Какие проекты планировать

Большая часть задач, которые вы пометили в спис­ке проектов, не потребует от вас особых усилий в сфере текущего планирования: вам понадобится только наме­тить в уме дальнейшие шаги в рамках их осуществления. Единственное, что вам понадобится сделать, к примеру, для "Техосмотра машины" – это найти в телефонной книжке ближайшую станцию техобслуживания, позво­нить туда и назначить время.

Впрочем, есть два типа проектов, которые заслужи­вают хотя бы минимальных усилий в сфере планиро­вания: (1) проекты, занимающие ваше внимание даже после того, как вы определили дальнейшие действия по ним, и (2) проекты, по которым спонтанно возникают полезные идеи и вспомогательные сведения.

Первый тип – проекты, о которых вы знаете, что для их осуществления необходимо согласовать и решить ряд вопросов – потребует более детального подхода, чем простое определение дальнейших действий. Вам предстоит выполнить один или несколько из четырех этапов естественной модели планирования: цели и при­нципы, видение/результат, мозговой штурм и/или сор­тировка материалов.

Второй тип – проекты, по которым идеи возникают спонтанно: в машине, на пляже или во время деловой встречи -  требует создания  надлежащего  места,  где

можно зафиксировать сопутствующие идеи. Там идеи могут храниться до момента дальнейшего использова­ния по мере надобности.

Попытки упорядочить свою жизнь сверху вниз, когда нижние уровни выходят из-под контроля

Основная причина, по которой имеет смысл дви­гаться снизу вверх, состоит в том, что данный подход позволяет первым делом освободить все уровни созна­ния, чтобы творческая мысль могла сосредоточиться на более значимых, но расплывчатых представлениях, для которых вам следует определить четкие границы. Дан­ная методология обладает высокой степенью гибкости и свободы и включает весьма эффективные универсаль­ные мыслительные и организационные приемы, кото­рые действуют независимо от выбора основных акцен­тов. Поэтому методику стоит освоить вне зависимости от реального содержания ваших текущих проблем. Из­мените свое сознание, и данная процедура позволит вам с максимальной скоростью приспособиться к перемене. Зная о своих новых способностях, вы сможете позво­лить себе поучаствовать в более крупной игре. Перед вами откроется поистине масса возможностей.

В то время как уровень 50 000 футов, несомненно, является самым важным контекстом расстановки при­оритетов, мой опыт показывает, что если мы опреде­лим и выполним задачи, с которыми сталкиваемся на всех уровнях, особенно на Взлетной полосе и на высоте 10 000 футов, то получим дополнительные ресурсы для решения более серьезных проблем. Хотя движение сни­зу вверх не является ключевым подходом, с практичес-

кой точки зрения оно представляет критически важный фактор достижения равновесия, высокой продуктив­ности и комфорта в жизни.

Взлетная полоса. Первым делом нужно убедиться, что ваши списки действий завершены, а это уже может оказаться весьма сложной задачей. Те, кто сосредотачи­вает внимание на сборе и непредвзятой записи проблем, обнаруживают, что накопилось много дел, которые они забыли упомянуть, поместили не в ту категорию или просто не заметили.

Если у вас, помимо календаря, не отмечено хотя бы пятьдесят первоочередных и ожидаемых действий, включая повестки дня и совещания, то я сомневаюсь в том, что вы действительно записали все дела. Впро­чем, если вы внимательно следовали рекомендациям и выполняли шаги, приведенные в части II, то, возмож­но, ваши списки и вправду полны. Если это не так и вы действительно хотите до конца разобраться с данным уровнем, то вам следует выделить немного времени и отработать главы с 4 по 6 в активном режиме. Когда приведете данный уровень управления деятельностью в соответствие с текущей ситуацией, у вас сразу появится более четкое представление о срочных приоритетах: по-другому разобраться в них практически невозможно.

10 000 футов. Придайте завершенную форму списку проектов. Действительно ли он охватывает все пробле­мы, требующие от вас выполнения сразу нескольких действий? Именно он определяет границы еженедель­ных операций и позволяет освобождать сознание на бо­лее продолжительное время.

