Полезная привычка собирать материал

Описанные простые технические приемы и модели таят гораздо больше возможностей, чем может показаться на первый взгляд. Предложенные систематические методы позволяют уберечь рассудок от влияния отвлекающих факторов, обеспечивая высокие темпы и эффективность работы. Уже одно это могло бы стать достаточной причи­ной для того, чтобы применять описанную методологию.

Однако основные принципы работы, описанные в кни­ге, имеют и более существенные преимущества. В следую­щих трех главах я поделюсь с вами опытом, накопленным мною за последние двадцать лет: более изощренные и за­частую более обобщенные результаты внедрения основ­ных принципов. Долгосрочные результаты часто могут существенно повлиять на индивидуума, а также положи­тельно отразиться на культуре организации в целом.

Когда люди, с которыми вы сотрудничаете, видят, что вы без перебоев получаете, обрабатываете и сортируете сделки и договора, заключенные с ними, ничего не упус­кая из виду, их доверие к вам растет. Такова власть, ко­торую дает умение фиксировать напоминания обо всех незавершенных или невыполненных делах. Оно замет­но улучшает умственное здоровье, повышает качество общения и отношений с окружающими как в частной, так и в профессиональной сфере.

Как применить все это в собственной жизни

Как и список дальнейших действий, список проек­тов не должен устаревать. Когда вы обновите его, выде­лите время (желательно, от одного до трех часов), что­бы сгенерировать максимально возможное количество идей по каждому проекту в "вертикальной плоскости".

Приготовьтесь к работе, создайте необходимые условия и творчески подумайте над проектом некоторое время. Тогда вы сможете опередить большинство людей.

Программа минимум: уделите внимание сразу не­скольким важным проектам или замыслам, в осуществ­лении которых вы максимально заинтересованы: поду­майте над ними, соберите материалы, упорядочьте их с помощью наиболее подходящих, на ваш взгляд, инстру­ментов.

Сосредоточьтесь на каждом проекте, продвигаясь по списку сверху вниз. Спросите себя: "Что я хочу узнать, записать или запомнить по данному вопросу?"

Возможно, вам потребуется только зафиксировать некоторые мысли на листке бумаги, взять папку и уло­жить туда свои записи. Можете добавить несколько подпунктов в список заметок в своем электронном

блокноте или создать файл в редакторе Word и начать структурирование с него.

Пусть преждевременное беспокойство станет заблаговременными размышлениями и планами.

Уинстон Черчилль

Главное – научиться генерировать и использовать идеи, концентрировать созидательную энергию на по­ставленных задачах и незамкнутых циклах до того, как вам так или иначе придется это сделать.

Программные средства

Программное обеспечение в некотором смысле яв­ляется  "черной дырой",  которую  можно  бесконечно

исследовать в поисках хороших инструментов управ­ления проектами. Большей частью приложения, раз­работанные специально для организации проектов, слишком сложны и обладают избыточной мощностью для того, чтобы выполнять задачи, стоящие перед 98 % людей. Пакеты подходят лишь незначительному числу профессионалов, которые в них действительно нужда­ются. Остальные могут найти фрагменты и части ме­нее формальных приложений более подходящими для пользователей. В моей практике еще не встречалось двух проектов, которые требовали бы одинаковой дета­лизации и структуризации для того, чтобы ими можно было управлять. Поэтому весьма сложно создать еди­ное приложение, которое бы годилось для управления большинством проектов.

Электронное структурирование. Структурировать практически все мысли по проектам, с которыми стал­кивается большинство людей, позволяет любое про­граммное приложение, обладающее простой функци­ей иерархического упорядочения. Я раньше пользо­вался программой компании Symantec под названием Grandview, а теперь часто прибегаю к помощи Microsoft Word для выполнения задач подобного рода в сфере планирования. Вот фрагмент структуры, которую я со­здал для одного из сеансов планирования.

