На что следует обращать внимание и когда

Ваша система и деятельность должны быть органи­зованы таким образом, чтобы вы могли видеть все воз­можные варианты действий тогда, когда они необходи­мы. На самом деле принцип продиктован соображения­ми здравого смысла, но мало кто оттачивает мастерство обработки и сортировки информации до максимально эффективного уровня.

Имея доступ к телефону и немного свободного вре­мени, просмотрите список телефонных звонков, кото­рые нужно совершить, а затем выделите самый важный из них либо вообще прекратите беспокоиться насчет звонков. Когда вы готовитесь к беседе с начальником или деловым партнером, продумайте самые важные вопросы, которые предстоит обсудить: тогда вы будете уверены, что с максимальной эффективностью исполь­зуете рабочее время. Если вам нужно заехать в хим­чистку за одеждой, сначала бегло просмотрите список остальных дел, которые, возможно, сможете выполнить по дороге.

Обычно для обзора проблем достаточно всего нескольких секунд в день, если вы просматриваете списки нужных дел в нужное время.

Люди часто спрашивают меня: "Сколько времени вы тратите на обзор своей системы?" Мой ответ прост: "Ровно столько, сколько мне необходимо для того, что­бы спокойно делать свои дела". В действительности это несколько раз по нескольку секунд в течение дня. Боль­шинство людей не могут понять, что мои списки – это, в некотором роде, офис. Вы можете держать самоклею-щиеся листки и телефонограммы на рабочем месте, а я держу их в списках дальнейших действий. Если вы пол­ностью собрали, обработали и упорядочили свои мате­риалы, то, скорее всего, вам придется время от времени тратить лишь несколько секунд на обращение к системе за ежедневными напоминаниями.

Сначала посмотрите в календарь

Вероятно, чаще всего вы будете просматривать еже­дневник и обобщенную памятную книжку – картоте­ку (если вы ее завели), чтобы разглядеть "неровности рельефа" и подумать, что нужно сделать. Сначала вы должны узнать параметры места и времени. Если вы бу­дете знать, что с восьми утра до шести вечера вам пред­стоят сплошные встречи и вряд ли удастся выкроить полчаса на обед, это поможет вам принять необходимые решения, касающиеся любых других действий.

…потом – в списки дел

Когда вы пересмотрите задачи, намеченные на конк­ретные дни и на конкретное время, и предпримете все необходимые шаги в рамках их выполнения, следую­щим объектом обзора станут списки дел, которыми вы могли бы заняться в сложившейся ситуации. Напри-

мер, находясь в офисе, вы будете обращаться к спис­кам звонков, операций за компьютером и офисных дел. Это совсем не означает, что вы обязательно должны предпринимать какие-либо из действий, упомянутых в списках; нужно будет только сравнить их с потоком других намеченных дел: это позволит вам заняться на­иболее приоритетным направлением деятельности. Вам нужна уверенность в том, что вы не упускаете из виду ничего существенного.

Если вы доверяете своему календарю и постоянно обновляете списки дел, то, кроме них, в вашей системе не будет объектов, к которым понадобится обращаться чаще, чем раз в несколько дней. Бывали дни, когда мне не нужно было заглядывать ни в один из списков, пото­му что с самого начала (из календаря) было ясно, чего я не смогу выполнить.

Самые непривычные ситуации требуют наиболее жесткого контроля

Уровень нашей потребности в составлении контроль­ных списков и создании внешних рычагов обратно про­порционален нашей осведомленности в заданной сфере ответственности. Если вы уже давно занимаетесь одним и тем же делом, и ситуация не требует от вас никаких изменений, то, чтобы сохранять над ней контроль, не­обходим минимальный уровень внешней персональной организации. Вы знаете, когда что должно происходить и как выполнять поставленные задачи, а ваша система вполне пригодна для работы в своем нынешнем состоя­нии. Но зачастую складывается обратная ситуация.

Вы очень часто ощущаете потребность в контроль­ном списке определенного рода, который помог бы вам сосредоточиться, пока вы не вникнете в суть задачи, Например, если бы ваш директор вдруг отлучился, и вы внезапно оказались бы на его месте, то вам понадобился бы целый ряд представлений и принципов, которые бы на первых порах помогли вам разобраться со всеми ас­пектами в рамках новой работы. А если вас только что наняли на новую должность, с новыми обязанностями. с которыми вы относительно мало знакомы, то вам по­требуется набор рычагов и структура деятельности хотя бы на первые несколько месяцев.

