Эффективность естественного планирования

Преимущество всей методики естественного плани­рования проектов состоит в том, что она предоставляет нам средства для гибкой, согласованной оценки любой ситуации.

Способность без страха добиваться цели в любой сфе­ре деятельности является признаком здравомыслия и зре­лости. Умение представлять видения и образы успешного исхода еще до того, как определена метода, – это фено­менальная черта, которую нужно развивать. Готовность генерировать идеи, хорошие и плохие, выражать и фик­сировать их без разбора, составляет критическое условие полного овладения творческим мышлением. Необходи­мым умственным навыком является объединение раз­личных идей и данных в компоненты, последователь­ности и приоритетные направления с целью достижения конкретного результата. А определение и совершение ре­альных дальнейших действий – физическое изменение ситуации – составляет основу продуктивности.

Умение надлежащим образом объединить и сбалан­сировать все эти составляющие, вероятно, является ос-

новным критерием профессиональной компетентности в этом тысячелетии. Но оно еще не стало нормой про­фессионального поведения, до этого еще далеко. Внед­рение описанных навыков во все сферы частной жизни и профессиональной деятельности по-прежнему явля­ется сложной задачей. Но даже фрагментарное приме­нение модели дает огромные преимущества.

Обратная связь с клиентами, которых я консультиро­вал, тренировал и учил пользоваться моделью, постоян­но подтверждает, что даже незначительный сдвиг в сфере применения модели естественного планирования может существенно улучшить ситуацию. Мне приятно видеть, что мозговой штурм становится стандартным инструмен­том, который применяется во всех сферах жизни многих людей. Я рад слышать, что руководители, которые при­меняли для организации основных встреч и обсуждений предложенную модель, достигли значительных сдвигов. Все эти факты лишь подтверждают, что именно естест­венный механизм работы нашего сознания необходим для достижения любого результата в реальном мире.

Модель является всего лишь базой для определения результатов и действий в рамках решения задач, кото­рые мы считаем своей работой. Когда две указанные ка­тегории укоренятся в нашей повседневной жизни, стан­дарт производительности перейдет на более высокий уровень. Использование мозгового штурма – наиболее творческого инструмента формулировки и фиксиро­вания идей, перспектив и деталей проектов – создает набор изящных приемов, позволяющих сохранять спо­койствие и справляться с делами.

Программные средства

Программное обеспечение в некотором смысле яв­ляется  "черной дырой",  которую  можно  бесконечно

исследовать в поисках хороших инструментов управ­ления проектами. Большей частью приложения, раз­работанные специально для организации проектов, слишком сложны и обладают избыточной мощностью для того, чтобы выполнять задачи, стоящие перед 98 % людей. Пакеты подходят лишь незначительному числу профессионалов, которые в них действительно нужда­ются. Остальные могут найти фрагменты и части ме­нее формальных приложений более подходящими для пользователей. В моей практике еще не встречалось двух проектов, которые требовали бы одинаковой дета­лизации и структуризации для того, чтобы ими можно было управлять. Поэтому весьма сложно создать еди­ное приложение, которое бы годилось для управления большинством проектов.

Электронное структурирование. Структурировать практически все мысли по проектам, с которыми стал­кивается большинство людей, позволяет любое про­граммное приложение, обладающее простой функци­ей иерархического упорядочения. Я раньше пользо­вался программой компании Symantec под названием Grandview, а теперь часто прибегаю к помощи Microsoft Word для выполнения задач подобного рода в сфере планирования. Вот фрагмент структуры, которую я со­здал для одного из сеансов планирования.

Самое существенное преимущество программ по структурированию состоит в том, что они могут обла­дать требуемой степенью сложности или простоты в об­ращении. Существует масса компьютерных программ, обеспечивающих подобную базовую иерархическую структуризацию. Фокус в том, чтобы найти среди них именно ту, с которой вам будет удобно работать, что­бы можно было быстро научиться вставлять заголовки и подзаголовки и перемещать их по мере надобности. Пока вы не освоите программу, вы будете подсознательно сопротивляться ее загрузке и использованию в про­цессе мышления и упорядочения материала.