Самое существенное преимущество программ по структурированию состоит в том, что они могут обла­дать требуемой степенью сложности или простоты в об­ращении. Существует масса компьютерных программ, обеспечивающих подобную базовую иерархическую структуризацию. Фокус в том, чтобы найти среди них именно ту, с которой вам будет удобно работать, что­бы можно было быстро научиться вставлять заголовки и подзаголовки и перемещать их по мере надобности. Пока вы не освоите программу, вы будете подсознательно сопротивляться ее загрузке и использованию в про­цессе мышления и упорядочения материала.

Не имеет значения, куда вы поместите свои мысли по проектам: главное, чтобы они были доступны и их можно было дополнить и просмотреть в случае необхо­димости.

Приложения для мозгового штурма. Некоторые приложения были разработаны специально для того, чтобы усовершенствовать процесс мозгового штурма. Программа Inspiration ("Вдохновение") была постро­ена на использовании техники карт сознания, предло­женной Томом Бьюзеном. Она обладает некоторыми по­лезными качествами, но я вернулся к бумаге и краси-

вой ручке, чтобы, как обычно, быстро и неформально генерировать идеи.

Проблема, возникающая в процессе перевода мозго­вого штурма в цифровой формат, состоит в том, что, как правило, нет необходимости сохранять его результаты в том виде, в котором они получены: главное – выводы, извлекаемые в процессе генерации сырых идей. Изящ­ные инструменты записи результатов мозгового штур­ма, такие как электронные доски и цифровая аппара­тура сканирования почерков, вряд ли принесут произ­водителям тот успех, на который они надеялись. Рядо­вому пользователю нужно хранить не творческие идеи, а структуры, которые получены на их основе. Между сбором, обработкой и упорядочением материалов есть существенные различия, и обычно для каждого процес­са нужны различные инструменты. Вы можете с тем же успехом загонять свои идеи в текстовый редактор.

Приложения для планирования проектов. Как уже отмечалось, большая часть программ для планирова­ния проектов слишком точна для проектного мышле­ния и планирования, с которым мы обычно сталкива­емся. За годы работы мне приходилось чаще наблюдать процессы тестирования и прекращения использования программ, а не их внедрения в качестве стандартных инструментов. Если они успешно применяются, то, как правило, имеет место строгая подгонка приложений под конкретные нужды компании или отрасли.

Уверен, что в ближайшие годы появятся менее фор­мальные и более функциональные приложения, осно­ванные на естественных механизмах мышления и пла­нирования. До этого времени лучше пользоваться ка­ким-нибудь хорошим и простым планировщиком.

По мере надобности создавайте папки или отрывные блокноты

Хорошая система хранения справочных материалов общего характера не только имеет критическое значе-

ние для управления общим рабочим процессом, но и яв­ляется весьма эффективным инструментом проектного мышления. Часто проект начинает оформляться по мере накопления соответствующих сведений, записей и разнообразных материалов, поэтому стоит создать папку по теме, как только у вас будет, что в нее поло­жить. Если система сортировки слишком формальна (или отсутствует), весьма вероятны грубые недочеты проекта на достаточно ранней стадии его внедрения. Поэтому лучше будет сразу создать папку и сохранять заметки в ней (естественно, после того, как наметите дальнейшие действия).

Много раз, работая с клиентами, я обнаруживал, что процедура создания папки для случайных записей и ма­териалов, которые могут оказаться полезными, сразу придает людям уверенность в своих силах. Данный ме­тод позволяет физически, визуально и психологически взять ситуацию в свои руки.

Бумага и блокноты

Кроме пишущих средств, всегда нужно иметь под рукой функциональные бумажные блокноты. Широ­коформатные отрывные блокноты вполне годятся для наших целей, поскольку вы можете без труда вырывать

страницы с идеями и записями и бросать их в корзи­ну входящих материалов, пока у вас не появится шанс обработать их. Подобные блокноты пригодятся, если нужно будет сохранить карты мыслей – вы сможете по­мещать эти разрозненные листки бумаги в надлежащие папки, никуда их не переписывая.

Где у вас лежит ближайший блокнот? Положите его еще ближе.