Мне приходилось составлять списки направлений деятельности, которые нужно было держать под конт­ролем, пока все не становилось на свои места. Напри­мер, когда мы с женой решили создать радикально новую структуру деятельности, которой занимались долгие годы, я взял на себя круг обязанностей, относив­шихся к совершенно новым для меня сферам, а именно: бухгалтерской, компьютерной, маркетинговой, право­вой и административной. На протяжении нескольких месяцев мне приходилось держать под рукой контроль­ные списки обязанностей, чтобы по мере возможностей восполнять возникающие пробелы и бороться с пре­вратностями переходного периода. Когда деятельность частично вошла в привычное русло, я передал управле­ние "автопилоту" и перестал ощущать необходимость в контрольном списке.

Контрольные списки могут быть весьма полезны: они позво-ляют понять, о чем неследует беспокоиться.

Контрольные списки различных уровней

В случае необходимости будьте готовы к созданию контрольных списков любого типа. Число возможных вариантов бесконечно: от списка базовых жизненных ценностей до списка вещей, которые нужно взять в па­латочный городок. Составление списков по мере надо­бности – это одна из самых мощных и в то же время самых элегантных и простых процедур, которые вы мо­жете внедрить в свою жизнь.

Развить творческое мышление вам поможет следу­ющий список тем контрольных списков, которые я ус­пешно использую в своей работе.

•    Личные  убеждения   (индивидуальные  жизненные ценности).

•  Сферы профессиональной ответственности (или Ключевые сферы ответственности).

•  Контрольный список для поездки (все дела, которы нужно начать или завершить до отъезда).

•  Еженедельный обзор (все сведения, которые не обходимо пересматривать или обновлять каждую неделю).

•  Элементы программы подготовки (все проблемы которые необходимо решить при организации ме­роприятия, до или после его проведения).

•  Клиенты.

•  Контрольный список конференций (все, о чем стои подумать при организации конференции).

•  Основные акценты (основные жизненные роли и обя­занности).

•  Ключевые фигуры в моей жизни/работе (отноше­ния, которые следует регулярно пересматривать с целью достижения совершенства и реализации возможностей).

•  Организационная таблица (основные субъекты и сферы производства, которыми нужно руководить и заниматься).

•  Индивидуальное развитие (черты характера, кото­рые нужно регулярно переоценивать для достиже­ния внутреннего равновесия и развития личности).

Пусть обращение с контрольными списками, спон­танными или более постоянными, не представляет для вас сложности. Будьте готовы создавать и удалять их в случае необходимости. Используйте их надлежащим образом, и они станут прекрасным средством повыше­ния личной продуктивности.

Если вы собрали воедино все дела, которые представ­ляют собой незамкнутые циклы в вашей жизни и рабо-

те, обработали каждый из намеченных пунктов в кон­тексте их значения для вас и требуемых действий и упо­рядочили результаты в целостную систему, содержащую актуальный и полный обзор (общий и подробный) всех текущих и "возможных" проектов, значит вы готовы к следующей стадии освоения искусства достижения вы­сокой продуктивности без внутреннего напряжения – процесса пересмотра проблем.

Использование календаря для последующей деятельности

Календарь можно с пользой применять для разме­щения напоминаний о делах, которые вы можете наме­тить на будущее. Большинство людей, которых я трени­ровал, были очень далеки от максимальной эффектив­ности использования календаря: иначе они, вероятно, помещали бы туда гораздо больше сведений.

Одно из трех назначений календаря – хранение ин­формации, привязанной к конкретному дню. Эта катего­рия может включать целый ряд данных, но один из наи­более творческих способов развить указанное направ­ление применения календаря – вносить туда дела, ко­торые вы хотите выбросить из головы, чтобы вернуться

к ним позднее. Вот несколько из многочисленных при­меров данных, которые можно заносить в календарь.

•  "Спусковые механизмы" для активизации проектов.

•  Мероприятия, в которых вы хотели бы поучаствовать.