Многоуровневый анализ текущей работы автоматически улучшит вашу концентрацию, внутренний порядок и чувство приоритетов.

Если вы составите полный перечень всех результа­тов, которых хотите достичь на данном уровне в работе и в жизни, то обнаружите необходимые действия, о ко­торых даже не подозревали. Одно только составление такого объективного перечня упрочнит базу для приня­тия решений о том, чем следует заниматься в свободное время. Когда люди обновляют свои списки проектов, они обязательно обнаруживают несколько шагов, ко­торые можно предпринять сразу, чтобы сдвинуть наме­ченные дела с места.

Мало кто хранит четкую информацию о проектах в объективной форме и имеет к ней постоянный доступ. Прежде чем начинать какую бы то ни было дискуссию о том, что следует сделать за сегодняшний день, нужно сначала обеспечить доступ к требуемой информации.

Повторяю: если вы внедряли методологию, описан­ную в книге, на практике, то ваш список проектов бу­дет именно таким, каким он должен быть. Большинству участников наших тренингов нужно от десяти до пят­надцати часов, чтобы собрать, обработать и организо­вать данные в систему, которую они могут с увереннос­тью назвать полной.

20 000 футов. Это – уровень "текущих профессио­нальных обязанностей". Какие роли вы играете? В про­фессиональном смысле вопрос подразумевает ваше те­кущее служебное положение. На уровне личности по­ложение подразумевает вашу роль в семье, в обществе и, естественно, собственное представление о себе как о дееспособном субъекте.

Возможно, вы уже определили и выписали неко­торые из своих ролей. Если вы недавно заняли новую должность и существует соглашение или контракт, раз­граничивающий сферы вашей ответственности, то это, конечно, хорошее начало. Если раньше вы выполняли упражнения по определению целей и идеалов и у вас

остались соответствующие материалы, то их тоже мож­но добавить в комплекс.

Составьте и ведите список под названием "Сферы концентрации внимания". Вы можете разделить его на подсписки "Профессиональные" и "Частные": в этом случае постарайтесь регулярно пересматривать оба перечня. Это – один из самых полезных контрольных списков, которые вы можете создать для повышения уровня личной организованности. Он не потребует от вас такой же еженедельной пересортировки, как спи­сок проектов; скорее всего, он будет предназначен для менее частых обращений. В зависимости от скорости изменений, происходящих в наиболее важных сферах вашей жизни и работы, данный список следует исполь­зовать в качестве напоминания о потенциальных новых проектах, обращаясь к нему с периодичностью от одно­го до трех месяцев.

Если вы не имеете четкого представления о том, в чем состо­ит ваша работа, она всегда будет давить на вас.

У вас, вероятно, насчитывается от четырех до семи ключевых сфер ответственности в работе и пример­но столько же – в частной жизни. Ваша работа может предполагать такие направления, как управление пер­соналом, системное проектирование, долгосрочное пла­нирование, административная поддержка, маркетинг и составление рабочих графиков; вы можете отвечать за коммунальные услуги, выполнение заказов, конт­роль качества, управление активами и т.д. Если у вас собственное дело, то направлений, требующих вашего внимания, будет гораздо больше, чем если бы вы выпол­няли конкретные обязанности в крупной организации. Остальные сферы вашей жизни могут предполагать на­личие таких приоритетных направлений, как родитель­ские обязанности, участие в партнерских соглашениях,

церковь, здоровье, общественная деятельность, содер­жание дома, управление финансами, самообразование, творческое самовыражение.

