Обобщенная памятная книжка

Один из эффективных инструментов записи про­блем, не предполагающих срочных действий, но спо­собных потребовать от вас активных шагов в буду­щем, – памятная книжка6. Будучи трехмерной версией календаря, она позволяет фиксировать физические на­поминания о том, что вы захотите увидеть или вспом­нить (не сейчас, а в будущем). Памятная книжка – весьма эффективный инструмент, с помощью которого вы сможете создать собственное почтовое отделение и "отправлять" послания самому себе для получения в назначенный день. Я использую памятную книжку го­дами и даже не представляю, что бы делал без нее.

Как правило, обобщенная памятная книжка пред­ставляет собой простую систему папок, позволяющую рассортировать бумаги и другие физические напомина­ния таким образом, чтобы информация, которая нужна вам на конкретную дату в будущем, "автоматически" оказывалась в корзине в назначенный день.

6 Также известная под названием "следящей" папки, или пап­ки "переноса".

Если у вас есть секретарь или ассистент, вы можете хотя бы частично переложить данную задачу на него или на нее, при условии, что у него (у нее) под рукой имеется одна из рабочих версий аналогичной системы. Типичны­ми примерами могут быть следующие напоминания.

•  "Передайте мне эту повестку дня утром в день сове­щания".

•  "Верните мне эти материалы в понедельник, чтобы я мог их обдумать заново: они касаются совещания, намеченного на среду".

•  "Напомните мне о поездке в Гонконг за две недели до вылета, чтобы мы могли распланировать детали".

Таким образом, в течение рабочей недели вы будете извлекать и просматривать папку, посвященную соот­ветствующей дате.

Поскольку вы можете (и, вероятно, должны) упоря­дочивать материалы, чтобы иметь возможность хранить столько информации, сколько нужно, я рекомендую вам вести собственную памятную книжку, если вы в со­стоянии сделать ее атрибутом своего жизненного стиля. Она может выполнять массу полезных функций, лежа­щих за пределами круга обязанностей вашего ассистен­та, которыми вы, возможно, захотите воспользоваться. Я использую памятную книжку для хранения билетов и подтверждений рейсов, брошюр и карт с маршрута­ми путешествий, почтовых уведомлений о грядущих событиях, информации о разнообразных "возможных покупках", которые наметил на будущее, и т.д.

Итог: действующая памятная книжка отнимает у вас по одной секунде времени ежедневно, но отдача на по­рядок превышает затраты времени и усилий.

Создание обобщенной памятной книжки – картоте­ки. Вам понадобится сорок три папки – тридцать одна, помеченная числами от 1 до 31, и еще двенадцать -

с названиями месяцев. "Ежедневные" папки ставятся спереди, начиная с завтрашней даты (если сегодня -

5  октября, то номер первой папки – 6). Следующие за ней папки соответствуют дням месяца (от 6 до 31). За папкой с числом 31 располагается папка за следующий месяц (ноябрь), а за ней – папки, посвященные числам с 1 по 5. За ними идут папки, отведенные под осталь­ные месяцы (с декабря по октябрь). Содержимое папки за следующий день ежедневно переносится в корзину, затем папка ставится за последнюю из ежедневных па­пок (в нашем случае папка за 6 октября станет папкой за

6  ноября). Аналогичным образом, когда папка за следу­ющий месяц достигает начала списка (31 октября, после того, как вы освободите дневную папку, в начале окажется папка "Ноябрь", а за ней – ежедневные папки с 1 по 31), ее содержимое переносится в корзину, и она занимает место в конце списка ежемесячных папок (теперь она будет от­ведена под ноябрьские данные на следующий год). Такую систему можно назвать "вечной": в каждый конкретный момент в ней содержатся папки на следующий тридцать один день и на следующие двенадцать месяцев.

Существенное преимущество использования папок в обобщенной памятной книжке в том, что они позволя­ют хранить реальные документы (форма, которую нуж­но заполнить в определенный день, записка, которую нужно просмотреть тогда-то, телефонограмма, требу­ющая от вас конкретных действий в конкретное время, и т.д.). Пример на рис. 7.2.

Чтобы система работала, ее нужно ежедневно обнов­лять. Если вы забудете освободить папку завтрашнего дня, то не сможете доверять системе: будут упущены важные сведения, с которыми придется разбираться другими способами. Если вы уезжаете (или не имеете доступа к памятной книжке на выходных), то следует до отъезда проверить папки за те дни, в течение которых вы будете отсутствовать.