•  Катализаторы принятия решений.

"Спусковые механизмы" для активизации проектов. Если у вас есть проект, о котором не нужно думать сию секунду, но вы хотите вспомнить о нем в будущем, считая, что он заслуживает вашего внимания, то мож­но выбрать подходящую дату и записать напоминание о проекте на соответствующий день. Его следует помес­тить в ячейку календаря, предназначенную для напо­минаний о действиях, намеченных на конкретный день (а не на конкретное время); когда этот день настанет, вы увидите в календаре напоминание и внесете замысел в список на правах одного из активных проектов. Типич­ными примерами таких проектов являются:

•  Специальные мероприятия, которые следует прово­дить в определенное время (запуск новых продуктов на рынок, кампании по сбору средств и т.д.).

•  Регулярные мероприятия, к которым вы должны готовиться, такие как сверка бюджета, ежегодные конференции, планерки или совещания (например, когда вам следует внести "ежегодную конференцию по продажам" в список проектов?).

•  Памятные даты для выдающихся людей, которые требуют от вас каких-либо действий (дни рождения, годовщины, праздники, предполагающие вручение подарков, и т.д.).

Мероприятия, в которых вы хотели бы поучаство­вать. Допустим, вы постоянно получаете уведомления о семинарах, конференциях, выступлениях, а также публичных и  культурных  мероприятиях,   в  которых

вам хочется принять участие по мере их приближения. Так что определите, когда наступит это "приближение", и поместите соответствующее напоминание под нуж­ной датой – например.

•  Завтрак с представителями торговой палаты, наме­ченный на следующий день.

•  Завтрашняя распродажа билетов на игры команды Tigers в этом сезоне.

•  Радиопередача по каналу "Австралия" сегодня ве­чером.

•  Шашлыки для церковного прихода в воскресенье.

Если вам в голову приходят подобные идеи, которые вы бы хотели поместить в систему, сразу так и сделайте.

Катализаторы принятия решений. Возможно, вы периодически сталкиваетесь с важными решениями, которые не в состоянии принять сразу (или у вас просто нет такого желания). В этом нет ничего страшного, если вы пришли к выводу, что необходимая дополнительная информация должна поступить к вам скорее из внут­реннего, нежели из внешнего источника (иными слова­ми, утро вечера мудренее). (Естественно, информацию из внешних источников вам следует поместить в список дальнейших действий или ожиданий.) Но чтобы вас не беспокоил отказ от срочного принятия решения, лучше подстраховаться: вам потребуется надежная гарантия, позволяющая в надлежащий момент сосредоточиться на проблеме5*.

Решение об отказе от принятия решения вполне допустимо, если у вас есть система, позволяющая его отложить.

5 Если вашим календарем пользуется группа людей, то нуж­но разделять напоминания подобного рода. Цифровые календари обычно располагают функцией "персональной" категоризации: вы можете воспользоваться ею для ввода сведений, которые, на ваш взгляд, не обязательно видеть посторонним.

Типичные подразделы данной категории включают такие спорные вопросы, как:

•  нанять/уволить;

•  объединиться/купить/продать/изъять капитал;

•  сменить работу/начать карьеру заново.

Очевидно, я уделяю слишком мало места столь серь­езной теме, но вам стоит спросить себя: "Есть ли какое-то важное решение, для которого необходим катализа­тор, позволяющий ему просто "повисеть в воздухе" не­которое время?" Если ответ утвердительный, поместите в календарь какое-нибудь напоминание, чтобы можно было вернуться к проблеме позднее.

Многообразие систем сортировки справочной информации

Существует несколько способов организации спра­вочного материала и множество инструментов, которые можно для этого использовать. Ниже приводится крат­кое описание некоторых из наиболее распространенных способов организации.

•  Общее  хранилище  справочных  материалов -   бу­мажных и электронных.

•  Объединение материалов в большие категории.

•  "Ролодексы" и носители контактной информации.

•  Библиотеки и архивы.

