Помеченные материалы
Раздел: Повышение эффективности12.01.2010 | Нет отзывов
Многие материалы, которые попадаются вам на глаза, не требуют активных действий, но содержат ценную информацию. У вас возникает желание сохранить эти сведения, чтобы обратиться к ним по мере необходимости. (далее…)
Список "спусковых крючков"
Раздел: Эффективность11.01.2010 | Нет отзывов
Для того чтобы быстрее освободить свое сознание, просмотрите следующий список "спусковых крючков", пункт за пунктом, и проверьте, не забыли ли вы о чем-нибудь. Часто, чтобы обнаружить мысль, затаившуюся в закоулках сознания, нужен только небольшой толчок. Не забывайте, вспомнив о чем-то, записывать эту идею на листке бумаги и класть его в корзину.
Незавершенные дела: список "спусковых крючков"
Профессиональная деятельность
Начатые, но не завершенные проекты Проекты, осуществление которых нужно начать Обещания и обязательства перед другими людьми:
Начальником/партнерами
Коллегами
Подчиненными
Другими представителями организации
"Посторонними" людьми:
Клиентами
Другими организациями
Специалистами Информация, которую необходимо получить/передать:
Внешняя/внутренняя Совершить (отослать, передать) или ответить на:
Телефонные звонки
Голосовые сообщения
Электронные сообщения
Сообщения на пейджере
Факсы
Письма
Служебные записки Другие документы, которые нужно оформить и подать:
Доклады
Заключения/отзывы Предложения Статьи
Рекламные материалы Инструкции/указания
Откорректированные и отредактированные документы Встречи, которые следует назначить, и деловые визиты, о кото-рых стоит попросить
Кого следует ознакомить с теми или иными решениями? Существенные материалы, которые вы читали или просматривали:
Финансы:
Денежный поток Статистические данные Бюджеты
Прогнозы/перспективные оценки Прибыли и убытки Балансовый отчет Кредитная линия Планирование/организация:
Формальное планирование (цели, задачи, желаемые результаты)
Текущие проекты (следующие шаги) Грядущие проекты Бизнес-планы и планы маркетинга Организационные замыслы Предстоящие мероприятия Встречи Презентации
Организационная структура Изменения условий труда Установка новых систем/оборудования Поездки Банковская сфера:
Дебиторская задолженность Счета к оплате
Мелкие расходы Административная сфера
Юридические аспекты
Страховка
Персонал
Стратегии/процедуры Клиенты
Внутренние
Внешние Маркетинг
Продвижение продукции Продажи
Обслуживание клиентов Системы
Телефоны
Компьютеры
Офисная техника
Другая аппаратура
Коммунальные услуги
Упорядочение данных
Хранение
Товарных запасов Ресурсы Офис/рабочее место
Организация офиса
Мебель
Обстановка Ожидания:
Информация
Задания и проекты, которые нужно передать кому-то
Важнейшие мероприятия в рамках осуществления проектов
Ответы на: Письма
Служебные записки Звонки Предложения
Требования Возмещение затрат Средства на мелкие расходы Страховые взносы Заказы
Починка оборудования Билеты
Решения других людей Профессиональный рост Обучение/семинары Чему стоит научиться Ориентиры
Навыки, которыми необходимо овладеть, особенно в сфере: Программных продуктов Аудио – и видеокурсы Резюме Внешнее развитие Исследования – нужно узнать о… Профессиональный гардероб
Частная жизнь
Начатые, но не завершенные проекты Проекты, осуществление которых нужно начать Обещания и обязательства перед другими людьми:
Женой/мужем
Детьми
Семьей
Друзьями
Коллегами
Предметы, которые вы взяли во временное пользование Проекты: другие организации
Сфера обслуживания
Общественные
Добровольные Информация, которую нужно получить или передать:
Семья
Друзья
Коллеги
Совершить (отослать) или ответить на:
Телефонные звонки
Письма
Открытки Предстоящие события: Торжества Дни рождения Годовщины Свадьбы Выпускные Праздники Путешествия Поездки на выходные Каникулы
Встречи с друзьями Культурные мероприятия Спортивные мероприятия Исследования и развития – шаги, которые нужно предпринять: Куда следует поехать
С кем нужно встретиться, кого пригласить Местные развлечения Административная сфера: Финансы
Счета
Банки
Капиталовложения
Ссуды
Налоги
Страховка
Юридические аспекты
Сортировка данных Ожидания:
Почтовый заказ товара Починка
Возмещение затрат
Возврат предметов, взятых во временное пользование
Данные медицинских обследований
Ответные послания Дом/семья
Домовладельцы
Собственность Юридические аспекты
Недвижимое имущество
Районирование
Налоги Строители/подрядчики
Отопление/кондиционирование
Сантехника
Электричество
Крыша
Ландшафт
Заезд
Стены, полы, потолки
Обстановка
Мебель
Коммунальные службы
Приборы
Лампочки/провода
Кухонные принадлежности
Мойка, сушка, пылесос
Места, где нужно убрать Компьютеры
Программное обеспечение
Аппаратное обеспечение
Связь
CD-ROM
Электронная почта и подключение к сети
Телевидение
Видеомагнитофон
Музыка, диски, кассеты
Наушники
Автоответчик
Спортивное снаряжение
Шкафы/одежда
Гараж/склад
Ремонт и содержание машины
Багаж
Домашние животные Здравоохранение
Врачи
Стоматологи
Специалисты Увлечения
Книги, записи, кассеты, диски Выходы
Магазин промышленных товаров
Аптека
Рынок
Банк
Химчистка
Канцтовары Сообщество
Соседи
Школы
Местные органы власти Общественные аспекты
Факторы успеха в использовании системы хранения
Раздел: Эффективность5.01.2010 | Нет отзывов
Я категорически рекомендую вам наладить вашу собственную систему хранения, которая будет всегда под рукой. У вас должно уходить не более минуты на то, чтобы извлечь материал из корзины "Входящие" или распечатать его из электронного сообщения, принять решение о том, что он не требует от вас активных действий, но может пригодиться в будущем, и поместить его в систему организации ссылочных данных. Если вся последовательность указанных действий занимает более минуты, существует реальная возможность ускорить процесс: вы не определяете новый документ в картотеку, а вместо этого просто кладете его на стопку бумаг или запихиваете куда-нибудь. Кроме обеспечения высокой скорости упорядочения данных, система
должна приносить радость, быть простой в использовании, современной и полной. В противном случае у вас возникнет подсознательное нежелание освобождать корзину "Входящие", поскольку там будет находиться материал, который нужно включить в картотеку, и поверьте, вам не захочется даже смотреть на документы. Не отчаивайтесь: я видел, как люди, которые терпеть не могли процесс сортировки документов, начинали наслаждаться этим процессом после того, как была создана и отлажена индивидуальная система организации данных.
Сократите до минимума число корзин для входящих материалов
Раздел: Показатели эффективности27.12.2009 | Нет отзывов
Число корзин для входящей информации должно быть не меньше, чем вам нужно, но не должно превышать количества, которым вы можете обойтись. Данная функция должна быть доступна для вас в любой ситуа-
ции, поскольку сведения, которые вы захотите зафиксировать, могут появляться практически где угодно. Однако если у вас слишком много зон, отвечающих за сбор информации, вы не сможете легко и регулярно обращаться к ним.
Избыток корзин редко составляет проблему, если речь идет об автоматизированных средствах; реальная возможность усовершенствовать процесс сбора информации для большинства людей – упорядочить рукописные материалы и содержимое настольных лотков. Письменные заметки нужно систематизировать и обрабатывать, а не оставлять пылиться в стопках бумаг, блокнотах и ящиках стола. Письменные материалы нужно аккуратно складывать в лотки, а не распихивать по разнообразным стопкам бумаг и любым доступным уголкам вашего мира.
Проблемы сбора информации
Раздел: Повышение эффективности9.12.2009 | Нет отзывов
На этапе сбора материала вы можете столкнуться с одной или несколькими из следующих проблем.
• У вас накопилось гораздо больше материала, чем может поместиться в одну корзину.
• Вы можете сразу перескочить на этап чистки и упорядочения материала.
• Определенная часть рутинных проблем уже собрана и упорядочена.
• Возможно, есть какие-то важные проблемы, которые не следует откладывать на потом.
Что делать, если предмет слишком велик для корзины? Если вы не можете физически уложить предмет
в корзину, напишите записку на листке бумаги размером с конверт, который будет представлять данную проблему. (далее…)
