"С глаз долой, из сердца вон" еще не означает "вон из головы&quot

Естественно, возникает реальная угроза, что вы по­местите напоминания о действиях, которые от вас тре­буются, туда, где их можно будет упустить из виду. Ос­новное назначение организационной системы состоит в том, чтобы она позволяла вам видеть напоминания именно в нужный момент: тогда вы будете уверены, что занимаетесь как раз тем, чем должны заниматься (а не наоборот). Перед тем как покинуть офис, рассмотрите каждое "подвешенное" сообщение, требующее от вас ак­тивных действий, точно так же, как вы перечитываете списки под названием "Звонки" и "Компьютер". В сущ­ности, "@Действия" – это продолжение вашего списка "Компьютер", и с этим перечнем следует обращаться аналогичным образом. Поток бумажной "подвешенной" рабочей документации также следует рассматривать как список, если документы служат единственными на­поминаниями.

Перенос "пусковых механизмов" действий в папку, в списки и/или в систему обработки электронной поч­ты – вполне приемлемый подход, если вы обращаетесь с должной периодичностью ко всем категориям, в кото­рые поместили напоминания. Какая польза от докумен­тов, затерявшихся в дебрях вашей системы и не выпол­няющих своей основной функции – напоминать вам о действиях?

Чтобы позволить себе спокойно общаться с друзьями или прогуливаться без определенной цели с полностью свободным сознанием, вам нужно знать, где находятся на­поминания о дельнейших действиях и что они собой пред­ставляют, необходима также уверенность в том, что они могут подождать. При этом вы должны быть в состоянии вспомнить о них в течение нескольких секунд, а не дней.

Управление потоком электронных сообщений

Как и некоторые бумажные материалы, электрон­ные сообщения, требующие от вас активных действий, иногда являются лучшими напоминаниями – в данном случае в рамках самой системы обработки электронной почты. Это утверждение особо актуально, если вы по­лучаете массу сообщений и проводите значительную часть времени, работая с программными средствами обработки почты. Электронные сообщения, которые напоминают вам об активных шагах, можно хранить в системе, вместо того, чтобы помещать упомянутые в них действия в отдельный список.

Многие из моих клиентов нашли полезной такую процедуру, как создание двух-трех специальных папок в своих программах обработки почты. Да, большинство электронных папок должно использоваться для хране­ния справочных или архивных материалов, но также

вполне допустимо создание действенной системы, кото­рая позволит вам отдельно рассортировать сообщения с напоминаниями об активных действиях за пределами самой папки "Входящие" (а именно в ней большинство людей и хранит сообщения).

Советую вам создать отдельную папку для сооб­щений, обработка которых занимает более двух минут (опять же, вы должны быть в состоянии сразу рассор­тировать массу сообщений, руководствуясь правилом двух минут). Название папки должно называться с за­главной буквы или символа, чтобы она (1) отличалась от остальных папок со справочным материалом и (2) была первой в перечне каталогов, возникающем в окне про­водника. Пользуйтесь символами типа "@" в Microsoft или " – " в Lotus: оба знака идут перед буквами алфави­та в соответствующих системах. Созданная вами папка "@Действия" будет содержать те сообщения, которые требуют активных шагов.

Далее вы можете создать папку под названием "@ Ожидания", которая будет находиться рядом с папкой "@Действия". Тогда, получая сообщения, где говорит­ся о том, что кто-то должен совершить некое действие, в котором вы заинтересованы, вы можете помещать их в папку "@Ожидания". Также в папку можно помещать напоминания о делах, которые вы хотите кому-то пере­дать по электронной почте: когда вы пересылаете что-то или перекладываете задачу на другого человека, отсы­лая ему сообщение, просто сохраняйте копию в папке "@Ожидания"3.

Некоторые приложения (такие как Lotus Notes) поз­воляют при пересылке сообщения сохранять копию в од­ной из папок (например, с помощью кнопки "Отослать

Для работы с пустым ящиком требуется гораздо меньше сил, чем с тем, который содержит тысячу сообщений.