Предназначение списка "Сферы концентрации вни­мания" состоит в том, чтобы дать вам возможность чет­ко определить все свои проекты и дальнейшие действия, чтобы вы могли надлежащим образом выполнять свои обязанности. Если бы вам понадобилось вести учет обя­занностей и объективно оценивать их с точки зрения того, что вы делаете и что должны делать, то вы бы обя­зательно обнаружили проекты, которые нужно добавить к одноименному списку. Просматривая список, можно прийти к заключению, что в некоторых сферах не нуж­но ничего менять, они находятся под контролем. Если же вас "грызет" какая-то проблема, решить ее можно с по­мощью разработанного проекта в соответствующей сфе­ре. "Сферы концентрации внимания", по сути, являются лишь более абстрактной и совершенной формой списка "Спусковые механизмы", описанного ранее.

Каждый клиент из тех, кого я тренировал на протя­жении последних двадцати лет, обнаруживал хотя бы один существенный пробел на данном уровне анализа деятельности. Например, стандартный вид деятельнос­ти, которым занимается менеджер или руководитель -развитие персонала. Поразмыслив, большинство лю­дей приходят к выводу, что нужно добавить к данной категории один или два проекта, таких как, например, "Усовершенствование процедуры оценки производи­тельности".

Обсуждение приоритетов должно объединять все уровни текущих компромиссов, которые вы заключаете с самим собой и с окружающими. Если вы будете под­держивать актуальность контрольного списка "описа­ния работ" и обновлять его, то, вероятно, почувствуете себя спокойнее и увереннее, чем большинство пред­ставителей нашей культурной среды. Несомненно, вам

понадобится пройти долгий путь от надежды до уве­ренности, чтобы быстро выбирать верные направле­ния деятельности.

От 30 000 до 50 000 футов и выше. В то время как три нижних уровня в основном касаются текущего по­ложения вещей (ваших действий, проектов и сфер от­ветственности), начиная с указанной высоты на первый план выходят факторы будущего, возможных направле­ний деятельности и намерений. Чтобы взять эти высо­ты, по-прежнему нужен специальный инструментарий, но ключевой вопрос звучит примерно так: "Какие теку­щие действия оправданы с точки зрения намеченных результатов, и как я собираюсь их достичь?" Вопрос мо­жет касаться разных временных интервалов: от карьер­ных планов на следующий год ("30 000 футов") до кар­тины вашего служебного и материального положения через три года ("40 000 футов") и интуитивных догадок о цели вашей жизни и направлениях ее наиболее успеш­ного достижения ("50 000 футов и выше").

Если вы толком не знаете, к чему стремитесь, то никогда не

поймете, когда нужно остановиться.

Я объединил три верхних уровня, потому что зачас­тую различные ситуации могут быть отнесены как к од­ной, так и к другой из указанных категорий. К тому же, поскольку книга Как разобраться с делами рассказы­вает скорее об искусстве достижения, а не определения целей и желаемых результатов, я не собираюсь требо­вать от вас детального изучения этих уровней. Но по своей сути подобное исследование может затронуть очень глубокие и сложные пласты, среди которых могут оказаться коммерческие стратегии, развитие организа­ции, планирование карьеры и определение жизненных ориентиров и идеалов.

Для определения целей достаточно будет сосре­доточиться на выяснении текущих мотивов, которые раскрывают истинное содержание работы в данный момент. Вопрос о том, стоит ли вам изменить направле­ние деятельности и цели, исходя из глубинного анализа и интуитивных соображений, мог бы стать предметом отдельной дискуссии. Но даже в этом случае, вы смо­жете назвать несколько аспектов, которые помогут вам прояснить собственное представление о своей работе и о том, что в ней самое важное.

Если бы вам нужно было обрисовать свое представ­ление о том, чем вы могли бы заниматься через год или полтора или о сути вашей работы на тот момент, о чем бы вы подумали? На этом, более тонком уровне могут быть вещи, которые вы должны выбросить из головы, а также – люди и системы, с которыми нужно взаимо­действовать, чтобы достичь желаемого результата. А поскольку сама работа является движущейся мише­нью, поскольку в наши дни профессиональный мир – это зыбучие пески, возможно, понадобится наметить проекты, обеспечивающие верное достижение резуль­татов в заданной области.