Общее хранилище справочных материалов. Хоро­шая система сортировки имеет критическое значение для обработки и упорядочения материалов. Она край­не необходима для упорядочения больших объемов бумажных материалов, которые обладают ценностью по той или иной причине. Общая система сортировки справочной информации формируется в процессе об­работки "корзины". Вы должны быть в состоянии без труда поместить в хранилище любой клочок бумаги, к которому вам захочется обратиться позднее, причем система должна быть достаточно неформальной и до­ступной для того, чтобы этот клочок бумаги можно было уложить в алфавитный перечень, не отвлекаясь от текущей работы. (Если у вас еще нет такой системы, вернитесь к главе 4.)

Ваша система организации данных должна представлять собой простую библиотеку, к которой можно без труда об­ратиться, а не только напоминание о действиях, проектах, приоритетах и перспективах.

Большинству людей хватает от двухсот до четы­рехсот папок с бумажными справочными материала­ми общего характера и от тридцати до ста электрон­ных папок.

Объединение материалов в большие категории. Лю­бая тематическая информация, для хранения которой нужно более пятидесяти папок, должна быть помещена в отдельный раздел или ящик, где данные отсортирова­ны по единственному критерию. Например, если вы за-

нимаетесь слиянием двух корпораций и сталкиваетесь с массой бумаг, можете выделить два или три шкафа целиком под документацию, возникающую в процессе работы. Если вы увлекаетесь садоводством, яхтенным спортом или приготовлением еды, то вам, возможно, понадобится целый ящик для папок, чтобы хранить всю документацию, касающуюся вашего хобби.

Помните, что если "предмет рассмотрения" предпо­лагает наличие вспомогательных материалов, которые могут смешаться с другими тематическими сведения­ми, то вам, вероятно, придется выбирать, где держать данные: в общем хранилище или в специализирован­ных папках для справочной информации. Когда вы чи­таете интересную статью о живых изгородях и хотите сохранить ее, куда она попадет: в шкаф под названием "Садоводство" или в общую систему, вместе с други­ми сведениями по домоводческим проектам? Общее правило таково: лучше всего придерживаться одной целостной системы хранения ссылочных сведений; ис­ключение составляет только ограниченный диапазон отдельных тем.

"Ролодексы" и носители контактной информации. Значительная часть информации, которую вам нуж­но держать у себя, непосредственно касается людей из вашего окружения. Это может быть контактная инфор­мация всех типов – номера домашних, рабочих, мо­бильных телефонов, адреса, факсы, электронные адреса и т. д. Многие также хранят сведения о днях рождения членов семьи друзей и коллег, об их увлечениях, люби­мых винах и блюдах и т.д. В более официальной рабо­чей обстановке приходится отслеживать даты приема на работу, оценки производительности, цели и задачи, а также другие потенциально полезные сведения, необ­ходимые для развития трудового персонала.

Раздел телефонов и адресов в большинстве блокно­тов, которые продавались на протяжении последних пя-

тидесяти лет, вероятно, является наиболее популярным (наряду с календарем). Важно отметить, что речь идет о сугубо справочном материале. От вас не требуется ни­каких действий – это только информация, доступ к ко­торой может понадобиться в будущем.

Итак, нет особого секрета в том, как организовать информацию: все определяется характером ваших ин­дивидуальных нужд. Повторяю: проблемы начинаются, когда люди пытаются использовать свои электронные адресные книги фирмы Rolodex для напоминания о на­меченных делах. Такой подход не работает. Если все действия, касающиеся ваших знакомых, будут опреде­лены и упорядочены в списки напоминаний, телефон­ные и адресные системы будут обычными адресными книгами.

В данном случае единственный вопрос, на который предстоит ответить, будет состоять в следующем: сколь­ко информации нужно хранить, где и на каких носите­лях, чтобы иметь к ней постоянный доступ. Для этого не существует идеальных инструментов, но по мере того как малогабаритные цифровые носители становит­ся все легче применять и подсоединять к большим ба­зам данных, у вас появляется возможность оперировать большими объемами данных с меньшими затратами.

Библиотеки и архивы: персонифицированный уровень. Потенциально полезная информация располагается на многих уровнях. Вы, вероятно, могли бы найти любые сведения, будь у вас воля докопаться до них. Ответы на вопросы, какой объем информации хранить у себя, в каких пределах и в какой форме, будут меняться в за­висимости от характера ваших потребностей и умения обращаться с данными. По отношению к вашей личной организованности и производительности данный воп­рос не является ключевым, поскольку все ваши про­екты и действия упорядочены в систему, с которой вы регулярно работаете. Таким образом, справочный мате-

риал в любой форме представляет собой данные, кото­рые нужно зафиксировать и сделать доступными в со­ответствии с вашими требованиями и наклонностями.

