Сопутствующие материалы по проектам

Сопутствующие материалы по проектам – это не действия и не напоминания. Сопутствующие мате­риалы – это ресурсы для поддержки действий и идей в рамках проектов.

Не используйте сопутствующие материалы как на­поминания. Как правило, люди используют стопки бу­маг и плотно забитые папки в качестве напоминаний о том что (1) у них намечен проект и (2) нужно что-то предпринять по этому поводу. Они наделяют сопутству­ющие материалы функциями напоминаний о дальней­ших действиях. Проблема в том, что дальнейшие дейс­твия и ожидания в рамках данных проектов по-преж­нему не определены: они все еще мысленно заключены в папках и стопках и производят впечатление дополни­тельной "рутины", которая только отталкивает субъек­та от активной деятельности. На бегу или в состоянии типичной рабочей "запарки" вам в последнюю очередь захочется брать в руки подобные папки и разбираться с ними. Более того, папки и стопки такого сорта будут только приводить вас в замешательство, поскольку они не подталкивают к конкретным действиям, а только увеличивают внутреннее напряжение.

Если вы оказались в подобной ситуации, то первым делом следует добавить проект к списку проектов в ка­честве напоминания о том, что нужно достичь опреде­ленного результата. После этого следует поместить по­следовательность действий и ожидания в соответствую­щие списки напоминаний. Наконец, когда приходит вре-

мя физически совершить действие, например, позвонить кому-то по поводу проекта, вы можете разложить перед собой все материалы, которые, по-вашему, могут понадо­биться при разговоре в качестве справочных данных.

Еще раз повторю: вам не следует использовать сопутст­вующие материалы в качестве основных напоминаний о намеченных шагах – эту функцию нужно возложить на списки дальнейших действий. Но если помимо специаль­ных архивных и справочных данных материалы содержат планы и обзоры проекта, можете разместить их на рабо­чем столе, а не там, где вы храните обычную ссылочную информацию – в шкафу для папок. Последний вполне подходит и для хранения вспомогательных сведений, если у вас хватит решимости вытащить нужный ящик и взгля­нуть на план во время еженедельного обзора. В противном случае лучше держать сопутствующие материалы по про­екту на специальной этажерке для папок или в отдельной стопке (корзине) на рабочем столе или столике.

Возвращаясь к примеру с переездом, я могу посове­товать вам завести папку, озаглавленную "Новый дом", где содержатся все планы, подробные описания и замет­ки, касающиеся ландшафта, кухни и подвала. Во время еженедельного обзора, дойдя до пункта "Закончить обновление дома" в списке проектов, достаньте папку "Новый дом" и просмотрите все свои записи, чтобы убе­диться, что ни одно из намеченных действий не было упущено. Эти действия вы будете выполнять, переда­вать или откладывать на будущее и вносить в списки, а папку будете класть на место до тех пор, пока она не понадобится снова, во время сверки намеченных шагов или следующего еженедельного обзора.

Многие люди, имеющие дело с потенциальными и текущими клиентами, пытаются использовать специ­альные папки и/или программы управления контакта­ми, такие как Act!, для работы с клиентурой. Проблема в том, что некоторые материалы представляют собой

просто факты или исторические данные, которые нуж­но хранить как справочную информацию, пока они не понадобятся, а другие сведения представляют напоми­нания о действиях, необходимых для развития отно­шений. Данные второго типа эффективнее было бы ор­ганизовать в систему списков действий. Информация о клиенте носит лишь справочный характер и ее можно поместить в общую папку со ссылочными сведениями о клиентуре или в клиентурную библиотеку. (Я поль­зуюсь программой Act! благодаря единственному пре­имуществу: она позволяет обращаться сразу ко всей информации о компании и связываться с ее ключевыми представителями. Это качественная клиентурная база данных.) Если мне нужно позвонить клиенту, напоми­нание об этом хранится в моем списке "Звонки".

Как быть с подпроектами?

У некоторых из проектов могут быть существенные подпроекты, каждый из которых теоретически можно рассматривать как отдельный проект. К примеру, если вы переезжаете в новый дом и обновляете или меняете изрядную часть своего имущества, то у вас может по­явиться список проблем, предполагающих активные шаги: "Довести до ума ландшафт", "Поменять проводку в подвале" и т.д., и все они могут считаться отдельными проектами. Вы записываете все эти замыслы в список как один проект (скажем, "Закончить обновление дома") или выписываете каждый подпроект в отдельную строку?

