый раз достаете предмет из корзины, сразу решайте, как с ним поступить и куда его определить. Никогда не кладите ничего обратно в корзину".

Леонардо да Винчи

Чем больше будет усложняться ваша работа и жизнь, тем более вы будете нуждаться в стандартных инстру­ментах записи идей и входящей информации. Напри­мер, продвигаясь по карьерной лестнице, вы начнете замечать, что самые лучшие идеи, касающиеся работы, будут посещать вас в нерабочее время. Способность контролировать эти идеи с помощью эффективных инструментов сбора информации, которые всегда под рукой, является главным ключом к повышению про­дуктивности работы.

(далее…)