Справочные материалы

Значительную долю материалов, которые оказыва­ются у вас на рабочем столе и накапливаются в вашей жизни, составляет справочная информация. От вас не требуется никаких активных действий, но речь идет об информации, которую вы хотите оставить у себя по раз-

ным причинам. Ваши ключевые решения будут содер­жать ответы на следующие вопросы: какое количество материала имеет смысл держать у себя, сколько места ему отвести, в какой форме его хранить и где. В значи­тельной мере ответы будут определяться индивидуаль­ными или организационными мотивами, основанными на юридических или логических доводах или личных предпочтениях.

Психологическая проблема, с которой сталкивается большинство людей, имеющих дело с рутиной, состоит в том, что она остается "рутиной": они не могут решить, что требует от них активных действий, а что – нет. Если вы четко уяснили, что есть что, ссылочный материал не должен вызывать у вас чувства внутреннего напря­жения или незавершенности: он должен стать вашей библиотекой. В таком случае единственный вопрос, на который вам следует ответить: насколько большая биб­лиотека вам нужна. После того, как вы полностью внед­рите данную методологию управления деятельностью, можете чувствовать себя абсолютно свободно в рамках предоставленного пространства (физического или вир­туального). Увеличив размеры дискового пространства на своем компьютере, я стал хранить значительно боль­ше электронных сообщений, чем раньше. По-моему, чем больше, тем лучше: ведь увеличение объемов сугубо ссылочных материалов не увеличивает психологичес­кой нагрузки.

Сортировка данных, которые не требуют активных действий

Как ни странно, одна из самых серьезных проблем в системах личной организации большинства людей состоит в том, что они объединяют немногочисленные задачи, требующие активного решения, с большими объемами данных и материалов, которые, несомненно, полезны, но не предполагают никаких действий с их сто­роны. Создание хороших, согласованных структур сор­тировки материала, который не требует активных шагов, в вашей работе и в жизни так же важно, как и управление вашими действиями и напоминаниями о проектах. Когда вы не можете контролировать данные, не требующие ак­тивных шагов, они тормозят весь процесс.

Материалы, не требующие от вас активных действий, попадают в две крупные категории: справочная инфор­мация и напоминания о вещах, которые не предполага­ют срочных действий, но могут подразумевать какие-то шаги в будущем.

Организация спонтанного проектного мышления

В главе 3 я уже упоминал о том, что вам в голову час­то будут приходить идеи по проектам, которые не обя­зательно окажутся дальнейшими действиями. Эти идеи попадают в широкую категорию "сопутствующих мате­риалов" и могут представлять собой что угодно: от пла­нов на предстоящий отпуск до уяснения ключевых ком­понентов проектного плана. Идея может прийти вам в голову, когда вы за рулем, слушаете новости по радио или читаете интересную статью. Как вы поступаете с ними?

Нет нужды упускать идеи, касающиеся определенного про-

екта, предмета или темы.

Мой совет таков: не забывайте, где у вас хранятся све­дения по проекту или теме, как вы можете их дополнить в данном формате и где вы можете сохранить более об­ширные объемы тематического материала. У большинст­ва профессионалов есть несколько способов хранения вспомогательных материалов, в том числе прикрепление

заметок к пунктам списка, организация цифровой ин­формации в электронные сообщения и/или базы данных, ведение бумажных папок и записей в блокнотах.

Прикрепленные заметки. Большинство организаци­онных программ позволяют прикрепить электронную "заметку" к списку или календарю. Если вы храните спи­сок проектов на компьютере, то можете перейти к про­екту, о котором думали, открыть или прикрепить к нему "заметку" в цифровом формате и впечатать туда идею – это прекрасный способ фиксации проектного мышления "на обратной стороне конверта". Если ваш список проек­тов составлен на бумаге, можете прикрепить самоклею-щийся листок под соответствующим пунктом основного списка или к отдельному документу, где указана пробле­ма. В любом случае не забывайте взглянуть на прикреп­ленные данные, когда будете просматривать проект, что­бы с пользой задействовать информацию.