На данном уровне задачи могут быть самые разные: "Моя карьера будет стоять на месте, если я четко не из­ложу свои цели начальнику" или: "Какие новые занятия появятся у моих детей через год, и что я должен пред­принять в этой связи?" или: "Какие профилактические меры нужно предпринять, чтобы обеспечить верное ре­шение возникшей проблемы со здоровьем?"

В более продолжительном контексте вы можете по­думать над следующими вопросами: как продвигается ваша карьера, как протекает ваша частная жизнь, как ваша организация реагирует на внешние изменения и как это отражается на вас лично? Перечисленные вопросы касаются временного промежутка продолжи­тельностью от одного до пяти лет: когда я их задаю, они

заставляют людей давать различные, но всегда важные ответы.

Недавно я тренировал клиента, работавшего в круп­ном международном банке, который после нескольких месяцев применения нашей методологии и обретения контроля над повседневным рабочим процессом решил, что пришло время вложить капитал в открытие собствен­ной фирмы по созданию высоких технологий. Сначала за­тея была слишком смелой, чтобы думать о ней всерьез, но движение вверх с "уровня взлетной полосы" сделало за­мысел гораздо более доступным, и он стал естественным результатом обзора деятельности с большой высоты.

Если вы заняты делом, осуществление которого рас­тянется на продолжительное время (свадьба, дети, ка­рьера, компания, искусство), то с вашей стороны будет разумно подумать о том, что вам может понадобиться для продвижения в заданном направлении.

Вопросы, которые вы можете задать себе на данном этапе, таковы.

•  В чем состоят долгосрочные цели и задачи моей ор­ганизации и какие проекты, направленные на дости­жение желаемых результатов, я должен осуществить, чтобы выполнить свои обязанности?

•  Какие долгосрочные цели и задачи я наметил для себя и какие проекты, направленные на достижение желаемых результатов, я должен осуществить?

•  Какие еще существенные события могут повлиять н определение возможных направлений моей деятель­ности?

Перечислю несколько возможных аспектов, кото­рые выступают на первый план на данном этапе об­суждения.

•   Изменение сущности вашей работы под действием

смещения приоритетов компании. Вместо управле-

ния разработкой собственных программ тренингов в компании вам придется передать их сторонним агентам.

•  Направление, в котором, на ваш взгляд, следует двигаться, чтобы сделать карьеру. Вы хотите через год выполнять другую работу, вам нужно совершить переход от текущих занятий к новым задачам и при этом внимательно изучить возможности перевода на другие должности и предложения насчет повы­шений.

•  Направление деятельности организации в контек­сте глобализации и расширения. Предстоит масса зарубежных поездок и, исходя из ваших жизненных предпочтений, вам нужно подумать о пересмотре своих карьерных планов.

•   Жизненные предпочтения и изменение потребнос­

тей. По мере того как ваши дети взрослеют, уменьша­

ется необходимость в том, чтобы вы сидели с ними

дома, и растет ваш интерес к различным сферам ка­

питаловложения и оформлению пенсии.

На наивысшем уровне мышления вам придется за­дать несколько сакраментальных вопросов. Для чего существует ваша компания? Для чего существуете вы? В чем суть вашего существования, влияющая на ваш выбор как личности и как организации? Это – концеп­ция общей картины, сотни книг и учителей пытаются помочь вам усвоить ее.

"Зачем?" – вот главный вопрос, над которым бьемся все мы.

Вы можете аккуратнейшим образом упорядочить, рассортировать и организовать все остальные уровни своей жизни и работы. Но если вы хоть на йоту откло­нитесь от курса, который определяется вашими глубин­ными устремлениями или истинным предназначением, то сразу потеряете покой.

Уяснение проблем с самого нижнего уровня

Формирование продуктивной системы жизненных ценностей возможно при условии решения проблем верхнего уровня. Сначала можно было бы выяснить, зачем вы живете на земле. Выяснить, какой образ жиз­ни, стиль существования и деятельности позволит вам лучше исполнить свое предназначение. Какие занятия и личные отношения помогут идти по жизни в нужном направлении? Какие ключевые задачи нужно решить

и завершить как можно скорее и какие срочные шаги вы можете предпринять, чтобы сдвинуть эти задачи с места?