Если материал носит сугубо справочный характер, то единс-твенный вопрос состоит в том, оправдывает ли он затраты места и времени, необходимые для его хранения.

Определенная степень согласованности позволяет упростить некоторые вещи. Какие сведения требуются постоянно? Их следует поместить в пресловутый блок­нот или ввести в память цифрового секретаря? Какие данные требуются для деловых встреч и выездных ме­роприятий? Поместите их в портфель, пакет, ранец или сумку. Что может понадобиться для работы в офисе? Эти сведения следует поместить в личную файловую систему или в память компьютера, подключенного к сети. А как насчет ситуаций, возникающих в процес­се работы? Материалы, относящиеся к ним, можно хранить в архиве отдела или в памяти внесистемного запоминающего устройства. Что можно при необходи­мости всегда найти в Интернете? Если информация по­надобится вам после отключения от сети, распечатайте данные, пока вы подключены, и сохраните их в файл, который затем можно будет взять с собой на внешнем носителе.

Индивидуальная организация справочного матери­ала обусловлена чисто логическими соображениями. В данной категории важнее всего разграничить пробле­мы, подразумевающие активное решение, и данные, не требующие от вас никаких действий. Как только вы это сделаете, у вас появится абсолютная свобода для упо­рядочения и сортировки необходимого объема ссылоч­ного материала. Такое решение сугубо индивидуально: оно зависит от соотношения между ценностью получен-

ной информации и затрат времени и сил, необходимых для ее записи и хранения.

"Когда-нибудь/может быть"

Последняя проблема в рамках системы организа­ции заключается в том, как отслеживать задачи, кото­рые нужно будет пересмотреть в будущем. К ним могут относиться самые разнообразные задачи: от поездки, запланированной на неопределенное будущее, до про­ектов, намеченных на следующий фискальный год, или навыков, которыми вы хотите овладеть. Для полномас­штабного внедрения данной модели вам понадобится что-то вроде хранилища "замороженных" дел.

Дела, которыми вы планируете заняться когда-нибудь (мо-жет быть), ни в коем случае не являются мусором. Они могут входить в число самых интересных творческих замыслов, ко­торые рождаются у вас на протяжении всей жизни.

Есть несколько способов архивирования проблем для будущего рассмотрения, которые позволяют выбросить их из головы и освободить ваше сознание. Вы можете вносить проблемы в списки "когда-нибудь/может быть" различного рода, оставлять напоминания в календаре или "памятной книжке".

Справочные материалы

Значительную долю материалов, которые оказыва­ются у вас на рабочем столе и накапливаются в вашей жизни, составляет справочная информация. От вас не требуется никаких активных действий, но речь идет об информации, которую вы хотите оставить у себя по раз-

ным причинам. Ваши ключевые решения будут содер­жать ответы на следующие вопросы: какое количество материала имеет смысл держать у себя, сколько места ему отвести, в какой форме его хранить и где. В значи­тельной мере ответы будут определяться индивидуаль­ными или организационными мотивами, основанными на юридических или логических доводах или личных предпочтениях.

Психологическая проблема, с которой сталкивается большинство людей, имеющих дело с рутиной, состоит в том, что она остается "рутиной": они не могут решить, что требует от них активных действий, а что – нет. Если вы четко уяснили, что есть что, ссылочный материал не должен вызывать у вас чувства внутреннего напря­жения или незавершенности: он должен стать вашей библиотекой. В таком случае единственный вопрос, на который вам следует ответить: насколько большая биб­лиотека вам нужна. После того, как вы полностью внед­рите данную методологию управления деятельностью, можете чувствовать себя абсолютно свободно в рамках предоставленного пространства (физического или вир­туального). Увеличив размеры дискового пространства на своем компьютере, я стал хранить значительно боль­ше электронных сообщений, чем раньше. По-моему, чем больше, тем лучше: ведь увеличение объемов сугубо ссылочных материалов не увеличивает психологичес­кой нагрузки.