Электронная почта и базы данных. Электронные сообщения, содержащие ценную информацию по про­ектам, можно хранить в специальной папке (следуйте приведенным ранее инструкциям, касающимся списка "@Действия": например, заведите список под названи­ем "@Проекты"). Если вы еще не завели более подроб­ной электронной базы данных для упорядочения своих мыслей по проекту или теме, то она тоже может вам пригодиться. Например, если ваша компания пользует­ся программой Lotus Notes, можете создать базу данных по проектам либо для собственного пользования (на своем ПК), либо для всех, кто подключен к локальной сети4. Имеет смысл ознакомиться с базами данных неко-

4 Многие пользователи пакета Lotus Notes даже не подоз­ревают, в чем заключается одна из мощнейших возможностей данной программы. Если данная программа установлена на ва­шем компьютере, посоветуйтесь со штатным консультантом по информационным ресурсам, попросите, чтобы он запросил сис­темное разрешение и показал вам, как активизировать данную возможность.

торых других типов, присутствующих на рынке, – даже если кроме вас никто не собирается ими пользоваться. Тогда вы научитесь вырезать и вставлять фрагменты электронных страниц и сообщений, размещать данные в определенной тематической категории или просто заносить идеи в компьютер. Не забудьте ознакомить­ся с технологией и инструментарием, уже имеющимся в вашем распоряжении: освоив все списки и приложе­ния, установленные, к примеру, на цифровом блокноте Palm, вы получите дополнительные возможности фик­сирования идей "на обороте конверта".

Традиционные папки. Наличие отдельной папки, по­священной каждому проекту, весьма резонно, если вы собираете бумажные материалы; возможно, данный под­ход не отличается высокой степенью автоматизации, но, тем не менее, является элегантным решением. Легкость и простота в обращении позволяют создать хорошую сис­тему сортировки – заведите папку для клочков бумаги, на которых вы делали заметки в ходе совещания.

Страницы в блокнотах. Существенное преимущест­во бумажных отрывных блокнотов состоит в том, что вы можете посвятить целую страницу или несколько страниц одному проекту. Я годами вел блокнот сред­него формата, в начале которого был расположен спи­сок проектов, а в конце – перечень вспомогательных материалов по ним: там всегда было несколько чистых страниц для записи любых случайных идей, планов или деталей проектов из списка.

Каждый из описанных методов может быть весьма эффективен при организации проектного мышления. Главное, не забывайте выполнять действия, о которых говорится в заметках, и просматривайте записи с перио­дичностью, соответствующей природе проекта.

Советую сразу же избавиться от массы заметок, ко­торые утратили свою актуальность или релевантность, чтобы система не  "застаивалась".  Я  обнаружил,  что

фиксировать идеи подобного рода весьма полезно, по­скольку они помогают мыслительному процессу, а от­нюдь не потому, что я обязательно задействую каждую из них (большинство я так и не использую!). Я пытаюсь следить за тем, чтобы устаревшие идеи не задержива­лись в списках слишком долго, и не делать вид, что они полезны, если они таковыми не являются.

Как быть с подпроектами?

У некоторых из проектов могут быть существенные подпроекты, каждый из которых теоретически можно рассматривать как отдельный проект. К примеру, если вы переезжаете в новый дом и обновляете или меняете изрядную часть своего имущества, то у вас может по­явиться список проблем, предполагающих активные шаги: "Довести до ума ландшафт", "Поменять проводку в подвале" и т.д., и все они могут считаться отдельными проектами. Вы записываете все эти замыслы в список как один проект (скажем, "Закончить обновление дома") или выписываете каждый подпроект в отдельную строку?

На самом деле это не имеет значения, если вы про­сматриваете все компоненты проекта достаточно час-

то для того, чтобы поддерживать высокую производи­тельность. Не существует внешнего инструмента или формата организации, идеально подходящего для сор­тировки всех проектов в горизонтальной (вдоль) и вер­тикальной (сверху вниз) плоскостях; в любом случае нужно помнить обо всей совокупности проектов в це­лом (одно из средств – еженедельный обзор). Если вы вносите в список только крупный проект, имеет смысл составить список подпроектов и/или проектный план в рамках сопутствующего материала, который можно просматривать во время реализации основного замыс­ла. Я бы посоветовал применять данный подход, когда значимые составляющие проекта зависят от первооче­редных действий. В этом случае некоторые подпроекты могут не предполагать первоочередных шагов, посколь­ку они "ожидают" других событий, чтобы сдвинуть­ся с мертвой точки. Например, вы не сможете начать проект "Обновление кухни", пока не решите задачу "Поменять проводку в подвале". Впрочем, вы можете заниматься проблемой "Доведение ландшафта до ума" независимо от вышеупомянутых подпроектов. Таким образом, следующие действия в рамках задач "Смена проводки в подвале" и "Планирование ландшафта" бу­дут постоянно определены.