На самом деле это не имеет значения, если вы про­сматриваете все компоненты проекта достаточно час-

то для того, чтобы поддерживать высокую производи­тельность. Не существует внешнего инструмента или формата организации, идеально подходящего для сор­тировки всех проектов в горизонтальной (вдоль) и вер­тикальной (сверху вниз) плоскостях; в любом случае нужно помнить обо всей совокупности проектов в це­лом (одно из средств – еженедельный обзор). Если вы вносите в список только крупный проект, имеет смысл составить список подпроектов и/или проектный план в рамках сопутствующего материала, который можно просматривать во время реализации основного замыс­ла. Я бы посоветовал применять данный подход, когда значимые составляющие проекта зависят от первооче­редных действий. В этом случае некоторые подпроекты могут не предполагать первоочередных шагов, посколь­ку они "ожидают" других событий, чтобы сдвинуть­ся с мертвой точки. Например, вы не сможете начать проект "Обновление кухни", пока не решите задачу "Поменять проводку в подвале". Впрочем, вы можете заниматься проблемой "Доведение ландшафта до ума" независимо от вышеупомянутых подпроектов. Таким образом, следующие действия в рамках задач "Смена проводки в подвале" и "Планирование ландшафта" бу­дут постоянно определены.

Пусть вас особо не волнует вопрос, какой подход на­илучший. Я бы посоветовал поместить крупные проек­ты в список проектов, а их составляющие отнести к со­путствующим материалам, обеспечив их регулярный пересмотр в ходе еженедельного обзора. Если вы сомне­ваетесь в эффективности данного подхода, попытайтесь включить активные и независимые подпроекты в глав­ный список в качестве отдельных позиций.

Вы можете сортировать проекты и подпроекты по собствен-

ному усмотрению; главное – знать, где найти все текущие

составляющие.      ^

Не существует идеальной системы отслеживания про­ектов и подпроектов одинаковым способом. Вы должны лишь помнить о существовании проектов и, если они подразделяются на составляющие, знать, где найти на­поминание о них.

Управление потоком электронных сообщений

Как и некоторые бумажные материалы, электрон­ные сообщения, требующие от вас активных действий, иногда являются лучшими напоминаниями – в данном случае в рамках самой системы обработки электронной почты. Это утверждение особо актуально, если вы по­лучаете массу сообщений и проводите значительную часть времени, работая с программными средствами обработки почты. Электронные сообщения, которые напоминают вам об активных шагах, можно хранить в системе, вместо того, чтобы помещать упомянутые в них действия в отдельный список.

Многие из моих клиентов нашли полезной такую процедуру, как создание двух-трех специальных папок в своих программах обработки почты. Да, большинство электронных папок должно использоваться для хране­ния справочных или архивных материалов, но также

вполне допустимо создание действенной системы, кото­рая позволит вам отдельно рассортировать сообщения с напоминаниями об активных действиях за пределами самой папки "Входящие" (а именно в ней большинство людей и хранит сообщения).

Советую вам создать отдельную папку для сооб­щений, обработка которых занимает более двух минут (опять же, вы должны быть в состоянии сразу рассор­тировать массу сообщений, руководствуясь правилом двух минут). Название папки должно называться с за­главной буквы или символа, чтобы она (1) отличалась от остальных папок со справочным материалом и (2) была первой в перечне каталогов, возникающем в окне про­водника. Пользуйтесь символами типа "@" в Microsoft или " – " в Lotus: оба знака идут перед буквами алфави­та в соответствующих системах. Созданная вами папка "@Действия" будет содержать те сообщения, которые требуют активных шагов.

Далее вы можете создать папку под названием "@ Ожидания", которая будет находиться рядом с папкой "@Действия". Тогда, получая сообщения, где говорит­ся о том, что кто-то должен совершить некое действие, в котором вы заинтересованы, вы можете помещать их в папку "@Ожидания". Также в папку можно помещать напоминания о делах, которые вы хотите кому-то пере­дать по электронной почте: когда вы пересылаете что-то или перекладываете задачу на другого человека, отсы­лая ему сообщение, просто сохраняйте копию в папке "@Ожидания"3.

Некоторые приложения (такие как Lotus Notes) поз­воляют при пересылке сообщения сохранять копию в од­ной из папок (например, с помощью кнопки "Отослать

Для работы с пустым ящиком требуется гораздо меньше сил, чем с тем, который содержит тысячу сообщений.

Повторяю: опустошение папки "входящие" не означает решение всех хранящихся в ней проблем. Процесс требует от вас УДАЛЕНИЯ всего, что мож-

но удалить, СОРТИРОВКИ сведений, которые вы ре­шите сохранить и не предполагающих активных шагов, ВЫПОЛНЕНИЯ действий, занимающих менее двух минут и требующих переноса в папки с напоминания­ми всех ожиданий и сообщений, которые обязывают вас что-то предпринять. Теперь можете открыть свою папку "@Действия" и пересмотреть сообщения, которым, на ваш взгляд, следует уделить время. Не правда ли, выпол­нить описанную процедуру гораздо легче, чем просмат­ривать один экран за другим с тем чтобы не упустить из виду какую-нибудь "мину замедленного действия"?