У вас всегда предостаточно возможностей для расстановки приоритетов на любом уровне. Обращайте внимание на то, в каком направлении вам хочется двигаться.

В действительности, вы можете в любой момен-заняться каждым из уровней. У меня всегда заготов­лены конструктивные шаги, позволяющие усилит! акцент и собственную осведомленность на каждом и: уровней. Я никогда не испытываю недостатка в неза вершенных мысленных картинах результатов, в целях которые хочу пересмотреть, в проектах, которые нуж но наметить или запланировать, или в действиях, тре бующих моего решения. Фокус в том, чтобы научиться выделять именно те из них, которые требуют вашегс внимания в конкретный момент, чтобы поддерживат систему в равновесии.

Поскольку все задачи будут определяться исключи тельно приоритетными направлениями более высоки) уровней, любую расстановку приоритетов, естественно разумнее всего начинать сверху. Например, если вы ду маете над расстановкой приоритетов в работе, а затем обнаруживаете, что это не та работа, которой вы долж ны заниматься, то может оказаться, что вы зря потра тили время и силы, которые лучше было бы посвятит] поискам подходящего занятия. Проблема состоит в том что если вы не чувствуете контроля над ситуацией н; нулевой высоте (текущих проектов и действий) и не ве рите, что способны надлежащим образом решать проб лемы данного уровня, то попытки упорядочить свою жизнь сверху вниз часто приводят вас в отчаяние.

Вместо этого я, исходя из практических соображе ний, советую двигаться снизу вверх. Я учил людей про

двигаться в обоих направлениях и могу с увереннос­тью сказать, что, с точки зрения долгосрочной выгоды, тот, кто начинал с обретения контроля над текущими проблемами в своей повседневной жизни, а затем пе­реносил акцент на более высокие уровни, никогда не ошибался.

Будда

С другой стороны, вы могли принять решение стать хозяином собственной жизни и раскрыть уникальные дарования и таланты в конкретной области, которую считаете своим призванием (жизнь). Поэтому вы со­здаете собственное дело (видение) и преследуете крат­косрочные операционные цели (карьера). Это опреде­ляет несколько критических задач, которые вы должны выполнить, чтобы сдвинуть дела с места (ответствен­ность), и достичь определенных краткосрочных резуль­татов (проекты). По каждому из этих проектов у вас бу­дут намечены необходимые шаги, которые нужно пред­принять как можно скорее (дальнейшие действия).

Наиболее здравый подход к обретению контроля над проблемами без внутреннего напряжения и к достиже­нию высокой продуктивности состоит в поддержании равновесия между уровнями. На любом уровне крити­чески важно максимально четко определить все неза­мкнутые циклы, все незавершенные задачи и все дела на данный момент. Без уяснения и объективной оценки текущих реалий сложно поднять паруса и отправиться к далеким берегам. Что записано у вас на автоответчике? Какие затеи вы собираетесь реализовать с детьми? Ка­ковы ваши обязанности в офисе? Что нужно изменить

в первую очередь и что вы хотели бы создать в ближай­шие месяцы или годы? Все это – незамкнутые циклы в вашем сознании, хотя, зачастую, для того, чтобы опре­делить более существенные цели и более серьезные на­мерения, необходим глубокий и внимательный анализ. Волшебное правило – жить сегодняшним днем. Меня всегда поражает умение четко уяснить только то, что происходит сейчас, и является истиной на данный момент. Конструктивными, если не решающими шага­ми могут быть такие действия, как детальный анализ финансового положения, добыча исторических сведе­ний о компании, которую вы покупаете, или выясне­ние конкретного содержания реплик каждой стороны в межличностном конфликте.

Лучше всего достичь успеха там, где вы нахо-дитесь, и теми средствами, которыми распола­гаете.

