Овидий

Если вы ничего не записываете, то вам очень трудно оставаться сосредоточенным на проблеме дольше не-

скольких минут, особенно наедине с собой. Но если вы задействуете физические инструменты для того, чтобы ваши мысли не разбегались, то можете часами конст­руктивно думать над задачей.

Средства записи

Постоянно держите под рукой хорошие пишущие средства, чтобы у вас никогда не возникало подсозна­тельного сопротивления мыслительному процессу из-за того, что нечем записать идеи. Если у меня под рукой нет никаких пишущих средств, то я чувствую диском­форт и не могу позволить себе задуматься над пробле­мами и обстоятельствами.

И наоборот: иногда мне в голову приходили пре­красные замыслы и планы только потому, что мне хоте­лось воспользоваться своей новой блестящей шарико­вой ручкой! Возможно, роскошные пишущие средства не вдохновляют вас, как меня, но если вы питаете к ним слабость, окажите себе услугу и купите качественные инструменты записи идей.

Часто функции определяются формой. Создайте условия для записи идей, и в вашей голове начнут рождаться замыслы, о которых вы и не подозревали.

Рекомендую вам держать красивые шариковые руч­ки в тех местах, где вам, скорее всего, захочется делать заметки, например возле телефонных аппаратов, нахо­дящихся в вашем доме.

Типичные стадии процесса планирования

Самые распространенные действия в рамках про­цесса планирования – это ваш собственный мозговой штурм и сортировка материала, организация деловых встреч и сбор информации.

Мозговой штурм. Для осуществления некоторых проектов, занимающих ваше внимание в данный мо­мент, вы должны научиться мыслить свободными кате­гориями. В первую очередь это касается тех проектов, по которым вы, на момент принятия решения, четко не уяснили первый шаг. Первоочередное действие в рам-

ках таких проектов должно формулироваться так: "На­бросать идеи по проекту X".

В данном случае следует решить, где и как вы хоти­те совершить указанное действие, чтобы знать, в какой список его поместить. Вам нужен компьютер для моз­гового штурма или лучше записать мысли на бумаге от руки? Я могу выбрать любой носитель в зависимости от того, что подсказывает интуиция. Данное действие должно попасть в список, озаглавленный либо "За ком­пьютером", либо "Где угодно" (поскольку я могу рисо­вать карты мыслей независимо от того, где нахожусь: были бы только ручка и бумага).

Сортировка материала. У вас могут быть проекты, по которым уже собраны заметки и различные сопутст­вующие материалы, осталось только рассортировать их и придать им более структурированную форму. В дан­ном случае следующим шагом, вероятнее всего, бу­дет упорядочение заметок по проекту X. Если для его осуществления необходимо ваше присутствие в офисе (поскольку именно там находятся папки), он попадет в список под названием "В офисе". Если вы носите за­метки по проекту с собой – в папке, блокноте или памя­ти портативного компьютера, то "Упорядочение заметок по …" попадет в список "Где угодно", "Разное" (для слу­чая сортировки вручную) или "Компьютер" (если вам нужен текстовый редактор, электронный планировщик или другие программы).

Организация деловых встреч. Часто преуспеть в пла­нировании проектов позволяет организация встречи с людьми, которых вы хотите привлечь к мозговому штурму. Обычно это предполагает отправку сообще­ния всей рабочей группе или помощнику, который внесет встречу в календарь или позвонит по телефону высокопоставленному лицу, чтобы назначить время встречи.

Одним из величайших препятствий на пути повышения орга­низационной продуктивности является отсутствие решения начальствующего лица о необходимости проведения встречи и о составе ее участников, которое требуется для того, чтобы сдвинуть проект с места.

Сбор информации. Следующей задачей в рамках про­ектного мышления может быть сбор новых сведений. Возможно, вам нужно обсудить с кем-то его или ее сооб­ражения ("Позвонить Биллу, чтобы узнать, что он думает о собрании менеджеров"), просмотреть файлы, которые остались с прошлогодней конференции ("Просмотреть архивные материалы с собрания деловых партнеров"), найти в электронной сети данные по новой теме, которую исследуете ("Научно-поисковые фирмы, предоставляю­щие услуги руководящим работникам сферы продаж").

Спонтанное проектное мышление

Не упускайте ни одной идеи по проекту, которая мо­жет оказаться полезной. Много раз вы будете вспоми­нать о вещах, о которых не хотите забыть, находясь в раз­личных местах, не имеющих ни малейшего отношения к проекту. Например, вы едете в магазин и вам в голову приходит прекрасная идея о том, как начать следующее совещание персонала. Вы перемешиваете соус для спа­гетти на кухне и думаете, что можно было бы раздать всем участникам конференции хорошие большие сумки. Вы смотрите вечерние новости и вдруг вспоминаете еще об одном важном человеке: его можно было бы включить в предстоящий консультационный совет.

Даже если эти идеи не являются непосредственными шагами, которые могут попасть в списки дальнейших действий, вам все равно понадобится зафиксировать и упорядочить их каким-нибудь эффективным спосо­бом. Конечно же, самым необходимым инструментом,

позволяющим ничего не упустить из виду, является ваша система сбора информации – ваша корзина для входящих материалов, блокнот и бумага (или их экви­валенты) на работе и дома, а также портативная версия (учетная карточка), которая всегда у вас под рукой в до­роге. Вам нужно где-то хранить свои идеи до того мо­мента, пока вы не решите, как с ними поступить.

