Переход к позитивной организационной культуре

Для повышения стандартов производительности груп­пы не нужно особых изменений. Я постоянно убеждаюсь

в том, что даже частичное внедрение метода позволяет су­щественно ускорить и упростить рабочий процесс.

Конструктивная оценка деятельности, распределе­ния ресурсов, коммуникаций, политики и стратегий, которые касаются целей и желаемых результатов, ста­новится все более важной для организаций. В современ­ных компаниях возникают все новые и новые пробле­мы: на сегодняшний день их основными источниками являются глобализация, конкуренция, технологическое развитие, смена рынков, а также повышение стандартов производительности и выпуска продукции.

"Чего мы хотим достичь на этом совещании? Како­во назначение данной формы? Какими способностями должен обладать идеальный кандидат на эту долж­ность? Какие задачи призван решать данный программ­ный пакет?" – эти и много подобных вопросов по-преж­нему слишком редко звучат в штаб-квартирах многих организаций. Во время больших совещаний произно­сятся длинные речи, которые лишь кажутся дельны­ми. Существенных результатов организации смогут достичь только тогда, когда научатся задавать вопросы: "Для чего мы этим занимаемся? Как будет выглядеть успешный результат?" и применять полученные ответы на уровне повседневной деятельности.

Границы наших возможностей значительно расши­ряются, когда мы переходим от жалоб и жертвенных настроений к результатам и действиям, намеченным в заданном направлении. Когда данный подход стано­вится стандартным в группе, кроме результатов ее ра­боты существенно улучшается атмосфера в коллективе. Есть масса проблем, которые требуют решения; отрица­тельное отношение и пассивное сопротивление должны всегда сменяться концентрацией внимания на желае­мых результатах соответствующего уровня.

Микроуровень, на котором люди обрабатывают свои корзины  входящих  материалов,  электронные ящики

и заметки, сделанные в ходе бесед, будет отражаться на макроуровне их культуры и организации. Если жонг­леры роняют мячи, заблаговременные решения о даль­нейших шагах вызывают сопротивление, а часть неза­мкнутых циклов не обрабатывается надлежащим об­разом, то и ситуация в группе будет соответствующей, а в организационной культуре укоренится атмосфера стресса, аварийной ситуации и осады. Если индивидуу­мы, наоборот, внедряют принципы, изложенные в кни­ге, то организация сможет перейти и перейдет к новым стандартам высокой производительности. Проблемы и конфликты никуда не денутся – они остаются на своих местах даже тогда, когда вы пытаетесь что-то изменить (или сохранить) в этом мире. Но, тем не менее, принци­пы управления деятельностью, описанные в книге, поз­волят вам как следует сосредоточиться и создать обста­новку для наиболее эффективного решения проблем.

Видение без цели – лишь мечта, цель без видения – суета, а видение и цель – надежда всего мира.

Церковный манускрипт, Суссекс, Англия,

1730 год

Искусство справляться с заботами

Мои клиенты часто удивляются, как я иногда могу часами сидеть в их офисах, пока они опустошают ящики столов и старательно обрабатывают каждую мелочь из тех, что накопились в их сознании и на рабочих местах. Обычно они чувствуют неловкость из-за того, что поз­волили себе безответственно отнестись к столь боль­шим объемам материала, но, кроме того, они считают, что я умираю от скуки. Как раз наоборот. Удивительно, но для меня данный процесс является самой увлека­тельной работой, которой я занимаюсь с людьми. Мне знакомы чувства свободы и облегчения, которые ожи­дают клиентов по окончании процедуры обработки ма­териалов. Я знаю, что для того, чтобы пробиться сквозь ворох документов, всем нам необходим опыт, поддерж­ка и четко сосредоточенное внимание; только в этом случае у нас вырабатываются стандарты и привычки, которые позволяют справляться с потоком информа­ции надлежащим образом. Я знаю, насколько сущест­венная перемена произойдет в отношениях этих людей с начальством, супругами, детьми и с собственным "я" в течение следующих нескольких часов и, будем наде­яться, нескольких дней и лет.

Мне не скучно. Такая работа – одна из самых инте­ресных задач, над которым и может трудиться человек.

Стенды и доски для записей

Если у вас есть достаточно места, то воспользуйтесь стендом и/или доской для записей – это весьма эф­фективные инструменты мышления, которыми можно пользоваться время от времени. Они предоставляют массу места, где вы можете зафиксировать идеи: полез­но будет держать наброски перед глазами, пока вы раз­мышляете над данной темой. Доски для записей удоб­но вешать на стенах офисов и залов заседаний, чем они больше, тем лучше. Если у вас есть дети, то я советую вам поставить доску у них в спальне (я бы и сам хотел расти в обстановке, которая бы способствовала генера­ции максимального количества идей!). Позаботьтесь о том, чтобы под рукой постоянно было изобилие све­жих маркеров; обидно, когда нужно что-то записать на доске, а все маркеры высохли и ни на что не годятся.

Как я узнаю, что думаю, пока не услышу, что го-ворю?

Овидий

Если вы ничего не записываете, то вам очень трудно оставаться сосредоточенным на проблеме дольше не-

скольких минут, особенно наедине с собой. Но если вы задействуете физические инструменты для того, чтобы ваши мысли не разбегались, то можете часами конст­руктивно думать над задачей.