Чарльз Шваб

Достижение результата и моральное удовлетворение, которое он приносит, означает готовность к осознанию, восприятию и грамотному решению всех проблем, ко­торые занимают ваши мысли. Данное состояние необ­ходимо для овладения искусством достижения высокой производительности без внутреннего напряжения.

Что такое еженедельный обзор

Очень просто: еженедельный обзор – это любая про­цедура, позволяющая вам снова освободить сознание. Он затрагивает все стадии управления рабочим процес­сом – сбор, обработку, сортировку и пересмотр всех ва­ших нерешенных задач – и длится до тех пор, пока вы не сможете с уверенностью сказать: "Я четко знаю весь перечень дел, которыми не занимаюсь сейчас, но мог бы заняться, будь у меня такое желание".

В будничном, практическом контексте, требуемая последовательность действий выглядит следующим об­разом.

Разберитесь с неприкаянными бумагами. Повытас­кивайте всевозможные клочки бумаги, визитки, кви­танции, завалявшиеся в закоулках рабочего стола, в

карманах и других местах. Уложите все, что найдете, в корзину для обработки.

Обработайте свои записи. Пересмотрите все записи в учетном журнале, заметки с совещаний или записки, нацарапанные на листках из блокнота. Разложите их по соответствующим категориям: документы, требующие активных действий, проекты, ожидания, календарные события и "когда-нибудь/может быть". Упорядочьте любые справочные записи и материалы. Расставьте ма­териалы "Прочесть/просмотреть". Отнеситесь к делу с должной строгостью: проработайте все записи и идеи, касающиеся связей, проектов, новых замыслов, и вход­ные материалы, накопившиеся с момента последней за­грузки, все ненужное – выбросьте.

Календарные данные прошлых периодов. Вниматель­но просмотрите прошедшие даты в календаре, про­верьте, не осталось ли в нем напоминаний об активных шагах, справочной информации, и переместите данные в действующую систему. Вы должны быть в состоянии перенести в архив все календарные данные за прошлую неделю, не упуская ничего из виду.

Календарные данные будущих периодов. Взгляни­те на отмеченные в календаре предстоящие события (долго – и краткосрочные). Зафиксируйте действия, касающиеся организации и подготовки предстоящих мероприятий.

Выбросьте все из головы. Запишите (в соответству­ющие категории) любые новые проекты, дальнейшие действия, ожидания, возможные шаги, которые еще не зафиксированы.

Пересмотрите списки проектов (и существенных ре-зультатов). По очереди оцените состояние выполнения проектов, достижения целей и результатов; убедитесь в том, что в системе отмечено хотя бы одно решающее действие по каждому замыслу.

Пересмотрите списки дальнейших действий. Отметь­те выполненные действия. Проверьте наличие напоми­наний о дальнейших активных шагах, которые нужно предпринять.

Пересмотрите список ожиданий. Запишите любые действия, за которыми нужно проследить. Проверьте, какие ожидаемые действия выполнены.

Пересмотрите список "Когда-нибудь/может быть". Проверьте, какие проекты могли стать актуальными и, если таковые имеются, перенесите их в список проектов. Вычеркните пункты, которые вас больше не интересуют.

Просмотрите содержимое папок "Подвешенные про­блемы" и ”Сопутствующие материалы". Просмотрите все вспомогательные материалы, касающиеся текущей рабо­ты, чтобы наметить новые шаги, свершения и ожидания.

Подходите к делу творчески и действуйте решитель­но. Не появилось ли у вас каких-нибудь новых, чудес­ных, сумасшедших, творческих, заразительных, риско­ванных идей, которые можно добавить в систему?

Процедура пересмотра продиктована здравым смыс­лом, но мало кто из нас выполняет ее с максимальной эффективностью, сохраняя ясность мыслей и ощуще­ние внутреннего равновесия.

"Точка зрения" – это то самое сугубо человечес-кое решение проблемы информационной перегруз­ки, интуитивная процедура сокращения объема данных до существенного и контролируемого ми­нимального уровня…. В мире, который изобилует содержанием, точка зрения станет самым дефи­цитным ресурсом.