Повторяю: опустошение папки "входящие" не означает решение всех хранящихся в ней проблем. Процесс требует от вас УДАЛЕНИЯ всего, что мож-

но удалить, СОРТИРОВКИ сведений, которые вы ре­шите сохранить и не предполагающих активных шагов, ВЫПОЛНЕНИЯ действий, занимающих менее двух минут и требующих переноса в папки с напоминания­ми всех ожиданий и сообщений, которые обязывают вас что-то предпринять. Теперь можете открыть свою папку "@Действия" и пересмотреть сообщения, которым, на ваш взгляд, следует уделить время. Не правда ли, выпол­нить описанную процедуру гораздо легче, чем просмат­ривать один экран за другим с тем чтобы не упустить из виду какую-нибудь "мину замедленного действия"?

Предупреждение: не рассеивайте напоминания о дальнейших действиях

А если нужно предпринять какой-то шаг, то какой именно?

Это серьезный вопрос. Если что-то нужно сделать с предметом, лежащим в корзине, то вы должны решить, в чем именно состоит ваше следующее действие. Напом­ню еще раз, что "первоочередной шаг" – это первое фи­зическое видимое действие, которое нужно совершить, чтобы продвинуться к завершению задачи.

Ответить на поставленный вопрос легче и одновре­менно сложнее, чем кажется.

Следующее действие должно лежать на поверхности, но часто от вас требуется простая цепочка рассуждений

и несколько этапов планирования, которые еще не про­шли в вашем сознании, но обязательно должны пройти, чтобы можно было точно определить, что именно нуж­но сделать для решения проблемы, даже если она доста­точно проста.

Давайте рассмотрим простой список дел, которыми обычно занят человек:

•  Уборка гаража.

•  Уплата налогов.

•  Предстоящая конференция.

•  День рождения Бобби.

•  Пресс-релиз.

•  Оценка продуктивности.

•  Смена руководства.

Хотя каждый из пунктов списка может показаться вполне ясной задачей или проектом, чтобы определить следующий шаг по каждому из них, вам придется не­много подумать.

•   Уборка гаража

…Ну, нужно просто зайти туда и начать уборку. Нет, подождите, там стоит здоровенный холодильник, от которого нужно избавиться первым делом. Надо уз­нать у Джона Патрика, не нужен ли ему холодильник для лагеря. Надо…

•   Позвонить Джону по поводу холодильника

Как насчет…

•    Уплаты налогов

… но я не могу начать подсчет налогов, пока мне не вернут последнюю форму К-1. До этого я ничего не смогу сделать. Так что нужно…

•  Подождать формы К-1 из компании Acme Trust

А что касается…

•    Предстоящей конференции

…то я должен узнать, собирается ли Сандра гото­вить рекламные материалы. Наверно, нужно…

•   Написать Сандре электронное сообщение и спросить

ее о рекламных материалах для конференции

… и так далее. Промежуточные шаги – "звонок Джо­ну", "ожидание формы К-1", "отправка сообщения Санд­ре" – должны быть определены для каждой проблемы, с которой связано содержимое корзины.

Каков необходимый объем планирования в вашем случае

Так какую же часть описанной модели планирования следует воплотить на практике, и какова степень ее де­тализации? Ответ прост: нужно ровно столько планов, сколько необходимо для того, чтобы выбросить проект из головы.

Основная причина, по которой проблемы занимают ваши мысли, в том, что четко не определены желаемые результаты и программа действий, а напоминания о них не помещены в надежные места, где вы наверняка уде­лите им должное внимание. К тому же, возможно, вы недостаточно четко продумали детали, перспективы и решения, чтобы полагаться на составленную схему.

Если руководствоваться моим определением проек­та как результата, для достижения которого необходи­мо совершить более одного действия, то для того, что­бы выбросить большинство проектов из головы, нужно только сформулировать желаемый результат и наме­тить следующий шаг. Вам нужен новый брокер? Доста­точно только позвонить другу, чтобы он порекомендо­вал кого-нибудь. Вам нужно поставить дома принтер? Достаточно выйти в Интернет и ознакомиться с раз­личными моделями и расценками. По моим подсчетам, около 80 % проектов носят именно такой характер. (далее…)

Помеченные материалы

Многие материалы, которые попадаются вам на гла­за, не требуют активных действий, но содержат ценную информацию. У вас возникает желание сохранить эти сведения, чтобы обратиться к ним по мере необходи­мости. (далее…)