Средства записи

Постоянно держите под рукой хорошие пишущие средства, чтобы у вас никогда не возникало подсозна­тельного сопротивления мыслительному процессу из-за того, что нечем записать идеи. Если у меня под рукой нет никаких пишущих средств, то я чувствую диском­форт и не могу позволить себе задуматься над пробле­мами и обстоятельствами.

И наоборот: иногда мне в голову приходили пре­красные замыслы и планы только потому, что мне хоте­лось воспользоваться своей новой блестящей шарико­вой ручкой! Возможно, роскошные пишущие средства не вдохновляют вас, как меня, но если вы питаете к ним слабость, окажите себе услугу и купите качественные инструменты записи идей.

Часто функции определяются формой. Создайте условия для записи идей, и в вашей голове начнут рождаться замыслы, о которых вы и не подозревали.

Рекомендую вам держать красивые шариковые руч­ки в тех местах, где вам, скорее всего, захочется делать заметки, например возле телефонных аппаратов, нахо­дящихся в вашем доме.

Типичные стадии процесса планирования

Самые распространенные действия в рамках про­цесса планирования – это ваш собственный мозговой штурм и сортировка материала, организация деловых встреч и сбор информации.

Мозговой штурм. Для осуществления некоторых проектов, занимающих ваше внимание в данный мо­мент, вы должны научиться мыслить свободными кате­гориями. В первую очередь это касается тех проектов, по которым вы, на момент принятия решения, четко не уяснили первый шаг. Первоочередное действие в рам-

ках таких проектов должно формулироваться так: "На­бросать идеи по проекту X".

В данном случае следует решить, где и как вы хоти­те совершить указанное действие, чтобы знать, в какой список его поместить. Вам нужен компьютер для моз­гового штурма или лучше записать мысли на бумаге от руки? Я могу выбрать любой носитель в зависимости от того, что подсказывает интуиция. Данное действие должно попасть в список, озаглавленный либо "За ком­пьютером", либо "Где угодно" (поскольку я могу рисо­вать карты мыслей независимо от того, где нахожусь: были бы только ручка и бумага).

Сортировка материала. У вас могут быть проекты, по которым уже собраны заметки и различные сопутст­вующие материалы, осталось только рассортировать их и придать им более структурированную форму. В дан­ном случае следующим шагом, вероятнее всего, бу­дет упорядочение заметок по проекту X. Если для его осуществления необходимо ваше присутствие в офисе (поскольку именно там находятся папки), он попадет в список под названием "В офисе". Если вы носите за­метки по проекту с собой – в папке, блокноте или памя­ти портативного компьютера, то "Упорядочение заметок по …" попадет в список "Где угодно", "Разное" (для слу­чая сортировки вручную) или "Компьютер" (если вам нужен текстовый редактор, электронный планировщик или другие программы).

Организация деловых встреч. Часто преуспеть в пла­нировании проектов позволяет организация встречи с людьми, которых вы хотите привлечь к мозговому штурму. Обычно это предполагает отправку сообще­ния всей рабочей группе или помощнику, который внесет встречу в календарь или позвонит по телефону высокопоставленному лицу, чтобы назначить время встречи.

Одним из величайших препятствий на пути повышения орга­низационной продуктивности является отсутствие решения начальствующего лица о необходимости проведения встречи и о составе ее участников, которое требуется для того, чтобы сдвинуть проект с места.

Сбор информации. Следующей задачей в рамках про­ектного мышления может быть сбор новых сведений. Возможно, вам нужно обсудить с кем-то его или ее сооб­ражения ("Позвонить Биллу, чтобы узнать, что он думает о собрании менеджеров"), просмотреть файлы, которые остались с прошлогодней конференции ("Просмотреть архивные материалы с собрания деловых партнеров"), найти в электронной сети данные по новой теме, которую исследуете ("Научно-поисковые фирмы, предоставляю­щие услуги руководящим работникам сферы продаж").

Спонтанное проектное мышление

Не упускайте ни одной идеи по проекту, которая мо­жет оказаться полезной. Много раз вы будете вспоми­нать о вещах, о которых не хотите забыть, находясь в раз­личных местах, не имеющих ни малейшего отношения к проекту. Например, вы едете в магазин и вам в голову приходит прекрасная идея о том, как начать следующее совещание персонала. Вы перемешиваете соус для спа­гетти на кухне и думаете, что можно было бы раздать всем участникам конференции хорошие большие сумки. Вы смотрите вечерние новости и вдруг вспоминаете еще об одном важном человеке: его можно было бы включить в предстоящий консультационный совет.

Даже если эти идеи не являются непосредственными шагами, которые могут попасть в списки дальнейших действий, вам все равно понадобится зафиксировать и упорядочить их каким-нибудь эффективным спосо­бом. Конечно же, самым необходимым инструментом,

позволяющим ничего не упустить из виду, является ваша система сбора информации – ваша корзина для входящих материалов, блокнот и бумага (или их экви­валенты) на работе и дома, а также портативная версия (учетная карточка), которая всегда у вас под рукой в до­роге. Вам нужно где-то хранить свои идеи до того мо­мента, пока вы не решите, как с ними поступить.