Угроза появления папок и стопок "Отложить для последующего ознакомления&quot

Многие создают стопку, папку или целый ящик под названием "Отложить для последующего ознакомле­ния", которое в общих чертах подходит под определе­ние категории "Когда-нибудь/возможно". Они гово­рят себе: "Когда будет время, возможно, мне захочется этим заняться", и папка "Отложить для последующего ознакомления" кажется самым подходящим местом для таких материалов. Лично я не рекомендую созда­вать подсистемы данного типа, поскольку практически

в каждом из случаев, с которыми я сталкивался, клиент "откладывал" материал, но так и не возвращался к нему: стопка приводила его в замешательство и вызывала подсознательное внутреннее сопротивление. Категория "Когда-нибудь/может быть" теряет свою ценность, если периодически сознательно не возвращаться к ней.

Также есть существенная разница между эффектив­ным инструментом, таким как папка "Когда-нибудь/ может быть", и некой безразмерной емкостью для "ру­тины". Как правило, значительную часть рутинного материала нужно сразу выбросить, какие-то сведения следует перенести в категорию "Прочесть/просмот­реть", какие-то – в раздел справочной информации, а некоторые данные нужно поместить в календарь или памятную книжку, чтобы вернуться к ним через месяц или в начале следующего квартала, причем определен­ные документы могут предполагать дальнейшие актив­ные действия с вашей стороны. Не один раз, проработав чей-то ящик (или папку) "Отложенного для последую­щего рассмотрения" материала, я обнаруживал, что там ничего не осталось!

Сопутствующие материалы по проектам

Сопутствующие материалы по проектам – это не действия и не напоминания. Сопутствующие мате­риалы – это ресурсы для поддержки действий и идей в рамках проектов.

Не используйте сопутствующие материалы как на­поминания. Как правило, люди используют стопки бу­маг и плотно забитые папки в качестве напоминаний о том что (1) у них намечен проект и (2) нужно что-то предпринять по этому поводу. Они наделяют сопутству­ющие материалы функциями напоминаний о дальней­ших действиях. Проблема в том, что дальнейшие дейс­твия и ожидания в рамках данных проектов по-преж­нему не определены: они все еще мысленно заключены в папках и стопках и производят впечатление дополни­тельной "рутины", которая только отталкивает субъек­та от активной деятельности. На бегу или в состоянии типичной рабочей "запарки" вам в последнюю очередь захочется брать в руки подобные папки и разбираться с ними. Более того, папки и стопки такого сорта будут только приводить вас в замешательство, поскольку они не подталкивают к конкретным действиям, а только увеличивают внутреннее напряжение.

Если вы оказались в подобной ситуации, то первым делом следует добавить проект к списку проектов в ка­честве напоминания о том, что нужно достичь опреде­ленного результата. После этого следует поместить по­следовательность действий и ожидания в соответствую­щие списки напоминаний. Наконец, когда приходит вре-

мя физически совершить действие, например, позвонить кому-то по поводу проекта, вы можете разложить перед собой все материалы, которые, по-вашему, могут понадо­биться при разговоре в качестве справочных данных.

Еще раз повторю: вам не следует использовать сопутст­вующие материалы в качестве основных напоминаний о намеченных шагах – эту функцию нужно возложить на списки дальнейших действий. Но если помимо специаль­ных архивных и справочных данных материалы содержат планы и обзоры проекта, можете разместить их на рабо­чем столе, а не там, где вы храните обычную ссылочную информацию – в шкафу для папок. Последний вполне подходит и для хранения вспомогательных сведений, если у вас хватит решимости вытащить нужный ящик и взгля­нуть на план во время еженедельного обзора. В противном случае лучше держать сопутствующие материалы по про­екту на специальной этажерке для папок или в отдельной стопке (корзине) на рабочем столе или столике.

Возвращаясь к примеру с переездом, я могу посове­товать вам завести папку, озаглавленную "Новый дом", где содержатся все планы, подробные описания и замет­ки, касающиеся ландшафта, кухни и подвала. Во время еженедельного обзора, дойдя до пункта "Закончить обновление дома" в списке проектов, достаньте папку "Новый дом" и просмотрите все свои записи, чтобы убе­диться, что ни одно из намеченных действий не было упущено. Эти действия вы будете выполнять, переда­вать или откладывать на будущее и вносить в списки, а папку будете класть на место до тех пор, пока она не понадобится снова, во время сверки намеченных шагов или следующего еженедельного обзора.

