Каков необходимый объем планирования в вашем случае

Так какую же часть описанной модели планирования следует воплотить на практике, и какова степень ее де­тализации? Ответ прост: нужно ровно столько планов, сколько необходимо для того, чтобы выбросить проект из головы.

Основная причина, по которой проблемы занимают ваши мысли, в том, что четко не определены желаемые результаты и программа действий, а напоминания о них не помещены в надежные места, где вы наверняка уде­лите им должное внимание. К тому же, возможно, вы недостаточно четко продумали детали, перспективы и решения, чтобы полагаться на составленную схему.

Если руководствоваться моим определением проек­та как результата, для достижения которого необходи­мо совершить более одного действия, то для того, что­бы выбросить большинство проектов из головы, нужно только сформулировать желаемый результат и наме­тить следующий шаг. Вам нужен новый брокер? Доста­точно только позвонить другу, чтобы он порекомендо­вал кого-нибудь. Вам нужно поставить дома принтер? Достаточно выйти в Интернет и ознакомиться с раз­личными моделями и расценками. По моим подсчетам, около 80 % проектов носят именно такой характер. (далее…)

Помеченные материалы

Многие материалы, которые попадаются вам на гла­за, не требуют активных действий, но содержат ценную информацию. У вас возникает желание сохранить эти сведения, чтобы обратиться к ним по мере необходи­мости. (далее…)

Полы, стены и полки

Какой-то документ на доске объявлений требует от вас активных действий? К стене приколото что-то, что не должно на ней висеть? Вас что-то смущает, когда вы смотрите на картины, фотографии, плакаты или суве­ниры? А что вы думаете об открытых полках? Может, там есть какие-то книги, которые нужно прочесть или подарить библиотеке? Каталоги, инструкции или под­шивки, которые устарели или требуют от вас каких-то шагов? Кучки и стопки на полу? Просто передвиньте их поближе к корзине, чтобы добавить к "входящему материалу".

Факторы успеха в использовании системы хранения

Я категорически рекомендую вам наладить вашу собственную систему хранения, которая будет всегда под рукой. У вас должно уходить не более минуты на то, чтобы извлечь материал из корзины "Входящие" или распечатать его из электронного сообщения, принять решение о том, что он не требует от вас активных дейст­вий, но может пригодиться в будущем, и поместить его в систему организации ссылочных данных. Если вся последовательность указанных действий занима­ет более минуты, существует реальная возможность ускорить процесс: вы не определяете новый документ в картотеку, а вместо этого просто кладете его на стопку бумаг или запихиваете куда-нибудь. Кроме обеспече­ния высокой скорости упорядочения данных, система

должна приносить радость, быть простой в использова­нии, современной и полной. В противном случае у вас возникнет подсознательное нежелание освобождать корзину "Входящие", поскольку там будет находиться материал, который нужно включить в картотеку, и по­верьте, вам не захочется даже смотреть на документы. Не отчаивайтесь: я видел, как люди, которые терпеть не могли процесс сортировки документов, начинали наслаждаться этим процессом после того, как была создана и отлажена индивидуальная система органи­зации данных.

(далее…)

Содержимое корзины для входящих материалов

Если вы выбросили из головы все частные и про­фессиональные проблемы, то ваша корзина, вероятно, наполнилась до отказа. В дополнение к документам и физическим предметам, находящимся в корзине, ее

содержимое должно включать все пришедшие голосо­вые и электронные сообщения, находящиеся в элек­тронном почтовом ящике. (далее…)