Пусть вас особо не волнует вопрос, какой подход на­илучший. Я бы посоветовал поместить крупные проек­ты в список проектов, а их составляющие отнести к со­путствующим материалам, обеспечив их регулярный пересмотр в ходе еженедельного обзора. Если вы сомне­ваетесь в эффективности данного подхода, попытайтесь включить активные и независимые подпроекты в глав­ный список в качестве отдельных позиций.

Вы можете сортировать проекты и подпроекты по собствен-

ному усмотрению; главное – знать, где найти все текущие

составляющие.      ^

Не существует идеальной системы отслеживания про­ектов и подпроектов одинаковым способом. Вы должны лишь помнить о существовании проектов и, если они подразделяются на составляющие, знать, где найти на­поминание о них.

Управление потоком рабочей документации

Некоторые объекты являются самыми действенны­ми напоминаниями о предстоящей работе. Категория "Прочесть/просмотреть", в которой находятся статьи, публикации и документы, является наиболее распро­страненным примером. Конечно же, было бы излишне писать "Просмотреть журнал Fortune" в каком-нибудь списке напоминаний, когда можно просто положить журнал в корзину "Прочесть/просмотреть" в качестве напоминания.

Другой пример: люди, которым легче оплачивать все счета сразу, в одном месте, стремятся держать все кви­танции в папке или стопке под названием "Счета к оп­лате" (или, более общее заглавие, "Финансовый про­цесс"). Аналогично, чеки, необходимые для подтверж­дения расходов, также следует обрабатывать либо сразу после получения, либо держать в специальном конверте или папке "Квитанции для обработки"2.

2 Впрочем, данный подход может быть опасен, если вы буде­те редко просматривать папку "Счета к оплате" или "Квитанции для обработки". Если их просто "упорядочить", то этого будет не­достаточно для того, чтобы выбросить из головы, – их следует пересматривать надлежащим образом.

Возможно, специфика вашей работы, входящего ма­териала и рабочего места такова, что наиболее эффек­тивным методом организации различных категорий мо­жет оказаться хранение самих документов. Например, специалист по работе с клиентами часто сталкивается с многочисленными запросами, которые составляются в стандартной письменной форме, и в таком случае за­вести корзину или папку, где содержатся только доку­менты, требующие конкретных действий, будет наилуч­шим способом обработки этих запросов.

Имеет ли смысл заносить напоминания в список или использовать сами документы, уложив их в корзину или папку, в значительной мере будет зависеть от здравых логических доводов. Вы можете использовать напоми­нания, находясь не на рабочем месте? Если ответ утвер­дительный, то следует подумать о транспортабельности материала. Если задача такова, что ее, вероятно, удастся выполнить только сидя за рабочим столом, то рассмот­рение напоминаний непосредственно на рабочем месте будет самым лучшим решением.

Какой бы вариант вы ни выбрали, напоминания сле­дует разделить на отдельные категории, в зависимости от требуемых дальнейших действий. Если следующее действие по порядку – позвонить кому-то, то его сле­дует поместить в категорию звонков; если первооче­редной шаг – ознакомиться с информацией и ввести ее в компьютер, то ярлык должен гласить "Компьютер". Наиболее существенным фактором снижения эффек­тивности многих систем управления рабочим процес­сом, с которыми я сталкиваюсь, является хранение од­нотипных документов (т.е. запросов на услуги) в одном лотке, даже если они подразумевают выполнение раз­личных действий. В соответствии с одним запросом от вас требуется совершить телефонный звонок, другой предполагает пересмотр данных, а для удовлетворения третьего нужно дождаться, пока кто-то вернется с нуж-

ной информацией, – но все они находятся в одной кате­гории. Такой подход может озадачить: вы нерешительно остановились перед грудой документов, не зная, что де­лать, потому что все дальнейшие действия по-прежнему находятся в подвешенном состоянии.

Моя собственная система легко транспортабельна: почти все проблемы упорядочены в списки, но я все равно держу бумажные напоминания двух катего­рий. Я путешествую с двумя папками: одна озаглавле­на "Прочесть/просмотреть", другая – "Ввод данных". В последнюю я кладу все документы, которые предпо­лагают единственное действие с моей стороны – ввод информации в компьютер. Примерами могут служить визитные карточки, сведения из которых нужно пере­нести в списки адресов/телефонов, изречения для спе­циальной базы "Цитаты", статьи о ресторанах, которые я бы хотел включить в подразделы списков "Путешест­вия и города", и т.д.