Не имеет значения, куда вы поместите свои мысли по проектам: главное, чтобы они были доступны и их можно было дополнить и просмотреть в случае необхо­димости.

Приложения для мозгового штурма. Некоторые приложения были разработаны специально для того, чтобы усовершенствовать процесс мозгового штурма. Программа Inspiration ("Вдохновение") была постро­ена на использовании техники карт сознания, предло­женной Томом Бьюзеном. Она обладает некоторыми по­лезными качествами, но я вернулся к бумаге и краси-

вой ручке, чтобы, как обычно, быстро и неформально генерировать идеи.

Проблема, возникающая в процессе перевода мозго­вого штурма в цифровой формат, состоит в том, что, как правило, нет необходимости сохранять его результаты в том виде, в котором они получены: главное – выводы, извлекаемые в процессе генерации сырых идей. Изящ­ные инструменты записи результатов мозгового штур­ма, такие как электронные доски и цифровая аппара­тура сканирования почерков, вряд ли принесут произ­водителям тот успех, на который они надеялись. Рядо­вому пользователю нужно хранить не творческие идеи, а структуры, которые получены на их основе. Между сбором, обработкой и упорядочением материалов есть существенные различия, и обычно для каждого процес­са нужны различные инструменты. Вы можете с тем же успехом загонять свои идеи в текстовый редактор.

Приложения для планирования проектов. Как уже отмечалось, большая часть программ для планирова­ния проектов слишком точна для проектного мышле­ния и планирования, с которым мы обычно сталкива­емся. За годы работы мне приходилось чаще наблюдать процессы тестирования и прекращения использования программ, а не их внедрения в качестве стандартных инструментов. Если они успешно применяются, то, как правило, имеет место строгая подгонка приложений под конкретные нужды компании или отрасли.

Уверен, что в ближайшие годы появятся менее фор­мальные и более функциональные приложения, осно­ванные на естественных механизмах мышления и пла­нирования. До этого времени лучше пользоваться ка­ким-нибудь хорошим и простым планировщиком.

Каков необходимый объем планирования в вашем случае

Так какую же часть описанной модели планирования следует воплотить на практике, и какова степень ее де­тализации? Ответ прост: нужно ровно столько планов, сколько необходимо для того, чтобы выбросить проект из головы.

Основная причина, по которой проблемы занимают ваши мысли, в том, что четко не определены желаемые результаты и программа действий, а напоминания о них не помещены в надежные места, где вы наверняка уде­лите им должное внимание. К тому же, возможно, вы недостаточно четко продумали детали, перспективы и решения, чтобы полагаться на составленную схему.

Если руководствоваться моим определением проек­та как результата, для достижения которого необходи­мо совершить более одного действия, то для того, что­бы выбросить большинство проектов из головы, нужно только сформулировать желаемый результат и наме­тить следующий шаг. Вам нужен новый брокер? Доста­точно только позвонить другу, чтобы он порекомендо­вал кого-нибудь. Вам нужно поставить дома принтер? Достаточно выйти в Интернет и ознакомиться с раз­личными моделями и расценками. По моим подсчетам, около 80 % проектов носят именно такой характер. (далее…)

2. Модель анализа повседневной работы

Когда вы выполняете поставленные задачи или ра­ботаете в широком смысле слова, вы участвуете в одном из трех возможных процессов:

•  Выполнение запланированной работы.

•  Выполнение работы по мере ее появления.

•  Планирование дальнейшей работы.

Выполнение запланированной работы. (далее…)

Ключевые принципы мозгового штурма

Для усовершенствования процессов мозгового штур­ма и спонтанного мышления можно применять множест­во приемов. Впрочем, основные принципы сводятся к следующим моментам:

•  Не судите, не оспаривайте, не оценивайте и не кри­тикуйте.

(далее…)