Проекты, дальнейшие действия по которым связаны с планированием

Наверное, для вас не составит труда сходу назвать сразу несколько проектов, которые, на ваш взгляд, тре­буют уточнения, конкретизации и более жесткого конт­роля. Вам предстоит важная встреча, и вы знаете, что должны составить повестку дня и подготовить мате­риалы для нее. На вас только что свалилась работа по организации ежегодного собрания деловых партнеров, так что вы должны как можно быстрее упорядочить про­цесс подготовки, чтобы можно было передать подчинен­ным конкретные задачи. Вам нужно составить четкую характеристику новой должности в вашем коллективе, которую следует передать в отдел кадров. Если вы этого еще не сделали, сейчас же определите следующий шаг, с которого начнете процесс планирования, и поместите его в надлежащий список дальнейших действий. Затем проделайте следующие этапы процедуры планирования.

Самые непривычные ситуации требуют наиболее жесткого контроля

Уровень нашей потребности в составлении контроль­ных списков и создании внешних рычагов обратно про­порционален нашей осведомленности в заданной сфере ответственности. Если вы уже давно занимаетесь одним и тем же делом, и ситуация не требует от вас никаких изменений, то, чтобы сохранять над ней контроль, не­обходим минимальный уровень внешней персональной организации. Вы знаете, когда что должно происходить и как выполнять поставленные задачи, а ваша система вполне пригодна для работы в своем нынешнем состоя­нии. Но зачастую складывается обратная ситуация.

Вы очень часто ощущаете потребность в контроль­ном списке определенного рода, который помог бы вам сосредоточиться, пока вы не вникнете в суть задачи, Например, если бы ваш директор вдруг отлучился, и вы внезапно оказались бы на его месте, то вам понадобился бы целый ряд представлений и принципов, которые бы на первых порах помогли вам разобраться со всеми ас­пектами в рамках новой работы. А если вас только что наняли на новую должность, с новыми обязанностями. с которыми вы относительно мало знакомы, то вам по­требуется набор рычагов и структура деятельности хотя бы на первые несколько месяцев.

Мне приходилось составлять списки направлений деятельности, которые нужно было держать под конт­ролем, пока все не становилось на свои места. Напри­мер, когда мы с женой решили создать радикально новую структуру деятельности, которой занимались долгие годы, я взял на себя круг обязанностей, относив­шихся к совершенно новым для меня сферам, а именно: бухгалтерской, компьютерной, маркетинговой, право­вой и административной. На протяжении нескольких месяцев мне приходилось держать под рукой контроль­ные списки обязанностей, чтобы по мере возможностей восполнять возникающие пробелы и бороться с пре­вратностями переходного периода. Когда деятельность частично вошла в привычное русло, я передал управле­ние "автопилоту" и перестал ощущать необходимость в контрольном списке.

Контрольные списки могут быть весьма полезны: они позво-ляют понять, о чем неследует беспокоиться.

Контрольные списки различных уровней

В случае необходимости будьте готовы к созданию контрольных списков любого типа. Число возможных вариантов бесконечно: от списка базовых жизненных ценностей до списка вещей, которые нужно взять в па­латочный городок. Составление списков по мере надо­бности – это одна из самых мощных и в то же время самых элегантных и простых процедур, которые вы мо­жете внедрить в свою жизнь.

Развить творческое мышление вам поможет следу­ющий список тем контрольных списков, которые я ус­пешно использую в своей работе.

•    Личные  убеждения   (индивидуальные  жизненные ценности).

•  Сферы профессиональной ответственности (или Ключевые сферы ответственности).

•  Контрольный список для поездки (все дела, которы нужно начать или завершить до отъезда).

•  Еженедельный обзор (все сведения, которые не обходимо пересматривать или обновлять каждую неделю).

•  Элементы программы подготовки (все проблемы которые необходимо решить при организации ме­роприятия, до или после его проведения).

•  Клиенты.

•  Контрольный список конференций (все, о чем стои подумать при организации конференции).

•  Основные акценты (основные жизненные роли и обя­занности).

•  Ключевые фигуры в моей жизни/работе (отноше­ния, которые следует регулярно пересматривать с целью достижения совершенства и реализации возможностей).

•  Организационная таблица (основные субъекты и сферы производства, которыми нужно руководить и заниматься).

•  Индивидуальное развитие (черты характера, кото­рые нужно регулярно переоценивать для достиже­ния внутреннего равновесия и развития личности).

Пусть обращение с контрольными списками, спон­танными или более постоянными, не представляет для вас сложности. Будьте готовы создавать и удалять их в случае необходимости. Используйте их надлежащим образом, и они станут прекрасным средством повыше­ния личной продуктивности.

Если вы собрали воедино все дела, которые представ­ляют собой незамкнутые циклы в вашей жизни и рабо-

те, обработали каждый из намеченных пунктов в кон­тексте их значения для вас и требуемых действий и упо­рядочили результаты в целостную систему, содержащую актуальный и полный обзор (общий и подробный) всех текущих и "возможных" проектов, значит вы готовы к следующей стадии освоения искусства достижения вы­сокой продуктивности без внутреннего напряжения – процесса пересмотра проблем.

Горизонтальное и вертикальное управление деятельностью

Вы должны осуществлять контроль над задачами, проектами и действиями в двух плоскостях – горизон­тальной и вертикальной. "Горизонтальный" контроль обеспечивает слаженность всех мероприятий, в кото­рых вы участвуете. Представьте, что ваше сознание постоянно сканирует внешнюю среду, как полицейский радар; оно может сосредоточиться на любом из тыся­чи предметов, который поглощает или требует вашего внимания в любой момент двадцать четыре часа в сут­ки. Это может быть аптека, домовладелец, ваша тетя Марта, стратегический план, обед, вянущее растение в вашем офисе, недовольный клиент или грязные туфли. Вам нужно, к примеру, купить марки, обнали­чить чек, забронировать номер в гостинице, отменить собрание персонала или сходить вечером в кино. (далее…)