Предупреждение: не рассеивайте напоминания о дальнейших действиях

Управление потоком рабочей документации

Некоторые объекты являются самыми действенны­ми напоминаниями о предстоящей работе. Категория "Прочесть/просмотреть", в которой находятся статьи, публикации и документы, является наиболее распро­страненным примером. Конечно же, было бы излишне писать "Просмотреть журнал Fortune" в каком-нибудь списке напоминаний, когда можно просто положить журнал в корзину "Прочесть/просмотреть" в качестве напоминания.

Другой пример: люди, которым легче оплачивать все счета сразу, в одном месте, стремятся держать все кви­танции в папке или стопке под названием "Счета к оп­лате" (или, более общее заглавие, "Финансовый про­цесс"). Аналогично, чеки, необходимые для подтверж­дения расходов, также следует обрабатывать либо сразу после получения, либо держать в специальном конверте или папке "Квитанции для обработки"2.

2 Впрочем, данный подход может быть опасен, если вы буде­те редко просматривать папку "Счета к оплате" или "Квитанции для обработки". Если их просто "упорядочить", то этого будет не­достаточно для того, чтобы выбросить из головы, – их следует пересматривать надлежащим образом.

Возможно, специфика вашей работы, входящего ма­териала и рабочего места такова, что наиболее эффек­тивным методом организации различных категорий мо­жет оказаться хранение самих документов. Например, специалист по работе с клиентами часто сталкивается с многочисленными запросами, которые составляются в стандартной письменной форме, и в таком случае за­вести корзину или папку, где содержатся только доку­менты, требующие конкретных действий, будет наилуч­шим способом обработки этих запросов.

Имеет ли смысл заносить напоминания в список или использовать сами документы, уложив их в корзину или папку, в значительной мере будет зависеть от здравых логических доводов. Вы можете использовать напоми­нания, находясь не на рабочем месте? Если ответ утвер­дительный, то следует подумать о транспортабельности материала. Если задача такова, что ее, вероятно, удастся выполнить только сидя за рабочим столом, то рассмот­рение напоминаний непосредственно на рабочем месте будет самым лучшим решением.

Какой бы вариант вы ни выбрали, напоминания сле­дует разделить на отдельные категории, в зависимости от требуемых дальнейших действий. Если следующее действие по порядку – позвонить кому-то, то его сле­дует поместить в категорию звонков; если первооче­редной шаг – ознакомиться с информацией и ввести ее в компьютер, то ярлык должен гласить "Компьютер". Наиболее существенным фактором снижения эффек­тивности многих систем управления рабочим процес­сом, с которыми я сталкиваюсь, является хранение од­нотипных документов (т.е. запросов на услуги) в одном лотке, даже если они подразумевают выполнение раз­личных действий. В соответствии с одним запросом от вас требуется совершить телефонный звонок, другой предполагает пересмотр данных, а для удовлетворения третьего нужно дождаться, пока кто-то вернется с нуж-

ной информацией, – но все они находятся в одной кате­гории. Такой подход может озадачить: вы нерешительно остановились перед грудой документов, не зная, что де­лать, потому что все дальнейшие действия по-прежнему находятся в подвешенном состоянии.

Моя собственная система легко транспортабельна: почти все проблемы упорядочены в списки, но я все равно держу бумажные напоминания двух катего­рий. Я путешествую с двумя папками: одна озаглавле­на "Прочесть/просмотреть", другая – "Ввод данных". В последнюю я кладу все документы, которые предпо­лагают единственное действие с моей стороны – ввод информации в компьютер. Примерами могут служить визитные карточки, сведения из которых нужно пере­нести в списки адресов/телефонов, изречения для спе­циальной базы "Цитаты", статьи о ресторанах, которые я бы хотел включить в подразделы списков "Путешест­вия и города", и т.д.

Использование предмета в качестве напоминания

Самый действенный способ уследить за всеми на­поминаниями о дальнейших действиях – добавить их к спискам и папкам, как только они попадаются вам под руку. Появившиеся напоминания не понадобятся вам после обработки информации. Вы можете делать замет­ки во время беседы с начальником, но их нужно будет выбросить, когда вы извлечете из корзины все проекты и действия, связанные с ними. Некоторые люди пыта­ются архивировать голосовые сообщения, с которыми

Держите электронные сообщения и документы, напоминающие вам о дальнейших действиях, отдельно от всего остального.

Впрочем, из этого правила есть исключения. Неко­торые исходные материалы могут быть гораздо более эффективными напоминаниями о требуемых действи­ях, чем заметки в списке. Наиболее актуально данное правило в отношении бумажных материалов и некото­рых электронных сообщений.