Многие люди, имеющие дело с потенциальными и текущими клиентами, пытаются использовать специ­альные папки и/или программы управления контакта­ми, такие как Act!, для работы с клиентурой. Проблема в том, что некоторые материалы представляют собой

просто факты или исторические данные, которые нуж­но хранить как справочную информацию, пока они не понадобятся, а другие сведения представляют напоми­нания о действиях, необходимых для развития отно­шений. Данные второго типа эффективнее было бы ор­ганизовать в систему списков действий. Информация о клиенте носит лишь справочный характер и ее можно поместить в общую папку со ссылочными сведениями о клиентуре или в клиентурную библиотеку. (Я поль­зуюсь программой Act! благодаря единственному пре­имуществу: она позволяет обращаться сразу ко всей информации о компании и связываться с ее ключевыми представителями. Это качественная клиентурная база данных.) Если мне нужно позвонить клиенту, напоми­нание об этом хранится в моем списке "Звонки".

Стоит ли делить список на подразделы?

Большинство людей считает, что один список – са­мое лучшее решение, поскольку он служит универ­сальным инструментом, а не средством ежедневной перестановки приоритетов. Система персональной ор­ганизации предоставляет надежное место для хранения всех незамкнутых циклов и возможных вариантов пове­дения, чтобы вашему сознанию проще было подсказать вам необходимое интуитивное, текущее стратегическое решение.

Не имеет значения, сколько разных списков про­ектов вы ведете: главное, чтобы вы просматривали со-

держимое каждого из них с требуемой регулярностью, ведь вам все равно придется выполнять эту процедуру одним махом во время еженедельного обзора задач.

Управление потоком электронных сообщений

Как и некоторые бумажные материалы, электрон­ные сообщения, требующие от вас активных действий, иногда являются лучшими напоминаниями – в данном случае в рамках самой системы обработки электронной почты. Это утверждение особо актуально, если вы по­лучаете массу сообщений и проводите значительную часть времени, работая с программными средствами обработки почты. Электронные сообщения, которые напоминают вам об активных шагах, можно хранить в системе, вместо того, чтобы помещать упомянутые в них действия в отдельный список.

Многие из моих клиентов нашли полезной такую процедуру, как создание двух-трех специальных папок в своих программах обработки почты. Да, большинство электронных папок должно использоваться для хране­ния справочных или архивных материалов, но также

вполне допустимо создание действенной системы, кото­рая позволит вам отдельно рассортировать сообщения с напоминаниями об активных действиях за пределами самой папки "Входящие" (а именно в ней большинство людей и хранит сообщения).

Советую вам создать отдельную папку для сооб­щений, обработка которых занимает более двух минут (опять же, вы должны быть в состоянии сразу рассор­тировать массу сообщений, руководствуясь правилом двух минут). Название папки должно называться с за­главной буквы или символа, чтобы она (1) отличалась от остальных папок со справочным материалом и (2) была первой в перечне каталогов, возникающем в окне про­водника. Пользуйтесь символами типа "@" в Microsoft или " – " в Lotus: оба знака идут перед буквами алфави­та в соответствующих системах. Созданная вами папка "@Действия" будет содержать те сообщения, которые требуют активных шагов.

Далее вы можете создать папку под названием "@ Ожидания", которая будет находиться рядом с папкой "@Действия". Тогда, получая сообщения, где говорит­ся о том, что кто-то должен совершить некое действие, в котором вы заинтересованы, вы можете помещать их в папку "@Ожидания". Также в папку можно помещать напоминания о делах, которые вы хотите кому-то пере­дать по электронной почте: когда вы пересылаете что-то или перекладываете задачу на другого человека, отсы­лая ему сообщение, просто сохраняйте копию в папке "@Ожидания"3.

Некоторые приложения (такие как Lotus Notes) поз­воляют при пересылке сообщения сохранять копию в од­ной из папок (например, с помощью кнопки "Отослать

Для работы с пустым ящиком требуется гораздо меньше сил, чем с тем, который содержит тысячу сообщений.

Повторяю: опустошение папки "входящие" не означает решение всех хранящихся в ней проблем. Процесс требует от вас УДАЛЕНИЯ всего, что мож-

но удалить, СОРТИРОВКИ сведений, которые вы ре­шите сохранить и не предполагающих активных шагов, ВЫПОЛНЕНИЯ действий, занимающих менее двух минут и требующих переноса в папки с напоминания­ми всех ожиданий и сообщений, которые обязывают вас что-то предпринять. Теперь можете открыть свою папку "@Действия" и пересмотреть сообщения, которым, на ваш взгляд, следует уделить время. Не правда ли, выпол­нить описанную процедуру гораздо легче, чем просмат­ривать один экран за другим с тем чтобы не упустить из виду какую-нибудь "мину замедленного действия"?

Предупреждение: не рассеивайте напоминания о дальнейших действиях